Справочно-поисковый аппарат информационных служб музеев и архивов
Государственные и муниципальные архивы, а также музеи, библиотеки, иные депозитарии нуждаются в справочно-поисковом аппарате для использования хранящихся в них документов.
Справочно-поисковый аппарат современных депозитариев представляет собой комплексную систему справочников, которые отражают сведения о составе и содержании архивных документов и создаются на основе единых требований для эффективного использования в работе с документами.
Справочно-поисковый аппарат (далее СПА) архива, музея, библиотеки существует в разных видах:
- Традиционный вид СПА (в виде картотек и каталогов на бумажных носителях).
- Автоматизированный СПА (требует внедрения специального аппаратно-программного обеспечения для многоаспектного автоматического поиска, обработки, хранения информации).
Обеспечение архивов и музеев средствами СПА относится к научной работе, поскольку предполагает переработку по определенным правилам и требованиям первичной документной информации (источников, которые являются единицами хранения депозитария) с целью создания на их основе вторичных информационных источников, которые содержат описания первичных источников.
Система всех справочников, отражающих сведения о вторичной документации депозитария, относится к архивной информационной среде, в которой выделяются обязательные необязательные средства СПА. К обязательным единицам СПА относят архивные описи, каталоги и путеводители, к дополнительным – обзоры или указатели.
Основные принципы формирования справочно-поискового аппарата депозитариев
Система СПА, которая используется в музеях и архивах, организуется на основе ряда принципов, то есть требований, предъявляемых к их формированию и использованию:
- Принцип неповторяемости информации, которая содержится в различных справочниках, который означает, что содержание архивных фондов вторичной документации не должно дублироваться.
- Принцип взаимосвязи, системности всех единиц вторичной документной информации, означающий, что все справочники в музее и архиве существуют в комплексе как единый источник получения информации о фондах.
- Принцип преемственности хранения, который выражается в единообразии требований к обработке и хранению документов, а также в составлении описей к документам, подлежащим хранению.
Соблюдение данных принципов обеспечивает эффективность и удобство поиска информации, который проходит поэтапно. Так, пользователь сначала обращается к описям архивных или музейных документов, выясняет сведения о номерах (шифрах) документов, которые ему необходимы, а потом обращается к системе каталогов (или картотек) для боле детального поиска.
Структурные особенности системы СПА музеев и архивов
Структура системы современного СПА представляет собой иерархию вторичных информационных документов, которая выстраивается в соответствии с уровнями архивных документов.
Наиболее полно эту систему можно представить в следующем виде:
- Архивный фонд РФ как базовый депозитарий, который издает справочники, отражающие содержание государственных архивов и музеев.
- Сеть музеев и архивов, имеющих статус государственных и муниципальных, которые выпускают путеводители и каталоги по своим фондам.
- Конкретный архив, который обязательно отражает в своем СПА информацию об имеющихся описях документов, каталогах, тематических обзорах, картотеках, а также указателях и иных видах вторичных информационных источников.
- Фонды архивов и музеев, которые представлены конкретными единицами хранения и соответствующими элементами СПА для их описания и поиска (описи, каталоги, указатели).
- Отдельное дело (или единица хранения в музее, экспонат), которое имеет собственную систему описания и представления в каталогах и указателях. У каждого дела (экспоната) есть собственная опись (карточка учета), позволяющие пользователю найти более детальную информацию о данном источнике.
Справочники, действующие в системе СПА, могут обслуживать только конкретные фонды, а могут быть межфондовыми и даже межархивными, отражая взаимосвязи между отдельными единицами системы архивных документов.
Для упрощения поиска информации все фонды описываются и оформляются единообразно. Так, обязательными являются следующие элементы:
- Каждому делу в составе фонда присваивается индивидуальный шифр, который отражает принципы классификации (или учета) документов в данном фонде.
- Фонды имеют собственные имена, отражающие специфику их наполнения.
- Указывается период, который охватывает время создания содержащихся в его составе документов.
- Отмечается объем фонда, то есть количественный показатель, отражающий совокупность всех документов хранения.
Свои принципы оформления есть и у каждого дела в составе фонда. Это необходимо для того, чтобы обеспечить принцип стандартизации учета документа, облегчающий их учет и последующий поиск.
Таким образом, справочно-поисковый аппарат информационных служб музеев и архивов является необходимой часть работы депозитариев, имеющей вспомогательное значение и обеспечивающей простоту и эффективность работы с документами.
