ГОСТ ИСО: управление документами

Документы и управление документами

Международный стандарт ИСО 15489-1 включает понятия и принципы создания, введения в систему и управления документами. Данный стандарт – основополагающий и включает ряд дальнейших руководств и инструкций относительно основных концепций, технических приемов и практических методов создания, ввода в систему и управления документами.

Документы – свидетельства деловой деятельности и информационные активы. Они отличаются от других информационных ресурсов с опорой на их доказательную роль при совершении деловых операций и их опоры на метаданные. Метаданные документов использовали, чтобы определять и сохранять контекст, а также использовать соответствующие правила по управлению документами.

Управление документами предполагает следующие шаги:

• создать документы и ввести их в систему, чтобы подтвердить ведение деловых операций;
• принимать надлежащие меры по защите их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности, чтобы использовать в условиях изменяющейся во времени деловой среды и требований по управлению документами.

Все чаще документы создают и хранят в цифровой среде, что позволяет открыть многие новые возможности в использовании документов. Цифровая среда тоже способствует обеспечению большой гибкости относительно внедрения средств управления документами внутри и между системами, осуществляющими управление документацией.

Благодаря изменению моделей ведения деловой деятельности, расширяется круг ответственности относительно документов, с преодолением традиционных границ организаций и юрисдикций. Это предполагает, что специалисты в области управления документами, понимают и способны удовлетворить различные потребности внутренних и внешних заинтересованных сторон, что может включать повышенные ожидания относительно прозрачности принятия решений от коммерческих организаций и государственных структур, со стороны общественности, клиентов, пользователей услуг, документных субъектов в системе управления документами.

Значимость и преимущества ИСО 15489-1

Учитывая все изложенное выше, можно сказать, что в ИСО 15489-1 особая важность придается:

• роли документов в качестве наиболее важного инструмента деловой деятельности, а также формирования информационных активов;
• расширению возможностей по использованию документов в цифровой среде;
• системе и правилам создания, ввода в систему и управления документами, выходящими за рамки традиционных организационных границ, например, при совместной и многоуровневой рабочей среде;
• средствма управления документами, которые могут работать вне зависимости от всех остальных компонентов документных систем;
• периодическому анализу деловой деятельности и контекста с целью определить, какие документы необходимо создать, ввести в систему и каким образом нужно ими управлять в дальнейшем;
• управлению рисками во время разработки стратегий управления документами и использованию подхода к процессу управления документами, который по своей сути является стратегией управления рисками.

В связи с тем, что положения и принципы ИСО 15489-1 являются основанием для создания, ввода в систему и управления документами, ими обеспечивается доступ к официальным свидетельствам деловой деятельности для тех, кому они нужны, и до того момента, как это необходимо.

Это помогает:

• повысить прозрачность и подотчетность;
• формировать эффективную политику;
• принимать согласованные решения;
• управлять рисками в деловой среде;
• обеспечивать непрерывность деловой деятельности, если произошла катастрофа или чрезвычайная ситуация;
• защищать права и обязанности организаций и частных лиц;
• защищать и поддерживать в судебных разбирательствах;
• соблюдать положения законодательных и нормативно-правовых актов;
• расширять возможности демонстрации корпоративной ответственности, в том числе достижения целей в сфере устойчивого развития;
• сокращать издержки посредством повышения эффективности ведения деловых операций;
• защищать интеллектуальную собственность;
• осуществлять научно-исследовательскую деятельность, основанную на фактических данных;
• формировать деловую, персональную и культурную специфику;
• защищать корпоративную, персональную и коллективную память.

Политика, распределенная ответственность и процедуры создания, ввода в систему и управления документацией поддерживаются программами управления корпоративной информацией.

Международный стандарт ИСО 15489-1 разработали в качестве автономного ресурса. Однако он представляет собой часть международных стандартов и технических отчетов касательно аспектов создания, ввода в систему и управления документами.

Управление документами на основании всех частей серии международных стандартов ИСО 15489 имеет первостепенное значение в успешной реализации системы управления документами (СУД). Это система менеджмента ИСО, регламентируемая международными стандартами серии ИСО 30300. СУД связывается с успешной деятельностью организации и подотчетностью через создание структуры, включая политику, цели и порядок управления документами.

В ИСО 15489-1 установлен ряд требований к СУД:

• определять роли и ответственность;
• определять систематические процессы;
• мониторить и оценивать;
• пересматривать и совершенствовать.

Рассматриваемый стандарт относят к группе создания, ввода в систему и управления документами вне зависимости от их структуры или формы в любой разновидности деловой или технологической среды на протяжении некоторого времени.