Электронный кадровый документооборот
В каждой компании есть необходимость ведения кадрового учета. В крупных организациях ежегодно оформляют несколько тысяч кадровых документов. На одного сотрудника в среднем создают от 14 до 89 разного рода документов в течение года.
К ним относятся не только трудовой договор, но также и изменения к нему. Отделы кадров каждый раз готовят приказы, когда сотрудники уходят в отпуск или отправляются в командировку. Приказы также издают при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях и взысканиях.
Помимо этого, существует ряд документов, затрагивающих всех сотрудников или определенные подразделения, например: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, разного рода распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
Российское трудовое законодательство включает более 80 видов документов, связанных с кадровой работой, причем, срок хранения у отдельных из них просто огромный. Например, для приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда он составляет 50-75 лет от даты создания, а у актов несчастных случаев и журналов учета инструктажей – 45 лет.
Объем кадровых документов, которые образуются в компании на протяжении года, а также необходимость долговременного хранения и возрастание популярности удаленного режима работы являются основными предпосылками к переходу на электронный формат. Законодательство в этой сфере активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот становится доступнее для российских работодателей.
Переход на электронные кадровые документы
Электронные кадровые документы являются цифровыми аналогами бумажных. Они могут заменить документы, которые оформляются на традиционных носителях, то есть не требуют дублирования на бумаге.
Электронные кадровые документы юридически значимы, если составляются с учетом действующего законодательства, это :
- Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Трудовой кодекс РФ;
- ФЗ №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Документооборот в кредитной организации
График документооборота утверждает каждое структурное подразделение кредитной организации на основании специфики выполняемых операций и продолжительности операционного дня. Его оформляют в качестве перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняет каждое подразделение кредитной организации, а также все исполнители с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работы, сроков передачи документации на хранение в архивы.
График устанавливается внутри кредитной организации, а также в ее структурных подразделениях рациональным документооборотом, предусматривающим оптимальное число подразделений и исполнителей, чтобы каждый первичный документ проходил весь цикл в минимальные сроки и не задерживался у исполнителей.
Ответственность за соблюдение и, напротив, срывы графика документооборота, а также за своевременное и добросовестное, качественное создание документов, их своевременную передачу для отражения в бухгалтерский учет и отчетность, за достоверность данных, содержащихся в документах, несут лица, которыми создан и подписан тот или иной документ. Контроль за соблюдением графика документооборота в кредитной организации и ее кадровом подразделении осуществляет руководитель подразделения.
Кредитной организацией должно быть обеспечено разграничение исполнения обязанностей и ответственности работников кадровых служб и представителей служб, которые:
- инициируют проведение операций,
- обеспечивают функционирование соответствующего объема технических средств и программного обеспечения,
- осуществляют хранение электронной информации,
- обеспечивают безопасность и защиту сформированной в электронном виде учетной информации при реализации документооборота и хранение документации.
Кредитной организацией самостоятельно определяется продолжительность операционного дня, который является операционно-учетным циклом за соответствующий календарный день, на протяжении которого все совершенные операции оформляют и отражают в документах кадровых служб.
Операционный день состоит из операционного времени, на протяжении которого совершают операции с документацией и сделки с сотрудниками, а также периода документооборота и обработки учетной информации, обеспечивающей оформление и отражение в кадровом учете операций, совершаемых на протяжении операционного времени, календарной даты соответствующего операционного дня, а также составление ежедневного баланса.
Иными словами, каждая кредитная организация устанавливает собственный график документооборота, в том числе кадрового, в котором указывают конкретное время, то есть интервал, для осуществления расчетно-кассового обслуживания, объединений, изменений, межотраслевых взаимодействий и операций, а также время прохождения документов по каждому участку с их последующей обработкой.
Организацию рабочего дня учетно-операционных работников устанавливают с таким расчетом, чтобы обеспечивался процесс своевременного оформления входящей расчетно-денежной документации и отражение ее в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам при составлении ежедневного баланса, в кадровом учете, при необходимости отнесении этой документации к работникам организации.
