Унифицированная система документации (УСД) – это структура документации, которая составлена по общим требованиям и принципам, и которая содержит данные, необходимые для регулирования конкретной сферы деятельности.
УСД являются результатом такого процесса как унификация.
Унификация – это способ уменьшения излишнего многообразия с помощью приведения некоторых элементов к однотипности.
Еще один продукт унифицированных систем документации – это стандартизация.
Стандартизация – это операция по установке единых характеристик для их многократного использования с целью повышения эффективности производства.
Действующие унифицированные системы документации в России
В России были разработаны и действуют следующие унифицированные системы документации:
- УСД организационно-распорядительных документов,
- УСД банковских документов,
- УСД бухгалтерской и финансовой документации при учреждениях и предприятиях,
- УСД отчетно-статистических документов,
- УСД документации в сфере трудовых правоотношений,
- УСД документов Пенсионного фонда РФ,
- УСД документации о внешней торговле.
Виды унификации
Выделяют три вида унификации: таблица, трафарет и анкета.
Таблица – это метод структурирования информации с помощью разделения ее на строки и столбцы.
Трафарет – это способ представления текста с помощью постоянных формулировок в нем и пробелов для последующего заполнения на месте переменной информации.
Анкета – это прием составления текста, при котором информация размещается по типу конструкции «вопрос – ответ».
В таблице текст как бы разорван. Его постоянная информация находится в заголовках граф, а переменная – на их пересечении. Такой текст является более емким в информационном смысле, обладает строгой классификацией данных. Таблица является типовой унифицированной формой для кадровых документов, графиков отпусков и штатных расписаний.
Второй тип – трафарет, - позволяет фиксировать постоянную информацию с пробелами для переменной. В таком виде оформляются приказы и заявления.
Третий тип – самый интересный. В анкете постоянная информация располагается в левой половине листа, а переменная – в противоположной, и вносится в документ во время его составления. Чаще всего в виде анкет оформляются приказы по переводу, увольнению или переводу, справки, объяснительные и кадровые докладные записки. Формат анкеты помогает упростить процесс составления документа и уменьшить машинописную работу.
Отличительные черты унифицированной системы документации
Для каждой унифицированной системы документации создаются отдельные ГОСТы, ведь именно они регулируют процессы унификации.
ГОСТ – это межгосударственный стандарт чего-либо, утверждаемый специальными ведомствами.
Разработкой ГОСТов для УСД занимаются разные ведомства. Например, ГОСТы в сфере бухгалтерской документации составляет Министерство финансов РФ, а в сфере организационно-распорядительной документации – Росархив РФ.
Затем, в каждой УСД существуют свои унифицированные формы документов.
Унифицированные формы документов – это группа реквизитов, которая установлена в соответствии с задачами, решаемыми в данной сфере, и расположены на носителе информации в определенном порядке.
То есть, реквизиты являются основой для создания унифицированной формы документов.
Реквизиты – это необходимые составные части документа: печать, подпись и т. д.
В России установлено около 30 различных реквизитов: эмблема компании или ее товарный знак, ОГРН (основной регистрационный номер), ИНН, название организации, вид документа, его дата, место создания документа, получатель, подпись и т.п.
Из реквизитов одного документа складывается его формуляр.
Формуляр – это некоторый образец документа, который определяет количество, состав и расположение реквизитов в нем.
Формуляры являются мощным инструментом унификации, ведь именно они позволяют создать типовую форму для документов одного вида и использовать ее, избегая составления документов «с нуля» раз за разом. Зачастую формуляр определяет не только реквизиты документа, но и его формат, размер полей и параметры конструкционной сетки.
При заполнении формуляра возникает такое понятие как «поле свободного использования». В него вносятся те реквизиты или данные, которые не являются обязательными для данного типа документа, но необходимы для более глубинного раскрытия его сути.
Нормативное регулирование
Одним из важных документов, регулирующим сферу УСД является ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ регулирует создание таких документов как приказов, актов, решений, постановлений, протоколов, распоряжений и многих других. Он устанавливает особенности реквизитов этих документов и требования по оформлению их бланков.
Вообще существует целая серия ГОСТов «Унифицированные системы документации…», в каждом из которых раскрывается отдельная УСД и ее особенности.
Еще одним значительным документом выступает «Типовая инструкция по делопроизводству…». В ней прописаны общие требования к работе служб документооборота и особенности оформления управленческой документации.
Еще один ГОСТ – ГОСТ 6.30-2003, - устанавливает количество существующих в России реквизитов и требования к их оформлению.
Также существуют еще несколько важных документов – это «Табель унифицированных форм документов», «Альбом унифицированных форм документов», «Альбом бланков», «Правила оформления документов», «Регламент» и т.п.
Эффект от унификации
Эффект от унификации бывает двух видов: прямой и косвенный. Прямой выражается в снижении затрат труда, уменьшении расходов материалов при оформлении документов и вложений в оргтехнику (ремонта и обслуживания). Косвенный определяется повышением качества деятельности по управлению и эффективностью при использовании оргтехники.
