Автоматизированные системы регистрации документов

Преимущества и недостатки АСРД

Внедрение АСРД позволяет модернизировать процесс ведения дел в организации, упростить его и сделать более эффективным. Также к числу плюсов можно отнести переход от бумажных дел к электронным, что упрощает как хранение документов, так и их поиск, и регулирует права доступа к ним всех сотрудников компании.

Однако, любая полномасштабная автоматизированная система не может работать без включения в нее дополнительных элементов. Для корректной работы АСРД необходимо создать несколько электронных баз данных, с помощью которых она и будет работать впоследствии (подробнее об этом – в следующем пункте).

Создание электронной картотеки

Наиболее простая и удобная форма регистрации документа – это создание его регистрационной карточки. В нее можно внести:

• дату регистрации документа,
• регистрационный номер,
• наименование корреспондента,
• краткое содержание документа,
• резолюцию и ее автора,
• наименование исполнителей,
• срок и ход исполнения,
• дату исполнения.

В карточку могут быть внесены и другие показатели в зависимости от требований организации.

Электронная картотека работает по принципу ввода повторяющейся информации и возможности использовать ее в различных формах и базах данных. В регистрационной карточке содержатся поля, которые необходимо заполнять вручную, и поля, обладающие возможностью автоматизированной регистрации. Вручную, например, вписываются резолюция на документе и его краткое содержание. Понятно, что самостоятельно система это не сделает.

Автоматически можно заполнить следующие пункты:

• вид документа (ведь их количество ограничено правилами организации);
• автор резолюции (это руководители организации);
• структурное подразделение (их список также ограничен);
• исполнитель (сведения берутся из базы данных кадров);
• номер дела (в этом поможет номенклатура дел в компании);
• связь с другими документами (например, инициативный документ связан с документом-ответом);
• корреспондент (компании, с которыми ведется постоянная переписка).

Все эти пункты носят ограниченный характер. Они включаются в себя выбор одного варианта из нескольких готовых. Поэтому, например, при подключении АСРД вам не нужно будет каждый раз вручную вписывать корреспондента или структурное подразделение – достаточно будет выбрать требуемый вариант из списка. Это позволяет избежать опечаток и необходимости постоянно уточнять информацию.

Конечно, для того, чтобы АСРД заработала, сначала необходимо создать электронные архивы для конкретных структур организации. Так, для автоматизации списка исполнителей и структурных подразделений нужно зарегистрировать базу данных кадровой службы. Для списка организаций – электронную адресную книгу. Создав все эти списки один раз, вы сможете в будущем сэкономить куда больше времени на регистрации документов.

Некоторые из возможностей АСРД:

К числу функциональных возможностей АСРД относятся:

• учет всех видов документов,
• ведение номенклатуры,
• предотвращение повторной регистрации,
• быстрый поиск нужной информации в системе архивов
• быстрая регистрация документов,
• автоматическая отчетность,
• контроль над своевременным исполнением указаний и поручений руководства,
• создание электронного архива.

Классификация АСРД

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на три типа. Первый из них – это универсальные (или «коробочные») системы. Они содержат стандартный набор функций, имеют относительно низкую стоимость (в среднем от 30-40 тысяч) и низкие временные затраты на покупку и установку. Однако при их установке компании необходимо будет приобрести лицензию.

Следующий тип – индивидуально разрабатываемые АСРД. Самое большое их преимущество – это то, что разработчик учтет все предпочтения компании и постарается максимально приблизить функции и структуру АСРД к ее запросам. Естественно, что вместе с этим повысится и стоимость разработки, да и времени для ее установки потребуется куда больше.

Третий тип – комбинированные, или смешанные АСРД. Этот тип образуется из двух предыдущих: разработчик берет базовую платформу и к ней добавляет дополнительные модули, которые необходимы заказчику. Явное преимущество этого типа – передача заказчику прав на продукт.

Следует понимать, что у большинства программ есть своя отдельная классификация, и не обязательно она будет копировать общую. Поэтому компании нужно внимательно ознакомиться с различными вариантами и их особенностями и выбрать лучший из них.

Примеры программ, включающих в себя функции АСРД

Существует довольно большое количество программ, совмещенных с функциями АСРД. Они называются СЭДами – системами электронного документооборота. Чаще всего в них водят еще и СУБДы – системы управления базами данных. Вот некоторые из них:

• Documentov
• СЭД ТЕЗИС,
• TESSA,
• Docvision,
• MySQL,
• ДЕЛО,
• Document Management System,
• Cloudwork,

Большинство из этих программ платные, однако у них есть и демо-версии, с помощью которых вы сможете ознакомиться с функционалом программ и их преимуществами. Но в любом случае нужно найти или запросить сертификаты, гарантирующие качество программ, или же спросить мнение независимого эксперта. Нередко случается так, что на сайте программы ее производители описывают свое детище как идеально подходящее именно вам, а в итоге многие из обещанных функций отсутствуют. Например, так оказалась обманута ранее существующая компания ТНК ВР, которой СЭД пришлось менять целых четыре раза.

Внедрение АСРД – сложный процесс, требующий совместных усилий и разработчика, и заказчика. Разработчику важно услышать предпочтения компании и обеспечить качественный продукт. Заказчику нужно внимательно ознакомиться со всем потенциалом программы и ее возможностями, чтобы грамотно использовать их.