Признаки первичного документа

Понятие и назначение первичного документа

Каждый первичный документ содержит определенную совокупность показателей, называемых реквизитами. Реквизиты первичных документов делятся на обязательные, наличие которых предусмотрено законодательством и обеспечивает юридическую силу документа, и дополнительные, раскрывающие подробности осуществления операции, но не являющиеся основанием для принятия документа к учету или отказа от принятия. Реквизиты первичного документа также делятся на постоянные, то есть содержащие неизменную информацию (например, наименование организации, ее юридический адрес), переменные, то есть меняющиеся в зависимости от содержания хозяйственной операции (например, суммы, количественные показатели).

Базовые (обязательные) признаки первичного документа

Первичный документ, как и любой другой документ, обладает определенными базовыми признаками, отражающими его внешние особенности.

Признак наличия смыслового содержания, выражающийся в том, что первичный документ несет определенный смысл, выраженный знаками. Причем бухгалтерский первичный документ комбинирует выражение смысла общедоступного понимания (текст документа, выраженный буквами, и его суммы, выраженные цифрами), так и специального смысла (корреспонденции счетов, выраженной кодами бухгалтерских счетов).

Признак наличия стабильной вещественной формы, обеспечивающей продолжительную сохранность первичного документа, его многократное использование и передачу информации во времени пространстве. С признанием статуса электронных первичных документов содержание данного признака частично изменило свою форму, так, вещественность формы отошла на второй план, и признак необходимо обозначить как признак наличия стабильной формы, в том числе и электронной.

Признак предназначенности для применение в социальной коммуникации, выражающийся в том, что содержание документа содержит информацию, используемую для деловой коммуникации людей как внутри организации, так и за ее пределами.

Признак завершенности информационного сообщения, выражающийся в том, что первичный документ представляет собой законченный по смыслу объем информации, то есть содержит все реквизиты. В отношении бухгалтерской документации речь идет об обязательных реквизитах, отсутствие дополнительных реквизитов не может быть основанием для непринятия документа к учету. Бланк документа с частично заполненными обязательными реквизитами не может считаться первичным документом.

Признаки первичных документов, заложенные в основу их классификации

Первичные документы в зависимости от определенных признаков классифицируются следующим образом:

1. По признаку назначения первичные документы делятся на следующие виды:

   • распорядительные – содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции (например, денежный чек – распоряжение на получение средств со счета организации в банке, платежное поручение – распоряжение на перечисление средств со счета организации). Поскольку в распорядительных документах нет отражения факта осуществления хозяйственной операции, то они не формируют корреспонденцию счетов (так, в отношении приведенных примеров документов корреспонденция счетов формируется выпиской банка);
   • исполнительные (оправдательные) – подтверждающие факт совершения хозяйственной операции (например, акты, расходные и приходные кассовые ордера);
   • документы бухгалтерского оформления – составляемые работниками бухгалтерии с целью последующего отражения на счетах бухгалтерского учета операций (например, справка-расчет оплаты за отпуск);
   • комбинированные – сочетающие в себя признаки нескольких типов документов (например, наряд на сдельную работу, содержащий задание на сдельную работу и сведения о фактически выполненной работе).

2. По признаку содержания документированных операций документы делятся на следующие виды:

   • денежные – документирующие движение денежных средств и их эквивалентов (например, расходные и приходные кассовые ордера);
   • материальные – документирующие движение ценностей организации, в том числе и нематериальных (например, акт о приемке нематериальных активов);
   • расчетные – документирующие операции по расчетам с контрагентами и различными органами (например, платежное поручение).

3. По признаку объема отражаемых операций документы делятся на следующие виды:

   • единичные – отражающие одну операцию (например, платежное поручение, расходный кассовый ордер);
   • сводные – отражающие несколько однотипных хозяйственных операций (например, товарный отчет, отчет кассира).

4. По признаку использования первичные документы делятся на следующие виды:

   • разовые – отражающие одну хозяйственную операцию (например, приходный кассовый ордер);
   • накопительные – отражающие ряд однотипных операций в течение определенного отрезка времени (например, лимитно-заборная карта).

5. По признаку места составления документы делятся на:

   • внутренние – формируемые в пределах организации (например, требование-накладная);
   • внешние – формируемые за пределами организации и поступающие в нее (например, счета-фактуры поставщиков).

6. По признаку количества позиций первичные документы делятся на следующие виды:

   • однопозиционные – предназначенные для учета определенного вида средств (например, приходный кассовый ордер);
   • многопозиционные – содержащие позиции для учета разнообразных операций (например, расчетно-платежные ведомости).

7. По признаку носителя информации первичные документы делятся на следующие виды:

   • бумажные – распечатанные или заполненные на бумажном носителе;
   • безбумажные – хранящиеся в электронном виде в памяти вычислительной техники или на ином носителе.