Разработка инструкции по делопроизводству

Понятие и структура инструкции по делопроизводству

Для того чтобы грамотно организовать службу документационного обеспечения управлением и целостной системы делопроизводства необходимо организовать нормативно-методическую базу делопроизводства, позволяющую правильно создавать и оформлять документы, придавать им юридическую силу, а также организовывать документооборот, обеспечивать сохранность документов, а также их использование в процессах текущей деятельности организации.

В процессе работы с документами, которые образуются в процессах деятельности любого предприятия, необходимо соблюдение правил документирования, существенно облегчающих работу целостной организации, а также ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Один из важных нормативных документов – это инструкция по делопроизводству.

Правовое основание для разработки инструкции по делопроизводству базируется на:

• законодательных и иных нормативных правовых актах РФ в области информации, документации и архивного дела;
• правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;
• методических рекомендациях, касающихся разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Структура инструкции по делопроизводству не обладает четкой регламентации нормативно-методическими документами. Обычно инструкция состоит из общих положений, тематических разделов и приложений.

Основные разделы инструкции

Разделом «Общие положения» устанавливается сфера распространения инструкции, цель разрабатываемой инструкции, нормативно-методическая база, сфера ее действия и ответственность сотрудников за соблюдение правил, которые устанавливаются инструкцией, а также подразделение или должностное лицо, которое отвечает за единый порядок и организацию работы с документами внутри организации.

Тематические разделы – важнейшие, содержат прописанные особенности работы с документацией. Как правило, они начинаются разделом «Правила составления и оформления документов», в котором определяются:

• типы и разновидности документов, которые используются с целью задокументировать распорядительную, организационную, информационную деятельность;
• ряд общих правил подготовки отдельных типов распорядительных документов, в том числе порядок визирования, согласование, утверждение и подписание.

Раздел «Организация документооборота и исполнение документов» состоит из нескольких подразделов, включая первичную обработку поступающих, то есть входящих документов, обработку и передачу отправляемых документов, порядок прохождения внутренних документов, а также контроль исполнения документации, порядок учета общего объема документооборота и пр.

В отдельный раздел выделена регистрация документов, в которой представлен порядок регистрации всех документопотоков, сроки, а также формы и методы регистрации и правила индексации документов.

Разделом инструкции «Контроль за исполнением документов» устанавливаются категории документов, которые подлежат обязательному контролю, порядку их постановки на контроль, технологии контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, а также порядок обобщения данных по контролю за исполнение документов, порядке информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» состоит из:

• правил хранения документов в службе делопроизводства, а также в структурных подразделениях предприятия;
• установления ответственности определенных должностных лиц за сохранность документации;
• правил формирования отдельных категорий документации в дела;
• порядка систематизации и индексации дел.

Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» состоит из:

• порядка проведения экспертизы ценности документов;
• правил подготовки дел к передаче на хранение;
• требований к описанию и оформлению дел и порядка передачи дел в архивы.

Состав тематических разделов может быть изменен и дополнен, в зависимости от условий работы и принятых технологий делопроизводства. В инструкции по делопроизводству могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, а также с документацией, имеющей ограниченную сферу распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документации и пр.

К инструкциям по делопроизводству обычно составляются приложения, в которых должен содержаться максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения могут помещать схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, а также образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных типов документации, перечень контролируемых документов, формы их учета и формы номенклатуры дел.

Иными словами, можно сказать, что инструкция по делопроизводству играет важную роль в работе любого предприятия, выступает в качестве инструмента совершенствования работы с документацией, так как в ней содержатся правила подготовки и оформления документов, устанавливается рациональных порядок прохождения и обработки документов, регламентируется процедура прохождения экспертизы ценности документов и пр. Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству дает возможность сводить к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повышается их результативность.