Разработка типового программного обеспечения
Значительные успехи на сегодняшний день достигнуты в сфере автоматизации учета.
Работа, направленная на создание типового ПО по централизованному государственному учету документов была начата в 1994 году. В соответствии с Программой информатизации архивного дела РФ, типовые базы данных должны были быть созданы одним разработчиком – ВНИИДАД, а позже распространиться по архивам.
Однако базы данных, разработанные ВНИИДАД в 1995-1997 годах не рекомендованы Экспертной комиссией по автоматизированных архивным технологиям при Росархиве, как общеотраслевые. Несомненное достоинство таких баз данных – низкие требования к аппаратным средствам. С другой стороны, программы, написанные в СУБД для DOS, уже морально устаревшие с позиции пользовательского интерфейса, были негибкими и громоздкими по поисковому аппарату, не давали возможности объединить все базы данных архива в единую интегрированную систему, возможности работать в сети и пр.
В 1996-1997 годах в соответствии с концепцией Росархива, начали внедрять серию интегрированных типовых АИПС, имеющих общее название «Архивный фонд». Вторая версия этой программы – интегрированная информационная система, объединяющая в себе ряд функций учетных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляют сведения о наличии и состоянии дел, для обеспечения их сохранности. Данная программа предоставила возможность архивистам создавать в автоматизированном режиме основные документы централизованного государственного учета – Паспорта архива, а также масса других отчетов. Третья версия программы дала возможность получения документов внутреннего учета архива. Программа отлично работает в сети, обладает современным графическим интерфейсом.
Формат программы «Архивный фонд» - общеотраслевой. Это предполагает, что архивы, использующие ряд иных программ, направленных на автоматизацию учета, должны каждый год конвертировать учетные данные в формат программы «Архивный фонд», чтобы эту информацию можно было включить в массив программы «Фондовый каталог», который используют органы управления архивным делом субъектов РФ. Таким образом все данные остаются внутри массива программы «Центральный фондовый каталог» Росархива.
Основные направления и принципы информатизации
К основным направлениям информатизации архивного дела относят функции учреждения ГАС России:
- обеспечить сохранность и государственный учет документов Архивного фонда РФ;
- комплектовать АФ РФ и производить экспертизу ценности документов;
- проводить научно-информационную деятельность архивов, использовать и публиковать документы АФ РФ;
- обеспечивать организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов.
На сегодняшний деть есть необходимость выработать концептуальные подходы к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях.
- первое направление – создание автоматизированных справочных аппаратов, в которых используют информацию, накопленную при учете всей документации;
- второе направление – автоматизированное выполнение работы, связанных с комплектованием АФ РФ. Сюда включен учет учреждений-источников комплектования;
- третье направление - использование и публикация документов: организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документации, учет выдачи дел исследователям, составление и выдача архивных справок, учет использования документов. Один из результатов решения проблемы учета использования – обосновать состав страхового фонда и фонда пользования, что решается в рамках обеспечения сохранности документации.
- четвертое направление – использование средств автоматизации, чтобы проводить научно-исследовательские и методические работы в государственных архивах. Этому помогает использование высокоэффективных общественных и прикладных программ, включая текстовые и табличные процессоры, издательские системы, системы управления базами данных, гипертекстовые и мультимедийные технологии, позволяющие создать базы данных с копиями документов, сборники архивной документации, справочно-информационных изданий.
- пятое направление – автоматизация организационно-управленческой деятельности архивных учреждений. Автоматизированные технологии выступают в качестве инструмента информационного обеспечения со стороны руководства госархивов, анализ их деятельности, состояния архивного дела в регионах.
Названные выше направления информатизации тесно взаимосвязаны по составу исходной информации и решаемым задачам. В связи с этим их реализация должна протекать в определенной последовательности, которая может минимизировать затраты ресурсов при получении максимального эффекта.
Информатизация архивного дела РФ основана на принципах:
- преемственности относительно традиционно сложившейся системы государственного учета и контроля за сохранностью и учетом использования документов;
- преемственности в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая следующая версия технологии того или иного типа предоставляет возможность использования информационных ресурсов, накопленных в рамках предыдущих версий;
- системности в процессе реализации технологических и информационных решений в рамках одного архивного учреждения либо группы таковых;
- внутриотраслевой унификации методов описания, определения, передачи и обработки данных в электронном формате в рамках основных направлений работы того или иного архивного учреждения;
- сопряженности с информационными системами учреждений-источников комплектования.
