Прием документов в архив
После того, как будет проведена оперативная работа с документами дела в структурных подразделениях, необходимо передать на хранение в ведомственные архивы. В ведомственные архивы сдают дела, для которых окончено производство, на срок хранения от 10 лет и более, а также дела по личному составу. Передачу дел в ведомственные архивы осуществляют на основании описи, которую составили в структурном подразделении. В момент передачи дел, проверке подлежат:
- формирование и оформление дел;
- соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, которые были заведены в соответствии с номенклатурой;
- количество дел, включенных в опись.
Проверкой формирования дел предполагается необходимость установить соответствие заголовка дела на его обложке его содержимому. Принципы формирования дел отражают в заголовках, закрепляемых в номенклатуре дел организации.
Дела, которые передают в ведомственные архивы, должны быть подвержены полному оформлению в структурных подразделениях – все дела необходимо переплести и подшить, а листы пронумеровать. Обложку дела необходимо правильно оформлять – она должна содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты и срок хранения. Особо ценные, личные, судебные и следственные дела подвергаются составлению внутренней описи с указанием заголовков и даты каждого документа, его индекса.
Необходимо сопоставлять количества дел в номенклатуре и в описи – если в описи дел меньше, чем было заведено и отражено в номенклатуре, то составляют справку и предпринимают необходимые меры для розыска недостающих дел.
Материалы долгосрочного характера по личному составу, в соответствии с которыми исполняются социально-правовые запросы граждан, хранят 75 лет. Сроки хранения документов в ведомствах, в которых имеются отраслевые фонды, определяется специальным соглашением ведомства и Росархива.
Процесс передачи документов из каждого учреждения, являющегося источником комплектования, в государственные архивы осуществляется или каждый год, или раз в 3-5 лет, в зависимости от объема документов фондообразователя. Процесс комплектования государственных архивов документами фондообразователя осуществляют в несколько этапов:
- на заседании ЭПК госархива утверждают опись дел постоянного хранения, которые должны быть перемещены в архив – данный экземпляр описи оставляют в государственном архиве;
- сотрудник государственного архива выезжает в ведомственный архив, чтобы проверить физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел, оформление дел и пр.;
- на основании описи поединично передают дела на постоянное хранение. Для особо ценных дел обязательной является проверка количества листов. Если количество дел в описи превышает количество реально переданных дел, в описи делают новую итоговую запись, а ведомственным архивом составляется справка о причинах отсутствия дел.
Прием документов на хранение осуществляют на основании акта приема-передачи документа. В акте указывают учреждение, которым передаются документы, а также архив, в который они поступают, причина передачи - истечение срока ведомственного хранения или ликвидация учреждения, количество копий, передаваемых на хранение, количество особо ценных дел. Акт составляют в двух экземплярах, их подписывают представители государственного и ведомственного архивов. Вместе с документами передают два экземпляра описи, а также экземпляр, оставшийся в архиве, после того, как опись была утверждена ЭПК государственного архива. Один экземпляр описи оставляют в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, передаваемых в государственные архивы, делают отметку о передаче документа, то есть всего составляют четыре экземпляра описи.
Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ рекомендовано принимать спустя пять лет после того, как окончено их делопроизводство. Собственники документов имеют право передать свои документы в государственную собственность на хранение в учреждения Федеральной архивной службы РФ, государственные библиотеки и музеи. Передачу права собственности на документы оформляют в виде соглашения (договора) с архивным учреждением. Условия хранения и использования документов могут включать ограничение права доступа и использования документов, которые содержат тайну личной жизни, коммерческую тайну, являются объектом авторского права и пр.
Документы личного происхождения также могут поступить в государственный архив по договору дарения, завещания, решения суда или нотариальных органов, а также признания документов бесхозными, или по договору купли-продажи.
Документы личного происхождения на временное хранение передают только по личному заявлению владельца.
Принимая документы составляют акт приема-передачи прилагая к нему сдаточную опись.
Особое значение отводится договору архива и владельца, так как на его основании документы передают в собственность государства.
Методы активного комплектования
В современных условиях архивист обязательно должен пользоваться методами так называемого активного комплектования:
- проводить беседы с фондообразователями о необходимости сохранять их документы;
- выявлять потенциальные источники комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основании изучения последовательности событий общественно-политической жизни;
- проводить анкетирование и интервьюирование лидеров и членов партий и движений, записывать митинги и другие события общественно-политической жизни, а также устные выступления;
- собирать воспоминания, составлять хронику событий;
- собирать документы, отражающие общественное мнение, участвовать во встречах с фондообразователями.
