Служебное письмо как один из видов информационно справочных документов организации

Понятие служебного письма

Служебные письма используют, чтобы оперативно связываться с другими учреждениями и органами УОС, а также прочими организациями, по своему содержанию они могут быть инициативные (запрос, разъяснение), или ответные.

Письмо в качестве типа документа используется, чтобы передавать информацию между двумя корреспондентами: адресантом – отправителем письма, и адресатом – получателем, которые могут быть как физическими лицами, так и юридическими. Данный тип документа предполагает типовой способ их передачи – пересылку по почте, включая электронную, а также по факсимильной или телеграфной связи.

К основным функциям делового письма относят:

• информационную – фиксирование фактов, сведений, мнений и прочих явлений практической и интеллектуальной деятельности человека;
• коммуникативную – обеспечение внешних связей организации посредством писем;
• правовую – содержание официального письма можно использовать как доказательство деятельности организации или частного лица;
• организационную – влияние через письма на людей, чтобы организовывать и координировать их деятельность.

Виды деловых писем

В связи с массовым использованием и большим разнообразием деловых писем четко их классифицировать не представляется возможным. Однако на основании функционального признака, принято выделять следующие их разновидности:

1. Директивное – циркулярное – письмо – это письмо, которое направляет вышестоящая организация и сообщает подчиненным организациям определенные сведения, затрагивающие их деятельность или имеющие распорядительный характер установки.
2. Гарантийное письмо – выражает гарантию исполнения обязательств, изложенных в письмах. Данные письма направляют, чтобы подтвердить выполнение обещаний или оговоренных условий – качество работ и услуг, оплату товара, сроки исполнения заказа и пр.
3. Письмо-извещение – сообщает или утверждает что-либо. Обычно письма-извещения – это ответ на запрос и начинаются словами «сообщаем», «извещаем» и пр.
4. Письмо-предложение, или письмо-оферта – письменное заявление от имени одного предприятия – оферента, которое оно адресует другому предприятию – акцептанту, о готовности заключить с ним договор на тех или иных условиях. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.
5. Претензионное письмо – письмо-рекламация – это письмо, которое отправляют виновной стороне, если последняя не выполняет заключенные ранее договора и обязательства. В претензионном письмо может содержаться требование о возмещении убытков. Рекламацию могут предъявлять относительно объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и пр.
6. Рекламное письмо – это разновидность информационного письма, которое направляют конкретному адресату и содержащее подробное описание рекламируемых услуг или товаров. В рекламных письмах приводят полную и четкую информацию, касающуюся предмета рекламы, с указанием адреса организации и телефона для справок.
7. Сопроводительное письмо – это письмо, которое информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.
8. Письмо-подтверждение – это тип письма, относительно получения какого-либо типа отправления – письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров и пр., или о том, что ранее составленные документы остаются в силе – договоры или инструкции и пр.
9. Письмо-просьба – это тип письма, который выражает просьбу о выполнении какого-то действия, получения документа или той или иной материальной ценности.
10. Письмо-напоминание – это тип письма, указывающий на приближение или истечение срока исполнения одного из обязательств или проведения мероприятия.
11. Информационное письмо – это тип письма, который сообщает адресату о какому-либо факте или мероприятии. Могут быть рассмотрены в качестве разновидности письма-извещения.

Текст деловых писем

Текст делового письма включает следующие части:

1. Официальное обращение к адресату. Деловое письмо практически всегда начинают обращением, то есть апелляцией к личности адресата. Правильно подобранное обращение привлекает внимание адресата, задает нужный тон переписке и помогает устанавливать и поддерживать деловые отношения.
2. Вступительная часть. Состоит из предложения, благодарности адресату, мотивов и целей служебного письма.
3. Основная часть. Является несколькими стилистически связанными предложениями, формулирующими основную суть вопроса.
4. Заключительная часть – состоит из заключительной формулы вежливости. На основании правил этикета, письмо, которое содержит в начале текста личное обращение к адресату, должно завершать формулу вежливости, образуемую, совместно с обращением, так называемую этикетную рамку. По своей эмоциональное тональности, формула вежливости должна соответствовать обращению и общему настроению письма.

Согласование служебных писем со структурными подразделениями осуществляет исполнитель. Второй экземпляр служебного письма визируют на лицевой стороне внизу последнего листа. Служебные письма, которые содержат ссылки на нормативные правовые акты РФ или разъяснения положений приказов, обязательно должны быть согласованы с юридической службой учреждения.

Реквизит подпись отделяют от текста тройным межстрочным интервалом. В его состав включают наименование должности лица, подписавшего документ, специальное звание, личную подпись, расшифровку подписи.

Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона внизу на обратной стороне последнего листа каждого экземпляра. Если служебное письмо направляют по электронной почте, то документ готовят аналогично обзорному письму – в одном экземпляре, визы собирают на обороте последнего листа, а фамилию исполнителя и его телефон указывают на лицевой стороне.