Особенности составления архивных каталогов

Сущность понятия «архивный каталог»

Каталог отличается от архивных описей:

• охватом подавляющего большинства фондов архива, так как его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и пр., опись же составляется по документам одного архивного фонда или отдельной его части;
• большей подробностью по сравнению с описью, так как может включать информацию не только об одной единице хранения, но и о части какого-то одного документа, группы документов или единицы хранения.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов – каталогизация архивных документов, состоит из следующих типов работ:

• определить вид каталога;
• разработать схему классификации документной информации в каталоге;
• выявить и отобрать документную информацию для каталогизации;
• описать документную информацию на каталожных карточках;
• индексировать каталожные карточки.

Определяя состав каталогов конкретного государственного архива, необходимо учесть:

• ранг и профиль архива;
• структуру, состав и содержание архивного фонда;
• степень разработанности фондов;
• интенсивность и задачи использования документов.

На основании выбранной структуры каталоги могут быть логической или алфавитной структуры.

Если информацию располагают от общего к частному, то получают логическую структуру построения каталогов. Если же информация располагается от частного к общему, то получают алфавитную, формальную структуру.

Информация из документации по личному составу постоянного срока хранения может быть отражена в систематических и именных каталогах: в приказах по личному составу отбирают сведения о деятелях и работниках науки, культуры и производства, а также сведения об организации и ликвидации фондообразователя, если другие источники не сохранились, и информация о личных делах, отобранных для постоянного хранения в архиве.

В архивах, в которых хранятся документы по личному составу, включая документы с временными сроками хранения, основа системы каталогов представляет собой именной каталог. Помимо этого, целесообразно разрабатывать каталог по истории учреждений, а также создавать предметные каталоги, например, каталог отраслей, профессий и пр.

Индексирование каталожных карточек

После того, как отобрана и описана документная информация на каталожных карточках, можно начинать их индексировать.

Одно условное обозначение или их совокупность могут быть присвоены документу в соответствии со схемой классификации документной информации и проставлены на каталожных карточках.

Назначением индекса выступает передача содержания информации, зафиксированной в документах, закрепление места их нахождения в классификации. Цифровые индексы могут быть:

• нумерационными;
• серийными;
• десятичными.

Менеджмент в архивоведении и особенности архивного управления

В целом управление – это общее свойство, характерное для технико-технологических, биологических и социальных систем. Оно применяеся с целью:

• сохранить или поддержать существующие параметры системы;
• изменить какие-либо параметры на заданную величину;
• сведения существующих параметров к нулю.

Типы управления зависят от предполагаемых или реальных объектов управления, при этом выделяют:

• технико-технологические системы управления – неживые;
• автоматизированный системы управления технологическими процессами;
• биологические живые системы;
• социальные системы.

Менеджмент является совокупностью современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично изменяющейся среде хозяйствования. К основным функциям управления сегодня относят:

• организация – предметная деятельность, организация в качестве процесса достижения целей, задач и используемых мер, действий и решений;
• прогнозирование является системой и процессом определения вероятностей событий. Оно может быть научно-техническим, экономическим, экологическим, политическим;
• планирование представляет систему и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;
• координация является взаимной увязкой работ, задач по видам, исполнителям, срокам и объемам;
• работа с персоналом представлена изучением разнообразных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и пр.;
• маркетинг – это один из видов человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацию мер, направленных на удовлетворение такого спроса.