Секретарь-делопроизводитель: профессиональные требования
Секретарь-делопроизводитель – востребованная профессия, которая часто упоминается в объявлениях работодателей. Данный сотрудник выполняет ряд важных функций по обработке больших объемов разного рода документации. На каждом предприятии есть определенный документооборот, требующий порядка учета и хранения документов.
Специфика работы каждой организации, виды ее деятельности, влияют на количество проходящих внутренних и внешних документов.
Обязанности секретаря делопроизводителя включают не только работу с документами, но и взаимодействие с партнерами, клиентами и сотрудниками. В больших организациях объем документооборота довольно большой и справиться с ним быстро и качественно способен только истинный профессионал, в связи с чем в каждой организации есть штатная единица секретаря-делопроизводителя.
К основным обязанностям секретаря делопроизводителя относят:
- структурирование, обработка и ведение учета документооборота;
- совершение и ответы на звонки, ведение переговоров с клиентами;
- разбор входящей и исходящей корреспонденции;
- контроль документации, оформленной другими сотрудниками;
- отправка документации на хранение в архивы.
Соискатель, претендующий на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:
- соответствующее образование – начальное профессиональное или среднее полное образование, специализированная теоретическая подготовка, знание норм и правил делопроизводства;
- профессиональные навыки по ведению документооборота;
- умение обращаться с оргтехникой, свободное владение компьютером, знание офисных программ;
- вежливое и грамотное общение с клиентами, партнерами и сотрудниками.
Функции секретаря-делопроизводителя
Крупные компании имеют возможность держать у себя в штате и секретаря, и делопроизводителя. В маленьких и средних фирмах с небольшим количеством сотрудников, обычно совмещаются две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.
Основная задача секретаря – обеспечить нормальное функционирование работы руководства посредством решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь занимает еще и должность делопроизводителя, то он должен заниматься обработкой документов всей организации и дополнительно нести ответственность за проделываемую работу.
Сотрудник, который занимается исключительно делопроизводством, должен выполнять задачи, затрагивающие только документооборот.
Если функции сотрудника включают еще и секретарскую работу, то помимо исполнения всех уже названных ранее обязанностей, он должен заниматься приемом входящих звонков и их обработкой, работой с резолюциями со стороны руководства, составлением плана работы начальства и решением организационных вопросов и пр.
С таким обширным перечнем обязанностей вполне справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он выполняет свою работу максимально быстро и эффективно.
Должностная инструкция делопроизводителя в организации
После ознакомления со своей должностной инструкцией, сотруднику необходимо ее четко исполнять, так как этот документ носит организационно-распорядительный характер.
Чтобы сотрудник вел себя в соответствии с должностной инструкцией, в ней должны быть подробно прописаны все должностные обязанности, чтобы не возникало никаких вопросов и трений.
В общих положениях должностной инструкции, в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием, указывают наименование должности, структурное подразделение, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописаны квалификационные требования, порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, которые должны заменить работника при его отсутствии.
Должностные обязанности делопроизводителя в организации предполагают их четкое и правильное выполнение. При составлении должностной инструкции, крайне важно определить функциональные обязанности делопроизводителя, учитывая специфику данной организации.
Круг обязанностей зависит преимущественно от величины предприятия, автоматизации систем и технического оснащения. В этом параграфе должны быть перечислены действия, которые будет осуществлять делопроизводитель – прием, обработка, хранение, учет и архивация документации.
Кроме возложенных обязанностей, у делопроизводителя есть и свои права, которые предоставляют ему возможность реализации своих функций. В их числе:
- требование от сотрудников выполнения резолюций руководства;
- запрашивание необходимой для работы информации;
- получение доступа ко всем информационным базам предприятия;
- ознакомление с проектами решений руководителей, затрагивающих деятельность делопроизводителя.
Если делопроизводитель не выполнил в полном объеме или выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, он понесет ответственность, в соответствии с трудовым законодательством.
Если был нанесен материальный ущерб, совершен ряд правовых нарушений при осуществлении деятельности, то делопроизводителя могут привлечь к разным видам ответственности: дисциплинарная, материальная, административная, а иногда даже и уголовная.
Также возлагают ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны организации.
Законодательством РФ не требуется точного ограничения рамками законов составления должностных инструкций делопроизводителей. Наименование разделов и их количество может отличаться. Иными словами, уполномоченные лица могут вносить некоторые коррективы в текст инструкции на собственное усмотрение: дополнение или сокращение некоторых разделов.
