Делопроизводитель – это должность, носитель которой ответственен за ведение делопроизводства в организации.
Делопроизводство – это деятельность, направленная на создание, оборот и хранение документов в компании и за ее пределами.
Для того, чтобы стать делопроизводителем, необходимо иметь начальное профессиональное образование (то есть документ о завершении профессионального училища или профессионального лицея) или среднее общее образование (10-11 классов) и документ, подтверждающий прохождение специализированных курсов и программ по делопроизводству. При этом требований к стажу работы нет.
Необходимые навыки делопроизводителя
Делопроизводство – это прежде всего работа с текстами, информацией и законодательством. Поэтому делопроизводитель, в первую очередь, должен быть многозадачен. Во-вторых, он должен иметь грамотную речь. В-третьих, он должен знать деловой этикет, в том числе стилистику написания деловых бумаг. Далее – ему должны быть присущи ответственность, внимательность и усидчивость. Делопроизводитель ежедневно перерабатывает массивы данных, и невнимательность и отсутствие концентрации – его главные враги. Кроме того, делопроизводителю желательно обладать навыками скоростного печатания, однако это чаще приходит с опытом. В каком-то смысле делопроизводитель должен быть неплохим организатором и управленцем, ведь именно ему предстоит согласовывать встречи и совещания и контролировать процесс документооборота.
Обязанности делопроизводителя
В обязанности делопроизводителя входят:
- принятие и регистрация корреспонденции,
- направление ее в системные подразделения,
- передача документов на исполнение,
- оформление регистрационных карточек,
- создание баз данных,
- учет прихода документов,
- выдача справок,
- подготовка дел для сдачи в архивы,
- составление писем и запросов,
- принятие документов на подпись,
- проверка правильности составления документов,
- разработка номенклатуры материалов,
- систематизация документов внутри одного дела,
- обеспечение сохранности документов в компании,
- деловое общение с курьерскими службами,
- ведение электронной базы документов и т. д.
Что должен знать делопроизводитель
Делопроизводителю, в первую очередь, необходимо иметь знания в области российского законодательства, в особенности трудового, гражданского и административного. Именно эти знания помогут ему составлять юридически корректные документы. Базовые знания делопроизводителя – это грамотная письменная речь, знание норм этикета, в частности, делового, и этики официального общения. Затем, делопроизводитель должен хорошо разбираться в нормативных правовых актах, государственных стандартах и нормативно-методических документах. Эти знания помогут не только правильно оформлять документы, но и ссылаться в них на тот или иной нормативный акт для усиления доказательной базы. Естественно, делопроизводитель должен более чем хорошо разбираться в структуре копании, ее истории, системе должностей и правилах. Без этих знаний делопроизводитель не сможет составить практически ни одного документа.
Что касается знаний о документах, то в этой сфере делопроизводитель должен чувствовать себя как рыба в воде. Он должен иметь знания о порядке и правилах работы с документами, типовых сроках их исполнения, видах документов и их функциях, актуальных ГОСТах в области делопроизводства, правилах и методах ведения баз данных, видов номенклатур и способах их оформления, правилах технической обработки материалов постоянного и временного хранения и т.д. Также делопроизводитель должен знать, как передавать дел в архив, как составлять описи материалов, каковы критерии по разделению документов, как должны храниться документы и каковы принципы работы с картотекой, имеющей срок.
Кем может работать делопроизводитель
Делопроизводитель – это общее определение сразу для нескольких профессий. Так же, как врачи делятся впоследствии на кардиологов, терапевтов и окулистов, так и делопроизводители делятся на разные должности. Главной из них является секретарь.
Секретарь (в контексте делопроизводства) – это офисный работник, занимающийся работой с документами при руководстве компании.
Далее, делопроизводитель может стать кадровиком. Тогда в его «подчинении» будут лишь те документы, которые относятся к деятельности сотрудников компании.
Кадровик – это сотрудник, занимающийся картотеками и базами данных сотрудников компании, а также приемом работников на должность и оформлением кадровой документации.
Кроме того, делопроизводитель может стать архивариусом. Тогда он будет заниматься документами, которые уже не являются актуальными, но нуждаются в сохранении.
Архивариус – это сотрудник архива, занимающийся принятием документов в архив и их последующим хранением.
Еще одна должность, которую может занять делопроизводитель, это должность офис-менеджера.
Офис-менеджер – это сотрудник офиса, занимающийся снабжением офиса канцелярскими принадлежностями, а также принимающий звонки и обращения, встречающий посетителей и организовывающий совещания и конференции.
Отчасти офис-менеджер выполняет те же функции, что и секретарь, однако он больше взаимодействует с людьми, чем с документами.
Также делопроизводитель может занимать многие из должностей в отделе канцелярии: такие как методист, референт и корректор.
Методист – это создатель рекомендаций, стандартов и инструкций.
Референт – это сотрудник, выполняющий функции помощника руководителя компании.
Корректор – это сотрудник, проверяющий документы на наличие ошибок в них и исправляющий их.
Некоторые интересные факты
Ниже приведены необычные факты о профессии делопроизводителя:
- Впервые секретарь как должность появился в 1720 году.
- Как бы это ни было несправедливо, одним из критериев приема на должность секретаря является наличие приятной внешности и чувства стиля, ведь именно секретарь – первое лицо компании, с которым взаимодействует клиент.
- В Росси на профессию «Делопроизводитель» можно обучиться в 25 вузах и 80 колледжах.
- Зарплата делопроизводителей составляет порядка 30-60 тысяч и меняется в зависимости от субъекта РФ.
