Основные этапы разработки проекта оформления документов

Понятие проекта документа

Понятие проекта документа используют в разных правовых актах, например:

1. Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8.11.2005 г. № 536.
2. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 г. № 452.

При этом, к сожалению, ни один правовой акт не способен разъяснить, что же такое проект документа. Учебники и пособия по делопроизводству также используют данный термин, но не дают его определения. В связи с чем, основываясь на общепринятых понятиях, можно дать следующее определение.

Этапы и способы подготовки документа

Внутренние и исходящие документы проходят стадию проекта, а при их подготовке реализуют следующие основные шаги:

• разработать проект документа;
• согласовать проект документа;
• подписать (утвердить) документ;
• зарегистрировать документ.

При этом на сегодняшний день подготовка создаваемых в организации документов может быть осуществлена одним из двух основных способов:

• традиционный, когда изначально проект документа готовят на бумаге и передают в бумажном формате между всеми участниками и на всех этапах;
• электронный, когда в процессе подготовки документа используют систему электронного документооборота (СЭД).

Далее рассмотрим процессы осуществления работы с проектами документов на каждом из обозначенных выше этапов как традиционным способом, так и с использованием систем автоматизации.

Разработка проекта документа – предполагает процесс проработки вопроса и подготовку текста будущего документа. У проекта документа еще нет юридической силы. Он может быть подготовлен одним работником или несколькими специалистами. Если проект документа касается интересов различных подразделений, то на основании решения руководства организации, может быть назначена рабочая группа для его подготовки, либо создается временная комиссия. При использовании традиционной технологии, проект документа создают на бумаге и оформляют на основании инструкции по делопроизводству организации. Если используется система электронного документооборота, проект подготавливают в электронном формате, и после этого загружают в систему. Отдельные СЭД дают возможность разработчикам проводить совместную работу над электронной версией проекта, не покидая своих рабочих места.

Согласование проекта документа может быть внешним и внутренним. В ситуации внутреннего согласования проект документа анализируют уполномоченные должностные лица предприятия. Ими оценивается целесообразность издания документа предложенного содержания, соответствие текста проекта текущему законодательству и внутренней нормативной документации. Внешним согласованием выражается согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. На основании ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Внешнее согласование оформляют с использованием реквизита «гриф согласования». Стоит отметить, что понятия внутреннего согласования и визирования являются синонимами. А лица, которыми осуществляется внутреннее согласование, зачастую называются согласующими или визирующими. Процедуру визирования осуществляют начиная с низшего уровня компетенции к высшему. Результат внутреннего согласования оформляется должностным лицом визой, которой выражается согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если должностное лицо имеет ряд принципиальных замечаний, касающихся текста проекта документа, то он указывает их и прикладывает к проекту. Далее разработчиком создается новая версия проекта, учитывая все замечания. Новая версия проекта подвергается повторной процедуре согласования.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которую утверждает приказ Минкультуры России от 8. 11. 2005 года № 536. Если в процессе согласования проекта документа, в него будут внесены изменения принципиального характера, то он должен быть перепечатан и отправлен на повторное согласование. К сожалению, в правовых актах, которыми регламентировано делопроизводство, работа с проектами документов практически не описана. В связи с этим, работа с проектами документов, включая процесс их визирования, может не сильно отличаться в зависимости от предприятия.

При традиционной работе известно два наиболее распространенных способа передавать проект документа лицам, которые осуществляют его визирование: это может делать непосредственный разработчик проекта или служба документационного обеспечения управления. Если этим занимается разработчик проекта, то ему необходимо самостоятельно нести документ визирующим лицам, или ожидать, когда каждый из них ознакомится с текстом и поставит свою визу, либо можно оставить проект у должностного лица или его помощника, оговорив при этом, когда можно забрать завизированный проект документа. Данный метод предполагает достаточно большие затраты времени не на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей, а на посещение лиц, визирующих документ, а также на ожидание в их кабинетах результата согласования. Больше всего времени теряется в крупных предприятиях, в которых визирующие могут находиться в разных концах здания или даже в разных филиалах предприятия.