Разновидности писем

Классификация служебных писем

Классифицировать письма можно по разным основаниям, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в процессе решения определенного рода задач, статусом автора и адресата, а также зависит от характеристик материального носителя или способа записи, технологии передачи посредством средств связи и особенностей обработки в системах делопроизводства.

Важная роль в классификации переписки отведена отнесению документов к той или иной системе управленческой документации и категориям сообщений, которые будут передаваться по сетям связи. Перечень оснований, в соответствии с которыми может быть проведена систематизация деловой переписки – обширный. На разных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки происходит решение определенных прикладных задач и применяют соответствующие признаки классификации документов.

Переписка, как и любая другая документация, подразделяется на служебную, то есть официальную, и личную.

Перечень признаков классификации деловой переписки не заканчивается только на обозначенных выше категориях. Во многих случаях существенная роль отводится таким факторам в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к тем или иным почтовым категориям и разрядам. Важный момент при организации работы по подготовке и оформлению писем – наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Структура и содержание определенных типов писем

Информационное письмо – это тип делового письма, в котором адресат получает информацию официального характера. Обычно официальные письма – типовые и их рассылают органы власти и управления разных уровней подведомственным организациям или организациям определенного вида. В информационном письме могут быть дословно приведены отдельные положения законодательных и прочих нормативных документов, а также предложения и рекомендации. Объем информационного письма может составлять от 1 абзаца до нескольких страниц. Обычно такие письма подписывает руководитель организации.

Письмо-сообщение – тип делового письма, которым автор информирует адресата о каких-то событиях, фактах, которые представляют взаимный интерес. Письма-сообщения могут быть инициативными или выступать как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Обычно письма-сообщения – это письма небольшого объема, часто состоящие из 1-2 предложений. Письмо-сообщение может начинаться обоснованием или непосредственным изложением сообщаемой информации.

Письмо-извещение – это тип делового письмо, информирующего о публичных мероприятиях. Обычно письма-извещения рассылают широкому кругу организаций, чтобы привлекать их или приглашать к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщить о проводимом мероприятия, времени и месте проведения, а также одновременно приглашает к участию, сообщает об условиях участия в мероприятии или содержать иную вспомогательную информацию. Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия.

Сопроводительное письмо – это тип делового письма, используемый для отправки документов, которые не имеют адресную часть. В тексте сопроводительного письма могут содержаться просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые являются приложением к сопроводительному письму. В таком случае в письме сначала говорят о направлении документов, далее излагают просьбу, предложение и пояснение. Обязательный реквизит сопроводительного письма – отметка о наличии приложения, которая ставится непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – это тип делового письма, содержащего обязательство или подтверждение. Гарантийное письмо адресуется организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг или аренды, качество и сроки выполнения работы, или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и пр. Текст гарантийного письма обычно содержит просьбу в адрес корреспондента, а также юридически значимую формулу. Если в письме гарантирована оплата, автору необходимо сообщить свои банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывает руководитель организации и главный бухгалтер, а также его удостоверяет печать организации.

Письмо-предложение – это тип делового письма, направляемого потенциальному партнеру с предложением товара, услуги, сотрудничества и пр. Предложение может направляться по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направлено адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. Письмо-предложение может направляться одному корреспонденту или нескольким. Предложение партнеру может содержать детальную информацию или общую информацию, которая и является приглашением к переговорам.

Письмо-просьба – это тип делового письма, цель которого – получить информацию, услугу, товар, инициировать определенные действия, необходимые организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. В письме-просьбе содержится обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно идти до изложения просьбы. Обоснование может отсутствовать, если просьба очевидна, носит типовой характер, а также если действия, составляющие просьбу – обязанность организации, подразделения, должностного лица. В одном письме может содержаться не одна просьба.

Письмо-заявка – это тип делового письма, составляемого в случаях, если организация хочет поучаствовать в мероприятиях или получить услуги, которые предоставляет другая организация. В деятельности, связанной с получением услуг и товаров, такое письмо может быть использовано и в качестве первичного документа, на основании которого будет предварительно рассмотрен вопрос, оформляется заказ или составляют договор. Разновидность заявок – документы, которые предоставляются в органы исполнительной власти и организации их подчинения с целью зарегистрировать какие-либо права, лучить разрешение и пр. Заявка может быть составлена по унифицированной форме или обладать установленным составом реквизитов. Если заявку составляют в свободной форме, в нее включают только ту информацию, которая важна для автора письма. Так как письмо-заявка – фактически просьба о выполнении какого-либо действия, оказания услуги, то в тексте могут использованы языковые обороты, как и в письмах-просьбах. Если составляют заявку на участие в каком-то мероприятии, указывают следующие сведения:

• название мероприятия;
• дата проведения;
• форма участия – участник, докладчик, слушатель и пр.;
• ФИО участника;
• место работы, должность;
• почтовый адрес и индекс, телефон, адрес электронной почты;
• потребность в гостинице на период проведения мероприятия.

Если составляют заявку на оказание какого-то вида услуг, указывают все существенные стороны предмета заявки и всю необходимую информацию об авторе заявки, кроме содержащихся в бланке письма.

Письмо-подтверждение – это тип делового письма, в котором адресатом подтверждается получение сведений, документов или прочих материалов, ранее достигнутые договоренности и намерения и пр. Если подтверждается предварительная договоренность, то в тексте письма излагают ее суть, если подтверждает получение документов – называют их. В некоторых случаях письмо-подтверждение содержит суть полученных документов, оно может закончиться просьбой или предложением.