Сущность понятий «документоведение» и «делопроизводство»
Делопроизводство – это деятельность, затрагивающая вопросы документирования и организации работы с документами в ходе осуществления управленческих действий, в соответствии с ГОСТ 16487-83.
Вместе с этим термином с 70-х годов прошлого века начали использовать понятие документационного обеспечения ДОУ. Изначально в два этих понятия закладывали разный смысл, при этом второе из них ассоциировалось с использованием в делопроизводстве новых информационных технологий, и понималось в качестве создания документированной информационной базы на разных носителях для использования в управленческой деятельности. На сегодняшний день понятия «делопроизводство» и «ДОУ» используют на одном уровне в качестве синонимов.
Сегодня делопроизводство стремится к упорядочению управленческих процессов через регламентацию порядка составления, оформления, утверждения, согласования и сохранения документации в момент решения тех или иных вопросов.
Делопроизводство может быть рассмотрено в качестве системы работы с документами. Важнейшие составляющие рассматриваемой системы – документирование и документооборот.
Основные понятия документоведения
Документирование – это процесс создания документа с использованием разнообразных методов, способов и средств закрепления информации на материальных носителях.
В ГОСТ 16487-83 дается более простое определение данного термина, подразумевающее под документированием просто процесс создания документа.
При создании документов используют совокупность методов, способов и средств документирования.
Метод документирования – это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальных носителях с использованием знаковых систем.
Способ документирования – это действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации на материальных носителях.
Средства документирования – это предмет или совокупность приспособлений, которые используются в процессе создания документа.
Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов состоит из ручных, механизированных и автоматизированных приспособлений, начиная гусиным пером и заканчивая вводно-выводным устройством ЭВМ.
Методы документирования определяют специфику знаковой системы, используемой для записи информации на различные носители. Совокупность способов и средств документирования представляет основу типового разнообразия документов.
Документооборот – это продвижение документов в организации с момента их создания или получения до момента завершения исполнения, отправки или формирования в дело.
Значение оптимальной организации документооборота при документационном обеспечении управления на сегодняшний день крайне велико. Основные требования к процессам организации документооборота:
- обеспечить оперативность прохождения документа по всем этапам;
- исключить лишние инстанции прохождения и действий с документацией;
- обеспечить максимально единообразный порядок прохождения документа через процессы их обработки.
Технология работы с документами предполагает:
- прием и первичную обработку документации;
- предварительное рассмотрение и распределение поступившей документации;
- регистрации поступивших документов;
- контроль за исполнение документов;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документа;
- отправка готовой документации;
- систематизация и текущее хранение документации.
Регистрация – это запись учетных данных о документе в соответствии с установленной формой, фиксирующей факт создания конкретного документа, отправки или получения.
Контроль за исполнением – это совокупность действий, которыми обеспечивается их своевременное исполнение и формирование дел, то есть группировка исполненных документов в единое дело на основании номенклатуры дел, а также систематизация документов внутри одного дела.
Совершенствовать делопроизводственные процессы можно разными способами, одним из главных среди них – унификация форм документов, приемов фиксирования информации и ее обработка.
Унификация – это процесс оптимального сокращения числа элементов в объектах, составляющих некоторый комплекс или систему. Основной ее целью выступает создание системы документов, которая может давать экономический эффект. Использованием унифицированных документов должен обеспечиваться рост творческих элементов в управленческой деятельности, повышение его культуры.
Унификация документов напрямую взаимосвязана с понятием стандартизации. Суть понятия стандартизации может быть охарактеризована тремя главными аспектами:
- стандартизация – это общегосударственные общеобязательный нормы создания документа, которые устанавливаются на длительный промежуток времени. При этом нормы не просто вводятся, но и гарантируется их соблюдение;
- унификация свойств и качеств документа, введение единой размерной формы, требований ко всем документам;
- закрепление и распространение только тех свойств документов, которые обладают наибольшей функциональной оправданностью и обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Для общества документы – основные носители разнообразной социально значимой информации. Документы являются носителями первичной информации. В них всю информацию фиксируют впервые, тогда как в книгах, газетах и журналах содержится переработанная, вторичная информация.
Документы могут быть хранителями оперативной и ретроспективной информации.
