Автоматизированные технологии – это такие компьютерные технологии, которые применяются в анализе, проектировании и производстве для ускорения этих процессов и повышения их эффективности.
Иногда словосочетание «автоматизированные технологии» заменяют на более короткое слово – «автоматизация». По сути, эти понятия синонимичны друг к другу.
В практическом смысле автоматизация – это целая система, которая позволяет создавать и хранить документы различных видов – договоры, акты, приказы, - с минимальным участием человека в этом процессе. Кроме того, автоматизация предполагает уход от бумажных документов к электронным, а также наличие электронной базы данных, которая работает в круглосуточном режиме и имеет четкое разграничение прав доступа.
Цели и задачи автоматизированных систем документационного обеспечения
Цели и задачи автоматизированных систем документационного обеспечения можно отнести к их функциям. То есть, это те действия, которые можно выполнить с помощью автоматизированной системы:
- сокращение числа рутинных операций,
- минимизация ручного труда,
- создание единого хранилища электронных документов,
- унификация используемых схем и алгоритмов работы,
- планирование графиков персонала,
- контроль над исполнением должностных инструкций,
- формирование цельных маршрутов перемещения электронных договоров, справок и актов,
- создание электронных архивов и их каталогизация.
Все системы автоматизации можно условно разделить на четыре вида.
Системы делопроизводства
Подходят таким организациям, в документообороте которых одно из главных мест занимает стандартизация и вертикальная структура управления. Системы делопроизводства позволяют упорядочивать входящие и исходящие документы, обслуживать клиентов с более высокой скоростью, усовершенствовать процесс передвижения документов между филиалами и структурными подразделениями, а также имеют хранилище электронных документов. По сути, системы делопроизводства во многом схожи с бумажным документооборотом, однако имеют больше возможностей по сравнению с ними.
Электронные архивы
Такие программы ориентированы на хранение большого количества документов с возможностью быстрого поиска их и наличием разных уровней доступа к разным материалам.
Электронные архивы как метод автоматизации документационного обеспечения необходимы тогда, когда нужно систематизировать имеющиеся материалы по их типу, степени важности и секретности, объему, срокам создания и многим другим параметрам.
Электронные архивы позволяют быстро искать нужную информацию, управлять архивным контентом, вводить или изменять сведения, переводить бумажную документацию в электронную и снижать риски утраты и порчи важных документов за счет наличия у них электронной копии.
Как правило, электронные архивы редко устанавливаются в качестве самостоятельного программного обеспечения. Чаще они уже входят в СЭД.
СЭД – это система электронного документооборота.
Workflow-системы
Такие системы позволяют выполнять не отдельные функции, такие как редактирование материала или его визировка электронной подписью, а целые процессы – например, оформление и утверждение цельного самостоятельного документа.
Такие системы основаны на самом рабочем потоке. «Workflow» так и переводится с английского – «рабочий процесс». Используя такую программу, практически невозможно допустить ошибку. К примеру, если файл будет составлен неверно, система просто не пропустит его дальше. Сотрудники не смогут пропустить дедлайны, ведь система предупредит их о близких сроках сдачи. А руководитель получит уведомления в случае несоответствия графику работы.
Такая программа позволяет сделать контроль над документооборотом максимально гибким и эффективным. Workflow-системы больше подходят компаниям, в деятельность которых включен действительно массивный документооборот с высоким уровнем формализации рабочих процессов.
ECM-системы
Такие программы являются максимально гибкими среди всех перечисленных решений. Их особенность заключается в том, что с их помощью можно управлять не только структурированной документацией, но и неструктурированной. При этом все так же возможна настройка прав доступа, редактирование и хранение файлов.
ECM-системы позволяют управлять записями и электронными библиотеками, разделять документооборот на рабочие потоки и контролировать весь рабочий процесс.
Как выбрать верное решение автоматизации
Выбор качественного продукта – всегда тяжелая работа. Тем более столь масштабного, как система автоматизированного документооборота. С такой задачей лучше обратиться к независимому эксперту, который разбирается в этом.
При выборе системы обратите внимание на ее функционал, масштабируемость, характер поддержки СУБД (системы управления базами данных), тип распределения рабочих потоков, сложность интеграции в конкретно ваше ПО и многое-многое другое. Если у программы есть демоверсия, то обязательно познакомьтесь с ней – так вам будет легче и нагляднее увидеть наполнение программы. Удостоверьтесь, что интерфейс интуитивно удобен и понятен вам и вашим сотрудникам, и что при использовании его не должно возникнуть сложностей в восприятии.
Процесс внедрения системы
Эта деятельность состоит из нескольких этапов. Во-первых, конечно, следует определить начальные потребности, которые ваша компания хочет удовлетворить посредством внедрения системы, и их соответствие к выбираемой программе. Далее необходимо сформировать цели, задачи и критерии оценки программы. Затем следует обратиться к самому интегратору – то есть, к поставщику продукта. После этого необходимо проконтролировать процесс установки системы и зафиксировать все принимаемые в этой сфере меры.
Самим внедрением системы будут заниматься специалисты. Они же обязаны предоставить консультации по вопросам, связанным с подключением системы автоматизации документооборота.
Оценка эффективности системы
После установки системы необходимо удостовериться в ее эффективности. Сделать это можно по следующим критериям:
- процент ошибок системы из-за недоработок ПО или его обновления,
- соответствие функций программы потребностям компании,
- масштабируемость (то есть, способность к увеличению числа документов и пользователей системы),
- качество системы защиты и безопасности данных,
- гибкость уровней доступности,
- уровень технической поддержки от поставщика, в том числе по вопросам установки программы и ее пользования,
- общая стоимость установки, включая покупки лицензий и обновлений, аппаратного обеспечения и административные расходы.
