Электронный документооборот

Сущность электронного документооборота

Для более глубокого понимания сущности электронного документооборота необходимо рассмотреть некоторые базовые термины и понятия:

• электронный документ (ЭД) — это документ, создаваемый при помощи компьютерных средств обработки информации; ЭД может быть подписан электронной подписью, а также сохранен в виде файла соответствующего формата
• делопроизводство – это комплекс мероприятий по организации документооборота организации
• документооборот представляет собой систему создания, передачи, интерпретации, приема, архивирования документов; кроме этого, современный документооборот также включает систему контроля за выполнением документов, а также средства защиты от несанкционированного доступа к ним.

Виды электронного документооборота

Основные виды электронного документооборота

• производственный
• управленческий
• кадровый
• архивный
• складской
• бухгалтерский
• технический и технологический
• секретное и конфиденциальное делопроизводство и др.

Таким образом, можно предположить, что систем документооборота может в перспективе быть примерно столько же, сколько всего в мире существует видов деятельности, требующих документирования, контроля выполнения, учета и т. д.

Преимущества и выгоды от внедрения систем электронного документооборота в организации Ими являются:

• значительная экономия времени
• более рациональное использование физического пространства организации, а также технических средств
• повышение прозрачности работы организации
• возможность отслеживания полной истории каждого файла и соответствующей документации
• значительное повышение уровня гибкости в отношении физического местонахождения работников (некоторые из сотрудников и вовсе могут работать удаленно)
• повышение уровня защиты информации
• снижение затрат на печать, заправку картриджей для принтеров, на покупку бумаги, тонеров, папок, скрепок, почтовых марок, конвертов, пересылку и т. д.

Функционал СЭД

Среди основных функций электронного документооборота можно выделить:

• протоколирование ключевых позиций деятельности организации
• оптимизация бизнес-процессов
• накопление опыта, технологий, знаний, баз данных, которые могут быть использованы в дальнейшей деятельности
• значительное снижение издержек, связанные с ведением документооборота
• упрощение и ускорение доступа к необходимой информации.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

ЭЦП собой представляет важнейший современный и уже достаточно знакомый отечественным организациям способ защиты информации.

Механизм работы электронной цифровой подписи, в наиболее общем виде, выглядит следующим образом:

• сотрудник получает сертификат (например, USB-флэш-носитель со специальным цифровым ключом)
• в ключе содержится информация, которая удостоверяет личность и круг полномочий сотрудника (например, его обязанность формировать квартальный и годовой финансовый отчет предприятия)
• при пересылке данный файл зашифровывается при помощи ключа, и лишь принимающая сторона может вернуть этот файл в свой оригинальный вид (таким образом, кража информации становится невозможной даже в случае утечки данных)

Электронная цифровая подпись обладает беспрецедентной надежностью. Единственным ЭЦП недостатком можно назвать только то, что использование ее подразумевает наличие определенного уровня компьютерной грамотности владельца. Таким образом, основы криптографии и работы с электронной цифровой подписью требуют определенного опыта и специальных навыков. Именно поэтому, руководителю целесообразно будет организовать у себя на предприятии специальные семинары и тренинги.