Общие сведения о справках
Справка – это документ, который содержит описание определенных событий и фактов и их подтверждение. В справках отражаются сведения о деятельность предприятия или подтверждаются сведения биографического либо служебного характера.
Справку выдают по запросу вышестоящего лица или организации. Справки личного характера выдают на руки заинтересованным лицам, чтобы подтвердить какие-либо сведения, касающиеся их.
Справки по производственным вопросам могут составляться на основании запросов руководства, запросов сторонней организации или согласно внутрифирменным правилам оформления конкретных сторон деятельности организации. Эти справки могут быть внешними и внутренними.
Внешние справки предоставляют в другие организации, обычно вышестоящие, их оформляют на общем бланке организации.
Внутренние справки предоставляют руководству организации или коллегиальному органу, оформляются они на стандартных листах бумаги по аналогии с докладными записками и с такими же реквизитами.
Виды справок
Справки могут быть личными и служебными.
Служебная справка – это официальный документ, который содержит информацию об основной деятельности предприятия.
Личная справка – это официальный документ, который подтверждает сведения биографического или служебного характера, а также выдается частному лицу.
Форма справки бывает разной в зависимости от содержания и назначения.
Одним из видов служебной справки являются сводки, которые могут быть оформлены в виде таблицы или графика.
Справки, которые отражают основную деятельность в организации, могут быть внешними и внутренними. Заголовок к тексту любой справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание периода времени, к которому относят излагаемую в справке информацию.
Текст справки обычно состоит из двух частей: в первой изложены факты, являющиеся основанием или поводом для составления рассматриваемой справки, а во второй – конкретная информация, отражающая суть вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если в справке содержится однородная систематизированная информация, то ее лучше оформить в виде таблицы.
Если справка включает информацию по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справка, которая содержит финансовую информацию, должна быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером, а также заверена печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения или специалист-составитель.
Реквизиты справок и особенности их оформления
К обязательным реквизитам справки относят:
- наименование организации или подразделения, если речь идет о внутренней справке;
- наименование типа документа;
- дату;
- регистрационный номер;
- место составления, если речь идет о внешней справке;
- адресата;
- заголовок текста;
- подпись;
- оттиск печати.
Состав реквизитов, которые используются при составлении внутренней справки, идентичен реквизитам внешней справки, кроме реквизитов бланка.
Составителя внутренней справки указывают в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации обычно включено в наименование должности руководителя организации, когда формируется реквизит «адресат». В связи с составлением внутренней справки не на бланке, наименование структурного подразделения – автора документа, допустимо указывать не в заголовке справки, а в реквизите «подпись».
Служебные справки, как внешние, так и внутренние, должны содержать заголовок, формулируемый с помощью предлога «О», а также отглагольного существительного.
Текст служебной справки в начале содержит факты и события, ставшие причиной ее написания. Помимо этого, может быть дана ссылка на соответствующий документ, на основании которого и составляется справка.
В справках, которые составлены по итогу той или иной проверки, дают общую информацию о проверяемом объекте, причинах и целях обследования. Далее в справке указывают установленные факты, описывают сущность событий, нарушений, несоответствий законам и прочим нормативным актам, либо характеризуют положительные стороны работы. Могут быть указаны фамилии должностных лиц и структурные подразделения-исполнители, а также точные даты или хронологические рамки.
Помимо обозначенных выше типов справок, все коммерческие и государственные организации, а также государственные и ведомственные архивы должны выдавать на основании запроса организации, бывших сотрудников и обращения граждан, справки, копии и выписки из документов, хранящихся в архиве, касающихся самого факта и стажа работы, заработной платы, должностей и пр.
Архивная справка представляет собой официально заверенный документ, который обладает юридической силой и содержит сообщение, касательно имеющихся архивных документов, относящееся к предмету запроса, и обязательно с указанием поисковых данных.
Архивные справки составляют на офисном бланке, обозначая название «Архивная справка». В справки приводят названия документов, с датами и регистрационными индексами. Информацию излагают в хронологической последовательности событий, а не документов, которые были использованы для ее составления.
Получателю архивной справки необходимо расписаться на копии справки с указанием своих паспортных данных. Если у заявителя нет возможности лично явиться для получения документа или прислать за ним доверенное лицо – допустима отправка архивной справки на адрес заявителя простым письмом, а подлинного документа – ценным.
