Документационное обеспечение в сфере туризма

Туризм — это не просто путешествия и отдых. Для людей, которые организовывают туристические услуги, это ответственная работа.

Туристическая сфера, как и всякая сфера услуг, регламентируется нормативными актами, стандартами, методическими разработками и прочей документацией. Это и является основой документационного обеспечения.

Туристическая документация

Самая распространенная форма туризма – тур. У каждого тура есть определенный набор документов, список которых регламентируется законодательными актами РФ. Эти документы должны отражать описание тура, его услуги, прайс-листы и его технологические особенности. Итак, документы, обязательные к наличию у каждого тура:

• схематическая карта маршрута,
• лист бронирования,
• график перемещения по маршруту,
• описание маршрута с перечислением мест остановок/пересадок,
• описание экскурсий, входящих в тур,
• бланки договоров с турагентами,
• бланки путевок (типовой формы «ТУР-1»),
• информационный листок к туру,
• туристические памятки,
• прайс-листы,
• паспорт автобусного маршрута (если это тур на автобусе).

Ниже некоторые документы будут рассмотрены более подробно.

Паспорт автобусного маршрута.

Этот документ имеет типовую форму, утвержденную Министерством транспорта РФ. В нем содержится информация о схеме маршрута, технологии обслуживания, техническом состоянии автобуса, а также данные об общей длине трассы и ее состоянии, придорожных пунктах отдыха и питания, количестве и продолжительности санитарных стоянок.

Информационный листок.

В нем содержатся все дополнительные сведения о туре, включая: содержание программы тура, его длительности и протяженности; условия размещения в пунктах остановок; характеристику района путешествия, в том числе его достопримечательностей и ландшафтных особенностей; список дополнительных услуг и цен на них; адрес турфирмы, от которой начинается путешествие, и описание проезда до нее; наличие возрастных ограничений и т.п.

Бланк путевки «ТУР-1».

Документ был разработан ГКФТ РФ. Это – официальный бланк, подлежащий строгой отчетности. Он является типовым, поэтому турфирмы могут использовать его при выдаче путевок с добавлением дополнительных данных при необходимости. Отрывной талон такой путевки предоставляется в качестве подтверждения факта реализации путевки для получения льгот по НДС (так называемого кешбэка).

Лист бронирования.

Это заказ тура одним представителем группы туристов, уполномоченного на это. Лист бронирования является предварительным соглашением перед подписанием основного договора.

Договор о приобретении тура.

Такой договор составляется на основе Типового договора купли-продажи, однако имеет свои особенности. В туристическом договоре обязательно должны быть прописаны данные о туроператоре – его юридический адрес, реквизиты банковских счетов и лицензия на осуществление туристической деятельности. Также в нем должна содержаться информация о самом туре, дате и времени его начала и окончания и особенностях встречи и сопровождения туристов. Естественно, должна быть указана цена тура, а также взаимные права и обязанности туриста и туроператора и меры их ответственности. Кроме того, в договоре должна содержаться информация о прекращении действия договора, возможных возмещений убытков в связи с этим и процессе подачи претензий клиентом к турфирме.

Договор заключается в двух экземплярах, один из которых остается у клиента, а второй – у туроператора.

Туристические памятки.

Такие памятки составляются в двух случаях:

• тур носит спортивный или экстремальный характер,
• тур включает в себя посещение эндемических регионов.

В первом случае в памятке прописываются возможные сложности маршрута и ограничения по здоровью в связи с ними, а также информация о необходимом снаряжении и общей безопасности во время прохождения маршрута.

Во втором случае в памятке перечисляются опасные инфекции, которые распространены в регионе направления (холера, малярия, желтая лихорадка и т.п.) с указанием мер профилактики этих болезней.

Прайс-листы.

Они могут быть как в форме маленьких листовок, так и в форме больших каталогов – все зависит от того, какое количество услуг готов предоставить туроператор. Обязательно указание услуги, ее цены, а также дополнительных особенностей: размера, продолжительности, количества, качества или иных характеристик услуги.

Документация в сфере гостиничного бизнеса

Гостиничный бизнес – практически неотъемлемая часть сферы туризма. Ежегодно владельцы гостиниц и отелей получают огромное количество прибыли за свою деятельность. Однако и содержание отеля требует больших затрат. А еще у каждой гостиницы должны быть специальные документы, подтверждающие безопасность и качество ее работы.

Первый и самый важный документ – это документ, подтверждающий права на территорию и помещение гостиницы. Им могут быть и право собственности, и договор об аренде, и договор купли-продажи. Затем нужны документы, говорящие о праве ведения гостиничного бизнеса – свидетельства о государственной регистрации, о постановке на налоговый учет и о регистрации контрольно-кассового аппарата. Кроме того, по желанию владелец гостиницы может оформить документ о так называемой «звездности» гостиницы. Его можно получить в любой сертификационной компании.

Еще одной важной частью документации гостиничного бизнеса являются документы о ее безопасности. Ими являются:

• договор с дезинфицирующими службами об очистке помещения и территории от грызунов, грибков и насекомых-паразитов,
• договор с коммунальными службами на оказание ими соответствующих услуг,
• свидетельство об установке противопожарной системы безопасности,
• заключение о вывозе твердых бытовых и пищевых отходах,
• договоры с прачечными и клининговыми службами.

Далее, в зависимости от того, ИП или ООО является юрлицо, необходимо составить пакет регистрационных документов по данной форме. Если гостиница включает в себя столовую, кафе или бар, то необходимы документы, разрешающие это, в том числе и продажу алкоголя.