Справочник от Автор24
Найди эксперта для помощи в учебе
Найти эксперта
+2

Обязанности секретаря по организации хранения документов и их использованию

Секретарь-делопроизводитель: профессиональные требования

Секретарь-делопроизводитель – востребованная профессия, которая часто упоминается в объявлениях работодателей. Данный сотрудник выполняет ряд важных функций по обработке больших объемов разного рода документации. На каждом предприятии есть определенный документооборот, требующий порядка учета и хранения документов.

Специфика работы каждой организации, виды ее деятельности, влияют на количество проходящих внутренних и внешних документов.

Обязанности секретаря делопроизводителя включают не только работу с документами, но и взаимодействие с партнерами, клиентами и сотрудниками. В больших организациях объем документооборота довольно большой и справиться с ним быстро и качественно способен только истинный профессионал, в связи с чем в каждой организации есть штатная единица секретаря-делопроизводителя.

К основным обязанностям секретаря делопроизводителя относят:

  • структурирование, обработка и ведение учета документооборота;
  • совершение и ответы на звонки, ведение переговоров с клиентами;
  • разбор входящей и исходящей корреспонденции;
  • контроль документации, оформленной другими сотрудниками;
  • отправка документации на хранение в архивы.

Соискатель, претендующий на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

  • соответствующее образование – начальное профессиональное или среднее полное образование, специализированная теоретическая подготовка, знание норм и правил делопроизводства;
  • профессиональные навыки по ведению документооборота;
  • умение обращаться с оргтехникой, свободное владение компьютером, знание офисных программ;
  • вежливое и грамотное общение с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные компании имеют возможность держать у себя в штате и секретаря, и делопроизводителя. В маленьких и средних фирмах с небольшим количеством сотрудников, обычно совмещаются две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.

«Обязанности секретаря по организации хранения документов и их использованию» 👇
Помощь эксперта по теме работы
Найти эксперта
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Решить задачу
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Найти

Основная задача секретаря – обеспечить нормальное функционирование работы руководства посредством решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь занимает еще и должность делопроизводителя, то он должен заниматься обработкой документов всей организации и дополнительно нести ответственность за проделываемую работу.

Сотрудник, который занимается исключительно делопроизводством, должен выполнять задачи, затрагивающие только документооборот.

Если функции сотрудника включают еще и секретарскую работу, то помимо исполнения всех уже названных ранее обязанностей, он должен заниматься приемом входящих звонков и их обработкой, работой с резолюциями со стороны руководства, составлением плана работы начальства и решением организационных вопросов и пр.

С таким обширным перечнем обязанностей вполне справится грамотно обученный и подготовленный специалист. Он выполняет свою работу максимально быстро и эффективно.

Должностная инструкция делопроизводителя в организации

После ознакомления со своей должностной инструкцией, сотруднику необходимо ее четко исполнять, так как этот документ носит организационно-распорядительный характер.

Чтобы сотрудник вел себя в соответствии с должностной инструкцией, в ней должны быть подробно прописаны все должностные обязанности, чтобы не возникало никаких вопросов и трений.

В общих положениях должностной инструкции, в соответствии с утвержденным на предприятии штатным расписанием, указывают наименование должности, структурное подразделение, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописаны квалификационные требования, порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, которые должны заменить работника при его отсутствии.

Должностные обязанности делопроизводителя в организации предполагают их четкое и правильное выполнение. При составлении должностной инструкции, крайне важно определить функциональные обязанности делопроизводителя, учитывая специфику данной организации.

Круг обязанностей зависит преимущественно от величины предприятия, автоматизации систем и технического оснащения. В этом параграфе должны быть перечислены действия, которые будет осуществлять делопроизводитель – прием, обработка, хранение, учет и архивация документации.

Кроме возложенных обязанностей, у делопроизводителя есть и свои права, которые предоставляют ему возможность реализации своих функций. В их числе:

  • требование от сотрудников выполнения резолюций руководства;
  • запрашивание необходимой для работы информации;
  • получение доступа ко всем информационным базам предприятия;
  • ознакомление с проектами решений руководителей, затрагивающих деятельность делопроизводителя.

Если делопроизводитель не выполнил в полном объеме или выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, он понесет ответственность, в соответствии с трудовым законодательством.

Если был нанесен материальный ущерб, совершен ряд правовых нарушений при осуществлении деятельности, то делопроизводителя могут привлечь к разным видам ответственности: дисциплинарная, материальная, административная, а иногда даже и уголовная.

Также возлагают ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны организации.

Законодательством РФ не требуется точного ограничения рамками законов составления должностных инструкций делопроизводителей. Наименование разделов и их количество может отличаться. Иными словами, уполномоченные лица могут вносить некоторые коррективы в текст инструкции на собственное усмотрение: дополнение или сокращение некоторых разделов.

Дата последнего обновления статьи: 01.11.2024
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Крупнейшая русскоязычная библиотека студенческих решенных задач
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot