История копий документов
Подлинник официального документа – это первый и единственный экземпляр того или иного официального документа.
Следует разграничивать понятие подлинника документа и подлинного документа.
Подлинный документ – это документ, информация о времени, месте создания или об авторе которого, содержащаяся в самом документе или выявленная каким-то иным путем, соответствует действительности. Иными словами, любой подлинник официального документа – это подлинный документ, но не всякий подлинный документ будет являться подлинником официального документа.
Копия документа – это документ, который полностью воспроизводит информацию подлинного документа со всей совокупностью его внешних признаков или их части, но не имеет юридической силы.
Копии появились одновременно с возникновением документов, так как появилась необходимость повторения их текста. В практических целях составляли сборники копий и грамот, чтобы укрепить землевладельческие права, привилегии, вести учет документации и пр. В Западной Европе эти сборники назвались картуляриями и были известны еще с 10 века. В России же их называли копийными книгами. В частности, до нашего времени сохранилось так называемое Краткое собрание ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе 15 века
Изначально копии создавались вручную. Поэтому их называли списками – список летописи. В российских учреждениях копированием занимались специальные люди – копиисты. Позже, примерно со второй половины 19 века, начали появляться машинописные копии.
Виды копий
Существуют следующие виды копий:
- отпуск – это копия, оставляемая в учреждении взамен исходящего оригинала;
- дубликат – повторный экземпляр подлинной версии документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты обычно выдают, если был утерян или уничтожен подлинник, выдает его то же учреждение, в котором был создан оригинал;
- выписка – копия требуемой части документа;
- копия с копии – создается в тех случаях, когда оригинал, подлинник отсутствуют.
Дублетный документ – это один из экземпляров копии документа.
В зависимости от способа воспроизведения копии могут быть:
- ручные – получают путем переписывания оригинала от руки или перепечатывая на пишущей машинке;
- автоматические – являются точным воспроизведением документа посредством фотографирования, печати и репрографии.
В зависимости от времени воспроизведения копии подразделяют на:
- одновременные – создаваемые в одно время с оригиналом, например, если они пишутся через копировальную бумагу;
- позднейшие копии – могут быть созданы через многие сотни и тысячи лет.
В зависимости от степени точности и близости к оригиналу копии могут быть:
- графически тождественными, или факсимильными – представлены фотографическими, гектографическими, стеклографическими копиями, а также ксерокопиями и пр., имеющими изменяемый масштаб изображений;
- частично тождественными – обычно изготавливаются под копирку одновременно с оригиналом. На таких копиях не воспроизводят типографические элементы бланка документа;
- графические не тождественные копии – копии, которые были сняты от руки, машинописным или типографическим способом;
- рисованные копии – максимально воспроизводят внешний вид оригинала – почерк, размещение текста, удостоверительных надписей.
Из-за использования при изготовлении документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, а в первую очередь принтеров, появились достаточно специфического типа копии. Это связано с тем, что масса принтерных распечаток не имеют оригиналов, либо их получают вместе с временно существующим оригиналом, в частности, промежуточный экранный, дисплейный оригинал текста или изображения. А в ближайшем будущем роль временного оригинала будет отведена формируемому с голоса или с помощью компьютерной авторучки и корректируемому в том же режиме электронному варианту оригинала, существующему определенный промежуток времени.
На основании способа удостоверения копий принято выделять следующие их типы:
- авторизованные – удостоверенные автором;
- заверенные – копии, которые были удостоверены должностным лицом.
Заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, которые придают копии юридическую силу.
Заверенные копии в свою очередь могут быть нотариальными или копиями с документов, выпущенных для внутреннего использования в какой-либо компании, организации или предприятии. Нотариально заверенные копии документов обычно предназначены для предъявления в другие учреждения, например, копии документов об образовании, стаже работы, рождении и браке, либо такие копии бывают связаны с получением материальных ценностей. Копии с документов для внутреннего пользования обычно удостоверяет подпись ответственного лица, например, начальника канцелярии, а при необходимости, печать. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписка из документов, заверенная подписью секретаря.
Таким образом, можно сказать, что никакая разновидность копий не имеет юридической силы, если для нее не было получено специального удостоверения. Юридической силой обладают нотариально заверенные копии или дубликаты документа – повторные экземпляры подлинника, которые обычно выдают если оригинальный документ (паспорт, диплом, свидетельство о заключении брака и т. д.) был утерян или испорчен. Документ же, который был получен в автоматизированной информационной системе, на основании закона приобретает юридическую силу после того, как он был подписан должностным лицом в порядке, установленном законодательством.
