Роль проверки наличия и состояния архивной документации в обеспечении ее сохранности
Из всех мероприятий, проводимых в архивах, с целью обеспечить сохранность документов, важная роль отведена проверке наличия и состояния документов, суть которой состоит в установлении фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявлении отсутствующей архивной документации, чтобы организовать ее розыск.
Проверка наличия и состояния дел – периодическая и плановая работа. Плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:
- ежегодно для уникальных документов;
- 1 раз в 10 лет для особо ценных документов на бумажном носителе (в государственной библиотеке – 1 раз в 5 лет);
- 1 раз в 5 лет для аудиовизуальных и электронных документов;
- 1 раз в 2 года для кинодокументов на нитрооснове.
В муниципальных архивах, музеях, библиотеках, плановую цикличную проверку наличия архивных документов проводят 1 раз в 10 лет. Кроме плановых проверок проводятся единовременные в следующих ситуациях:
- после того, как дела перемещаются в другие помещения;
- после чрезвычайных происшествий, которые вызывают необходимость перемещения, эвакуации дел, или после несанкционированного доступа в хранилища посторонних лиц;
- если сменился заведующий архивом или ответственное за архив лицо;
- в случае реорганизации или ликвидации учреждения.
Проверку наличия документов проводят работники архива или члены комиссии, назначенные руководителем учреждения. Итоги проверки оформляют в акт. После утверждения акта проверки наличия и состояния дел руководителем организации по всем пунктам акта в учетные документы вносят ряд соответствующих изменений. Перед непосредственным просмотром материалов, следует подробно ознакомиться с документами дела фонда – актами передачи дел, актами выделения на уничтожение документов и пр. Особенно тщательно должны быть изучены документы предыдущей проверки наличия, а при работе с описями должны быть проверены изменения, внесенные на основании результатов прошлых проверок.
Благодаря проверке наличия дел, можно выявить дела, которые были ошибочно внесены в определенную опись. Проверку проводят через сверку описательных статей описи с описанием дел на обложках: шифр дела, название фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственные индексы, заголовки дел, даты и количество листов.
Дела, которые были выданы во временное пользование, сверяют по книгам и актам выдачи и считают имеющимися в наличии.
Записи в листе проверки ведут обособленно для каждой описи. Записи по следующей описи начинают на новом листе. Так легче подводить итоги, находить ошибки, вносить исправления после того, как были выявлены неточности. Общие замечания, касающиеся условий хранений, состояния материалов рассматриваемого комплекса и предложения могут записываться в конце листа.
Описание документов в процессе проверки наличия недопустимо, так как отдельные их них уже могли быть учтены, но утратили обложку или их не зашифровали. Все эти вопросы выясняют при розыске необнаруженных дел. На каждое обнаруженное дело составляют карточку, включаемую в картотеку необнаруженных дел, и ставят так в порядке номеров фондов, описей и дел. Если выявлена опись свободных, пропущенных, литерных или повторных номеров, которые не были учтены в итоговых записях, то ее пересоставляют, а в листе проверки делают отметку по каждой категории ошибок в соответствующей графе. Из листа проверки обобщенную информацию заносят в акт.
Когда проверка окончена, в конце каждой описи, после заверительной надписи, делают запись «проверено» и проставляют дату проверки, а также должность и подпись лица, которым эта проверка была проведена. Если в процессе проверки наличия отдельные дела не были обнаружены, то по окончании работы необходимо принять меры по их розыску. Для розыска дел следует провести следующие мероприятия:
- изучение учетных документов по выдаче дел из хранилищ;
- организация розыска дел в структурных подразделениях, в которых они были образованы, с возможностью их оставления для практического использования и ошибок в оформлении выдачи;
- изучение документов дел фонда.
Найденные дела должны быть отнесены на места, а в карточку учета внесена запись «найдено и подложено в фонд». Дела, причину отсутствия которых подтверждают документы, должны быть исключены их описей и прочих учетных документов. Дела, возможности розыска которых исчерпаны, составляют акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденных делах – акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимают с учета в установленном порядке.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляют непосредственно в ходе проверки, обычно на каждую опись дел и документов отдельно.
Физическое состояние документов
Физическое состояние документов оценивают в соответствии с отсутствием или наличием типовых дефектов бумаги и текстов. Также оценивается внешний вид и особенности бумаги, характер и степень ее повреждения. Наличие и типы дефектов бумаги или текста могут быть определены визуально при полистном просмотре дела для каждого отдельного документа. Все обнаруженные недостатки должны быть записаны в листы проверки, являющиеся рабочими инструментами, а после того, как выяснены и устранены некоторые вопросы, возникшие при проверке, составляют акт.
Проверку физико-химического и технического состояния архивных документов в ходе хранения проводят, чтобы выявить поврежденные архивные документы и архивные документы с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием.
Целевую проверку физического состояния архивного документа проводят по очереди, учитывая ценности архивных документов. Целевая проверка проводится относительно всех архивных документов, которые пострадали в экстремальных ситуациях. На основании результатов контроля делают заключение о необходимости проведения реставрации и консервации, а также устанавливают сроки проведения следующей контрольной проверки.
