Организация труда работников архивного учреждения
Организация труда работников архива – это подбор и рациональная расстановка кадров, эффективное использование материально-технических ресурсов, создание благоприятных условий для работников, чтобы сохранить их здоровье и повысить качество работы.
Подбор кадров, их расстановка и использование в архивах осуществляют на основании его задач и требований отраслевых и межотраслевых квалификационных характеристик по должностям. На основании структуры и штатного расписания работы архивного учреждения определяют штатную расстановку работников по структурным подразделениям и участкам работы, которые утверждены директором архива.
Подбор и расстановка кадров осуществляется руководством архива при участии руководителей структурных подразделений. При этом во внимание принимают степень соответствия работников квалификационным требованиям, которые были установлены в отраслевых и межотраслевых нормативных документах, их деловые и личностные качества.
Принимая новых работников, руководитель архива обязательно знакомит их с соответствующими разделами и пунктами Правил и Этическим кодексом архивиста. Чтобы определить соответствие работника занимаемой должности на основании результатов их деятельности, уровню квалификации и личным качествам, периодически проводят их аттестацию. Аттестационную комиссию создает директор архива своим приказом.
С целью совершенствовать профессиональные навыки, повысить уровень знаний, овладеть современными научными и техническими достижениями, проводят мероприятия, направленные на повышение квалификации работников архива. Формы повышения квалификации определяются планом работы архива на год.
Разделением и кооперацией труда предусмотрено разграничение деятельности работников с их группировкой на основании характера выполняемых функций, установления взаимосвязей отдельных работников и структурных подразделений в едином процессе труда. Разделение и кооперация труда в архивной деятельности закреплены в его структуре, положениях о структурных подразделениях, штатной расстановкой и должностными инструкциями.
Форма кооперации труда отдельных работников – временные трудовые коллективы. Их создают, чтобы выполнить определенную работу – разработать научно-исследовательскую тему, подготовить сборник, выставку документов, справочник, выполнить разного рода задания вышестоящих органов и пр. Состав временного трудового коллектива состоит из работников разных структурных архивных подразделений, и при необходимости, специалистов сторонних организаций. Состав временного трудового коллектива и условия его деятельности, включая финансирование, сроки и порядок выполнения работы, утверждает приказ директора архива. Работа, которая выполняется временным трудовым коллективом, отражена планом работы архива на год и отчетом о его выполнении.
В архивах используют совмещение должностей с расширением зон обслуживания.
Расширение зон обслуживания – это процесс выполнения работниками наряду со своей основной деятельностью дополнительного объема работы на основании своей должности.
Совмещение должностей – это выполнение работниками вместе со своей основной работой, дополнительной деятельности по другой должности, которая предусматривается в штатном расписании архива.
Совмещение должностей и расширение зоны обслуживания не должны препятствовать выполнению работником его основного объема обязанностей.
Совмещение должностей и расширение зоны обслуживания работников оформляют приказом директора архива.
Нормы времени и выработки
В архивах используют научно-обоснованные нормы времени и выработки на основные типы работ и операций.
Норма времени – это затраты времени на выполнение единицы работы специалистом соответствующей квалификации.
Норма выработки – это объем работ, который необходимо выполнить работнику соответствующего уровня квалификации за единицу времени при определенных организационно-технических условиях.
Нормы могут быть операционные, укрупненные и комплексные, а в соответствии со сферами применения – типовые и местные.
Операционными нормами регламентируется одна рабочая операция – нумерация листов или оформление ярлыков.
Укрупненные нормы разработаны для нециклических типов работ и охватывают несколько операций – подготовка выставок, совещания и пр. Комплексные нормы устанавливаются для взаимосвязанных работ или циклов работ, которые предшествуют получению конечного результата – нормы для подготовки сборников документов, справочников и пр.
Типовые нормы разрабатывает и утверждает Федеральная архивная служба России по отношению к усредненным технологическим процессов для каждой категории архива.
Местные нормы разрабатывает каждый конкретный архив на основании типовых норм, классификационном перечне работ, выполняемых в архиве, данных о временных затратах, которые получены через хронометражные наблюдения, фотографии и самофотографии рабочего времени, данные учетных и отчетных документов и результатов проверок уровня выполнения норм. Местные нормы утверждает директор архива. По мере необходимости, с изменяющимися технологиями и появлением новых типов работ, они могут быть дополнены и скорректированы.
Руководством архива обеспечивается ряд благоприятных условий и охраны труда в архиве, включая рациональный режим труда и отдыха работников, организацию рабочих мест и их оснащение необходимыми материалами, оборудованием и оргтехникой, улучшение условий труда в рабочих помещениях – температуры и влажности воздуха, степени шума, запыленности, освещения, удобного размещения рабочих мест, на основании действующих нормативов, а также противопожарной безопасности и соблюдения правил использования технических средств.
Работники архива должны пройти обязательный инструктаж по противопожарной безопасности и технике безопасности, порядок проведения инструктажей для разных категорий работников определяется ГОСТ 12.0.004-90.
Между директором архива и коллективом работников может быть заключен коллективный договор, в котором содержатся обязательства сторон, направленные на установлений условий труда и занятости, социальных гарантий для работников архива.
