Значение первичных документов

Первичные документы как элемент метода бухгалтерского учета

Сплошное и непрерывное отражение объектов бухгалтерского учета осуществляется фиксацией каждой хозяйственной операции. Хозяйственная деятельность экономического субъекта состоит из огромного количества разнообразных хозяйственных операций, для отражения которых в учете применяется такой элемент метода бухгалтерского учета как документация.

Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть оформлен документально. Это требование установлено в России на законодательном уровне.

Значение первичных документов проявляется в том, что они выступают основанием для формирования бухгалтерских записей, а также обеспечивают точность, бесспорность и достоверность учетных данных и возможности их контроля.

Требование об обязательности документального отражения фактов хозяйственной деятельности содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О бухгалтерском учете». Кроме того, Положение по ведению бухгалтерского учета гласит, что все хозяйственные операции должны быть оформлены оправдательными документами, которые служат основанием для ведения бухгалтерского учета.

Значение бухгалтерской первичной документации

Значение первичной документации можно обозначить следующими видами:

1. Практическая значимость первичных документов.

   Значимость первичной документации не исчерпывается только тем фактом, что они выступают в качестве основания для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Фактические первичные документы представляют собой средство, с помощью которого осуществляется вся финансово-хозяйственная деятельность организации. Документация используется для осуществления оперативного руководства и управления экономическим субъектом в целом. Документация выступает средством осуществления постоянного наблюдения за движением денежных средств, товарно-материальных ценностей и иного имущества, позволяет оценить законность и целесообразность осуществления той или другой хозяйственной операции. Также первичная документация обеспечивает подтверждение достоверности учетных данных, способствует выявлению ошибок в бухгалтерском учете.

2. Юридическая (правовая) значимость первичных документов.

   Еще одним важным аспектом, характеризующим значимость первичных документов, является их правовая составляющая. Первичные документы составляют основополагающую часть доказательной базы при разрешении споров между организацией и другими юридическими и физическими лицами, а также контролирующими органами. Надлежаще оформленные первичные документы обладают доказательной силовой в арбитражных и иных судах. На основании первичной документации осуществляется судебно-бухгалтерская экспертиза, назначаемая органами прокуратуры, судов и следственными органами.

3. Контрольная значимость первичных документов

   Также первичная документация имеет огромное контрольное значение, выражающееся в обеспечении возможности контролировать сохранность материальных ценностей, пресекать их хищения. Контрольное значение первичной документации проявляется в том, что они составляют основу проведения документальных ревизий, выступают в качестве основного источника информации при проведении внешних аудиторских проверок. Процесс оформления и обработки первичной документации является формой самоконтроля организации за ее деятельностью: соблюдением кредитно и платежной дисциплины, рациональным использованием ресурсов (материальных, трудовых, денежных).

4. Аналитическая значимость первичных документов

   Огромное значение имеет первичная документация как база для анализа деятельности организации, позволяющая углубить результаты анализа показателей бухгалтерской отчетности, и выявить те или иные причины изменения этих показателей. Аналитическое значение первичной документации проявляется также в том, что она позволяет выявлять причины недостач и лиц, виновных в их совершении, оценивать потери материальных и денежных средств, определять непроизводительные расходы, неиспользованные резервы и находить способы их реализации.

5. Экономическая значимость первичных документов.

   Первичные документы укрепляют хозяйственный расчет организации в целом и отдельных мест ответственности, базирующийся на принципах самофинансирования, самоокупаемости и самоконтроля. Сведения из первичной документации могут использоваться для исчисления важнейших экономическо-производственных показателей, таких как фондоотдача, фондоемкость, оборачиваемость, выработка, материалоотдача и прочих.

6. Управленческая значимость первичных документов

   Первичная учетная документация выступает в качестве основного источника оперативных данных, необходимых для приятия взвешенных и обоснованных управленческих решений, регулирования технологических процессов, обеспечения наличия необходимых ресурсов и так далее. Реализация системного подхода к использованию информации бухгалтерской первичной документации обеспечивает эффективное взаимодействие всех функций управления (планирование, учет, контроль, прогнозирование, анализ, регулирование) на разных уровнях управленческой иерархии и всей системы хозяйственного механизма, ориентированного на достижение целей организации.

В целом первичная документация имеет определяющее значение для организации и осуществления бухгалтерского учета и смежных видов учета (налогового, управленческого), обеспечивая информационную базу для всех процессов, протекающих в организации.