Порядок документирования работы по организации личного приема граждан и рассмотрения устных обращений граждан

Нормативно-правовое регулирование обращений граждан

В декабре 1993 года статьей 33 Конституции РФ было закреплено право граждан на составление индивидуальных и коллективных обращений в органы государственной власти и местного самоуправления. 2 мая 2006 года вступил в силу ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» № 59-ФЗ.

За организацию процессов делопроизводства по обращениям граждан отвечает лично руководитель организации.

На основании поступающих обращений в организации могут создать специальное подразделение, направленное на работу с обращениями граждан.

Все обращения подразделяют на 3 типа:

• предложения – рекомендации от граждан по совершенствованию законов и прочих нормативных правовых актов, деятельности государственных и местных органов власти и самоуправления;
• заявления – просьбы граждан содействовать реализации их конституционных прав и свобод, либо имеют цель проинформировать о том или ином нарушении закона и прочих нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов власти и местного самоуправления, а также отдельных должностных лиц;
• жалобы – просьба граждан восстановить или защитить его нарушенные права, свободы или законные интересы.

Технология работы с обращениями

Технологией работы с обращениями граждан подразумевается:

• прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
• регистрация обращений;
• рассмотрение обращений руководителя;
• передача обращений на исполнение;
• подготовка проекта ответа на обращение;
• контроль исполнения;
• работа по поступившему обращению;
• анализ обращений граждан;
• подготовка и передача обращений в архив.

Прием и обработку обращений ведут также, как в общем делопроизводстве, но регистрация имеет ряд отличий, так как регистрации подлежат все без исключения обращения граждан. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. При получении повторного обращения от того же гражданина, ему присваивают очередной индекс через добавление соответствующих цифр. В случае повторного обращения в правом верхнем углу первого листа текста обращения, как и в регистрационной форме, проставляют отметку повторно. Для регистрации обращений обычно используют регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Рассмотрение обращений со стороны руководства – резолюция может включать решение о пересылке полученного обращения в другие организации или возврате его заявителю. Заявителю необходимо вернуть обращение не позднее, чем в 5-ти-дневный срок и разъяснить, куда ему нужно обратиться.

Подготовка проекта на обращение – принимаемое решение должно базироваться на законодательстве РФ и всестороннем изучении всех обстоятельств и причин, которые побудили граждан послать обращение, при необходимости нужно посылать письменные запросы в другие организации, составляя их в 3 экземплярах.

Контроль за исполнением – типовые сроки исполнения полученных обращений:

• 15 дней, если не требуется дополнительных запросов и проверок;
• 30 дней, если обращение сложное, предполагает проверку, на ведение справок, отправление запросов;
• 60 дней, если на то есть уважительные причины (срок продлевается только руководителем организации).

Для военнослужащих и членов их семей сроки исполнения сокращают в 2 раза.

Формирование документов, которые были созданы при подготовке ответа гражданину, создание дела, отдельного от общей переписки - в дело сначала подшивают оригинал обращения, а затем копию ответа и все документы, в которых отражен процесс рассмотрения обращения в хронологической последовательности. Обычно к дело подшивают несколько таких групп документов. Коллективные обращения граждан формируют в отдельные дела.

Анализ обращений ведут систематически в формате обзора, справки, сводки.

Личный прием граждан

В госорганах личный прием граждан проводит руководитель и уполномоченные на это лица. Информацию о месте приема и установленных часах и днях доводят до сведения граждан.

Придя на личный прием, гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность.

Содержание устного обращения заносят в карточку личного приема гражданина. Если устно излагаемые при обращении факты и обстоятельства очевидны и не предполагают дополнительных проверок, ответ на обращение с согласия гражданина, можно дать устно при личном приеме, что фиксируется в карточке личного приема гражданина. Во всех остальных случаях дают письменный ответ.

Письменные обращения, которые были приняты при личном приеме, должны быть зарегистрированы и рассмотрены в порядке, который устанавливает Федеральное законодательство.

Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, необходимо дать гражданину разъяснение куда он должен обратиться и какие документы предоставить.

Также в ходе личного приема гражданин может получить отказ в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее он получил ответ по существу поставленного в обращении вопроса.

Иными словами, гражданин имеет возможность составить письменное обращение трех типов (предложение, заявление, жалоба) и направить его на рассмотрение в государственные органы власти или местного самоуправления, с получением ответа в установленные сроки. Также вопрос гражданина может быть решен в устной форме на личном приеме у представителей власти, если нет необходимости проводить дополнительные разъяснительные действия, делать запросы и пр.