Архивное дело в суде – это деятельность, осуществляемая работниками судов под руководством судей, направленная на систематизацию, хранение, учет и использование документов, полученных в ходе судопроизводства.
Источниками дел для архивирования в данном случае являются суд и его системные подразделения. Именно они должны обеспечить сохранность архивных дел.
Поддержание сохранности архивных документов – это действия, которые направлены на предотвращение порчи и утраты архивных документов и их сохранение в первоначальном качестве.
Все документы, которые отражают духовную и материальную жизнь общества и имеют историческую ценность, в том числе и юридические акты и оконченные судебные дела, хранятся в Архивном фонде РФ.
Цели и принципы ведения архивного дела в суде
У архивации дел в судах есть свои цели. Она реализуется для выдачи уполномоченным людям копий дел, выписок и справок, для передачи документов в ограниченное распоряжение судьям и работником суда при исполнении ими служебных обязанностей.
Архивы судов реализуют следующие функции:
- принятие на хранение документов судов и их подразделений;
- учет документов и поддержка их сохранности;
- консультирование работников суда и выдача им информации;
- осуществление проверки правильности формирования дел во время их подготовки к сдаче в архив;
- ликвидация документов с прошедшим сроком хранения;
- составление номенклатуры суда и некоторые др.
Номенклатура суда – это классифицированный список наименований дел с определением их сроков хранения, выполненный по определенной форме.
Архивы судов работают на основании трех принципов. Первый из них – это принцип историзма. Он определяет особенности функционирования государства и его правовой системы по отношению к определенному периоду. Это помогает учесть все стороны судебного дела, исходя из объективности. Второй принцип – принцип комплексной оценки. Он определяет связь между данным судебным делом и другими на основании схожести их видов и характеристик. Третий – принцип полного изучения документов. Он предполагает изучение судебного дела со всех возможных сторон через внутренне значение каждой единицы архива.
Управление архивным делом в судах
Архив суда – одно из его подразделений. Действия всех архивов в судебной системе РФ контролирует Судебный департамент при Верховном Суде РФ. Именно он подготавливает Перечень документов верховных судов регионов РФ, регламентирует порядок отбора документов на хранение, а также контролирует соблюдение правил по архивизации документов.
Вопреки тому, что слово «архив» появилось в русском языке лишь во времена Петра I, систематизировать и хранить документы на Руси стали гораздо раньше. Делали это в специальных помещениях в монастырях или храмах, а спустя некоторое время стали строить отдельные здания для хранения документов. Так, в Архивном фонде РФ самый ранний документ относится еще к XI веку.
Работой архива в суде управляет председатель суда. Он устанавливает режим работы архива, назначает на должность и освобождает от нее специалистов, создает комиссию по экспертизе документов, контролирует наличие и целостность дел в судебном архиве, предоставляет письменное право на их выдачу, а также выполняет некоторые другие функции.
Правовая регламентация ведения архивного дела в судах
Правовая регламентация ведения архивного дела в судах с помощью следующих правовых источников:
- актов местного назначения председателей судов;
- законов субъектов РФ;
- ведомственных норм, разработанных в процессе реализации Федерального закона «О Судебном департаменте…»;
- федеральных норм;
- норм международного права;
- подзаконных актов.
Кроме того, существуют особые правила хранения и учета архивных дел, а также распоряжения ими. Они устанавливают, что, где и каким образом должно храниться в системе судебных архивов. Совместно с правилами эти аспекты регулируют и Национальные стандарты РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, то есть ГОСТы. Они устанавливают сроки хранения архивных дел, правила их оформления и хранения, а также содержат определение самых важных терминов.
Комплектование и учет архивных документов
Чтобы скомплектовать заархивированные документы, нужен их предварительный учет. Кроме того, у каждого архивного документа должны иметься реквизиты, которые позволяют идентифицировать его. Реквизиты документа содержат в себе несколько критериев идентификации. Первый из них - это критерий происхождения. В него входит информация о компетенции суда, применении процессуальных правил подсудности и месте образования документа в системе суда. Второй - критерий содержания. Это информация, которую можно получить из документа, это могут быть акты проверок, статистические отчеты, обобщения по судебным делам и т. п. И последний критерий - критерий внешних особенностей. В нем описывается форма документа: судебное дело, наряд или т.п.
Обязательному учету подлежат все документы, хранящиеся в судебных архивах. Для учета нужно знать число и состав архивных документов в единицах учета.
Единица учета архивных дел – это единица измерения числа документов в архивах судов, применяемая для записи этого числа в учетных документах.
У всех единиц хранения имеется особенный учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Он располагается в нижнем левом углу единицы учета и включает в себя номера архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета. У электронных документов этот шифр расположен на вклейке, вложенной в футляр носителя.
Важнейшие документы учета в судебных архивах РФ
К числу важнейших документов учета в судебных архивах РФ относятся:
- дело фонда (оно включает в себя сведения о приеме-передаче дел на хранение, о ликвидации дел, о содержании и числе дел и документов);
- список фондов (он имеет в своем составе перечень официальных наименований архивных фондов, которые хранятся в фонде или выбыли из него);
- паспорт архива суда (он содержит сведения об объеме хранящихся документов, составе поисково-справочной системы и данных об условиях хранения дел в архиве);
- книга учета принятия и выбытия документов (она отражает данные, связанные с приемом и выводом дел, их ликвидацией или передачей в органы государственной власти).
