Сущность автоматизации управленческого учета
Автоматизация – это способ повышения качества, оперативности и достоверности управленческого учета.
Рассмотрим следующие преимущества автоматизации управленческого учета:
- возможность сократить время и трудозатраты на подготовку отчетной документации – подготовка управленческой отчетности без возможных задержек, а также оперативное прослеживание изменений, на которые влияют управленческие решения, что сокращает возможность наступления неблагоприятных событий. Данное преимущество экономит большой объем трудовых затрат.
- возможность повышения степени достоверности данных с помощью трех путей: а) создание единого пространства по информации; б) интеграция учетных процедур и рабочего процесса; в) регулирование процедур подготовки отчета.
- возможность улучшить качество информации – применение более тонких методов анализа, которые не могут быть применены без средств автоматизации.
Автоматизация управленческого учета должна выполнять две задачи:
- организовывать регистрацию учетных данных;
- получать отчетность необходимого формата.
Но автоматизация управленческого учета имеет двойственный характер, с одной стороны, автоматизация помогает достичь высокого уровня качества информации, с другой стороны, для того, чтобы его получить, необходимо знать, что именно нужно анализировать и какие данные заходить в автоматизированную систему, иначе она не даст желаемых результатов.
Если на предприятии нет автоматизированного управленческого учета, то:
- принимают решение об ее автоматизации;
- принимают решение о разработке процедур сбора и регистрации данных учета.
Особенности процесса автоматизации управленческого учета на предприятии
Процесс автоматизации управленческого учета на предприятии обычно осуществляют с помощью трех этапов:
- Постановка;
- Внедрение;
- Автоматизация.
Постановка – данный включает в себя:
- разработку учетной политики;
- определение метода учета затрат;
- выбор форм финансовой отчетности;
- совершенствование существующей методики ведения управленческого учета;
- выбор программного обеспечения, его внедрение для целей управленческого учета.
Внедрение – процесс разграничения ответственности за учетную информацию между финансовым отделом, бухгалтерией и складом, а также проведение инструктажа для них. Очень важно при внедрение не допустить следующие ошибки:
- не было детального обследования предприятия;
- не проанализированы финансовая и организационная структуры предприятия;
- не изучена существующая методология на предприятии и внедряемый продукт ей не соответствует;
- неточность в определение сроков внедрения программного продукта;
- внедрением не занимаются специалисты необходимой квалификации;
- в проекте внедрения не участвуют лица, именуемые в дальнейшем пользователями данной системы.
Автоматизация – создание системы базы данных, которая занимается систематизацией введенной информации и созданием необходимых финансовых отчетов.
Программное обеспечение для того, чтобы качественно вести управленческий учет на предприятии, должно выполнять следующие условия:
- иметь в наличие хранилище данных;
- легко настраиваться;
- содержать инструменты, используемые для создания отчетов;
- предоставлять экспортируемые и импортируемые данные;
- быть доступным в ценовом показателе.
Чаще всего стоимость внедрения больше стоимости программного обеспечения в несколько раз.
Подводя итог вышесказанному, отмечаем, что автоматизированная система управленческого учета – сложная сфера, требующая особенного подхода к внедрению, особого уровня квалификации специалистов, занимающихся данным процессом, в отличии от ведения бухгалтерского и налогового учета.
