Гражданское дело – это правовой вопрос, который возникает из семейного, трудового или земельного права, связанный с имущественными или личными неимущественными отношениями и рассматриваемый в установленном законом порядке.
Примерами таких дел являются семейные тяжбы при разводе супругов и разделе имущества, оформление наследства, земельные споры, споры о защите прав потребителей и многие-многие другие. Эти дела рассматривают суды общей юрисдикции, за исключением дел по 23 и 25-27 статьям Гражданского Кодекса, которые рассматривают суды первой инстанции.
Районные суды относятся именно к судам общей юрисдикции и занимаются рассмотрением гражданских дел.
Районные суды – суды Российской Федерации, находящиеся в системе судов выше судебных участков мировых судей, но ниже областных судов и функционирующие в муниципальных районах или в районах одного большого города.
Гражданские дела сдаются в архив районного суда после их рассмотрения и вступления в силу вынесенных по ним судебных решений. Если гражданское дело было связано с назначением опекунства/попечительства, то дело можно сдавать в архив только после получения из органов опеки соответственного разрешения о назначении лица опекуном или попечителем.
При сдаче в архив районного суда каждое гражданское дело получает свой архивный номер. Он указывается на обложке дела, в учетно-статистических карточках и регистрационных журналах. Гражданские дела хранятся в судебном архиве в порядке их архивных номеров.
Приемо-сдаточный акт
Для передачи и приема гражданских дел в архив районного суда составляется специальный приемо-сдаточный акт. В нем должны быть указаны состояние делопроизводства в суде, состояние его учета и отчетности. Затем в акте даются наименования карточек, книг и журналов, ведение которых происходит в суде с указанием количества заполненных в них страниц. После этого перечисляются нерассмотренные дела и документы, не вступившие в исполнение, а также число всех уголовных и гражданских дел, находящихся на данный момент в судебном архиве. Кроме того, составитель акта обязан проверить, соответствуют ли записи в книге учета вещественных доказательств их реальному наличию.
Приемо-сдаточный акт должен быть составлен в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, которые участвуют в передаче.
Оформление обложки гражданского дела для передачи в архив районного суда
На самом верху обложки указывается полное наименование суда с указанием города и района, к которому этот суд относится. Возможно указание этого наименования с помощью печати.
В графе «Дело №…» указывается номер дела, а через дробь – год его рассмотрения (иногда в скобочках добавляется число месяца). Затем указывается, по чьему иску или заявлению было начато дело и коротко описывается его суть.
Дело – это группа документов, которые относятся к какому-либо судебному процессу, для удобства собранные в одну папку с плотной картонной обложкой
После этого в специальных полях записываются даты поступления в I и II инстанции и рассмотрения дела в них.
В самом низу обложки указывается дата поступления материалов в архив и его архивный номер. Иногда к этому добавляется номер тома, в котором это дело будет храниться.
Пример оформления обложки гражданского дела при сдаче в архив районного суда:
Российская Федерация
Управление судебного департамента Свердловской области
Ленинский городской (районный) суд г. Екатеринбурга
Гражданское дело № х-хххх/ 2020 (11)
по иску Ивановой И.И. к Иванову Н.В. о разделе совместно нажитого имущества
I инстанция – поступило хх.хх.2020 г., рассмотрено – хх.хх.2020 г.
II инстанция – поступило хх.хх.2021 г., рассмотрено – хх.хх.2021 г.
Сдано в архив хх.хх.2022
Архивный номер хххх…
Несколько общих правил оформления гражданского дела:
- В дело входят документы, собранные за один календарный год.
- Документы принимаются в едином экземпляре в оригинальном виде; копии и бумаги, подлежащие возврату, в дело не входят.
- Итоговый объем дела не должен превышать 250 листов; если бумаг в составе дела больше, то оно делится на части и тома.
- Если какая-либо из организаций, указанная в материалах дела, меняла свое название за период составления дела, в скобочках должно быть указано старое название организации.
- Иногда на обложке дела указываются его крайние даты; первой из них становится дата самого раннего документа, второй – дата самого позднего. Например, самый ранний документ дела датирован 2018 годом, самый поздний – 2020. Значит, крайние даты дела – 2018-2020.
- Однако если после указания крайних дат в дело были добавлены документы, даты которых выходят за эти рамки, к ним добавляется приписка: «В деле имеются документы за … год(ы)».
Полное оформление дела
Полное оформление дела проводится после его окончательного завершения. В него входят нумерация страниц, подшивка бумаг или их переплет, составление листа-заверителя и, при необходимости, описи материалов дела. Полному оформлению подлежат дела, которые передаются в архив на постоянное хранение, либо если срок их хранения превышает 10 лет.
Лист-заверитель – это документ, в котором описываются число листов дела, физическое состояние документов и особенности хранения дела в архиве.
Пример заполнения листа-заверителя:
Лист-заверитель дела № xxx…
В деле прошито и пронумеровано 158 (сто пятьдесят восемь) листов + внутренней описи 5 (пять) листов, в том числе:
литерные номера листов: 2, пропущенные номера: -
Особенности физического состояния и формирования дела:
Ветхий лист: 34 (тридцать четыре) листа, часть листа заполнена от руки: 121 (сто двадцать один) лист
Специалист отдела кадров – Иванова И.И.
Подпись Дата: хх.хх.хххх
Итоговый состав гражданского дела при передаче его в архив районного суда
Гражданское дело считается полностью оформленным, если содержит в себе:
- обложку,
- титульный лист,
- внутреннюю опись,
- сами материалы дела (подшитые),
- лист-заверитель,
- обложку.
