Архивные фонды личного происхождения – это архивные фонды, в состав которых входят документы, полученные в процессе жизнедеятельности одного человека или целой семьи и даже рода.
Из этого определение следует разделение архивных фондов личного происхождения на личные, семейные и родовые. В личном архивном фонде находятся материалы, принадлежащие одному лицу. В семейном – материалы членов семьи, входящих в первые три колена: родители, дети и внуки. После внесения в семейный архивный фонд материалов членов семьи в четвертом поколении этот фонд становится родовым. К нему же относятся документы родственников боковых ветвей: братьев, племянников, теть и прочие.
Однако если в семейном фонде преобладают дела какого-то одного члена семьи, а остальных документов незначительное число, этот фонд продолжает считаться личным.
Личные архивные фонды
В них находятся документы, которые принадлежат некоему лицу. Они подразделяются на:
- личные документы (удостоверения, справки, метрики, паспорта, свидетельства и прочие)
- документы, автор которых – сам фондообразователь (итоги его научной и творческой деятельности: книги, проекты, чертежи, наброски, картины, диссертации)
- документы, собранные им (коллекция чего-либо)
Коллекция – это группа документов, собранных по общему признаку: тематическому, временному, количественному и другим.
Коллекции могут как находиться в составе архивного фонда как в качестве его элемента, так и в качестве самостоятельного архивного фонда.
Отдельная форма личного архивного фонда - персональное собрание. Оно может быть только у самых значимых деятелей (такие персональные собрания вы можете увидеть в музеях, посвященных великим писателям или ученым). Это дневники, личные фотографии, автографы, письма, записные книжки и тому подобное.
При составлении личного архивного фонда экспертиза оценивает значимость его элементов для развития науки, искусства, политики и литературы.
Особенности записи наименования личного архивного фонда
Полное заглавие личного архивного фонда формируется из:
- фамилии, имени и отчества фондообразователя,
- его титула при наличии,
- хронологических рамок его жизни,
- рода его деятельности, профессии или служебного положения,
- псевдонима при наличии.
Например, в РГАЛИ (Российском государственном архиве литературы и искусства) архивный фонд № 3118 записан под формулировкой «Вяземский Петр Андреевич (1792-1878) - поэт и критик, друг А. С. Пушкина».
Если это архив женщины, то в его наименовании указывается фамилия, под которой эта персона была наиболее известна, а в скобках обозначается девичья фамилия или фамилия в замужестве, например:
Архивный фонд (РГАЛИ): «Васильева (по мужу Танеева) Надежда Сергеевна (1852-1920) - артистка Александрийского театра…»
Возможна и такая формулировка:
Архивный фонд №411 (РГАЛИ): «Павлова Каролина Карловна (урожд. Яниш)…»
Семейные и родовые архивные фонды
Такие фонды могут состоять как из отдельных материалов членов семьи, так и из их личных архивных фондов. Однако и у этого способа комплектования фондов есть свои особенности. Если у одного из членов семьи есть собственные рукописи, научные труды, произведения искусства и литературы, автором которых он является, то они не могут быть исключены из его личного фонда в пользу семейного или родового.
Кроме того, в архивном фонде может храниться генеалогическое древо семьи или рода. Оно будет представлять особенный интерес для биографов и генеалогов.
В остальных аспектах семейные и родовые фонды практически ничем не отличаются от личных. В них хранятся те же виды документов и в той же форме. Однако запись наименования семейного фонда несколько отлична от личного.
Особенности записи наименования семейного архивного фонда
При записи названия семейного архивного фонда сначала обозначается фамилия семьи, а затем перечисляются все ее члены, документы которых хранятся в архиве с указанием хронологических рамок их жизни и родственным отношением и профессиональной деятельности.
Так, в РГАЛИ фонд № 10 записан как «Аксаковы: Сергей Тимофеевич (1791-1859) - писатель; его сыновья: Константин Сергеевич (1817-1860) - поэт, публицист; Григорий Сергеевич (1820-1891) - сибирский губернатор; Иван Сергеевич (1823-1886) - поэт, публицист».
Процесс составления архивного фонда
В первую очередь составитель фонда должен ознакомиться с биографией фондообразователя, установить контактные связи с владельцами его документов и договориться с ними о передаче этих материалов в фонд. Передача документов в фонд может быть как платной, так и безвозмездной. Ее условия устанавливаются в акте приема-передачи. Однако на платной основе возможно приобрести лишь подлинные документы, копии никогда не оплачиваются.
После этого специальная комиссия просматривает предоставленные материалы и знакомится с информацией о фонде и фондообразователе. Затем происходит разложение материалов на группы и их подробное описание. В нем указываются даты создания материалов, их автор, связь с другими лицами или документами, содержание материалов и некоторые другие аспекты. После этого материалы становятся единицами хранения и располагаются в соответствии с системой хранения в данном архиве. Затем происходит их шифровка – материалам присваиваются архивные номера и шифры. Завершающим этапом становится создание описи всех материалов фонда. Фонд получает свой порядковый номер.
Кроме того, у каждого фонда должен быть свой информационный аппарат. В нем содержатся все документы, сопутствующие материалам фонда, а именно:
- заявления о принятии документов в архив,
- акты о приеме дел на бессрочное хранение,
- аннотация описи фонда,
- титульный лист описи, содержания и заверительной подписи.
Полученные документы находятся в архивном фонде, однако являются собственностью того региона, в котором находится фонд. Они могут использоваться в качестве культурно-образовательного материала на выставках, учебных мероприятиях в школах и тому подобных.
