Первичные документы в бухгалтерии

Понятие и назначение первичных бухгалтерских документов

Первичная документация является основой осуществления бухгалтерского учета в организации по следующим причинам:

• первичные документы позволяют оценить и определить критерии отбора фактов хозяйственной деятельности;
• первичные документы дают однозначную характеристику объектов и операций, отражаемых на счетах бухгалтерского учета;
• первичные документы позволяют совмещать во времени факты осуществления операций и контроля за этим осуществлением.

Первичные документы многообразны и классифицируются по различным основаниям: в зависимости от назначения они делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные; по содержанию – на материальные, денежные и расчетные; по способы отражения операций – на разовые и накопительные; в зависимости от места составления – на внутренние и внешние; по порядку оформления – на ручные и с применением средств вычислительной техники.

Способы оформления первичной документации

Организации могут выбрать один из следующих способов оформления первичной документации.

Применение унифицированных форм первичных документов. Данный способ является самым экономичным и простым, поскольку большинство необходимых для учета первичных документов имеет унифицированную форму. Кроме того, поскольку документы являются универсальными, они знакомы всем представителям бухгалтерской профессии и не требуют затрат времени на ознакомление новых работников с особенностями документооборота. Недостатком данного способа является то, что унифицированные документы ориентированы на усредненный вариант и не учитывают потребности конкретной организации.

Преимуществом данного способа является то, что при разработке автоматизированных программных продуктов, предназначенных для ведения учета, как правило, применяются унифицированные формы документов. Выбор данного способа организации первичного учета должен быть закреплен в учетной политике или отдельном распорядительном документе.

Применение модифицированных форм первичных документов. В случае если организация имеет какие-то специфические особенности деятельности, требующие модификации бухгалтерских документов, унифицированные формы документов подвергаются частичной корректировке, а получившиеся в результате модифицированные формы документов подлежат утверждению в качестве приложений к учетной политике или отдельным распорядительным документом.

Преимуществом данного способа является то, что формы первичных учетных документов отражают специфику организации, а их модификация не требует значительных затрат. Недостатком данного способа является то, что необходимо утверждение каждой модифицированной формы первичных документов.

Применение форм первичной документации, разработанных в организации самостоятельно. Применение данного способа, как правило, осуществляется крупными организациями, использующими для ведения учета индивидуально разработанный программный продукт. При разработке собственных форм первичной документации необходимо соблюдение основного требования: все первичные документы должны содержать обязательные реквизиты.

Преимуществом данного способа является то, что первичный учет полностью подстраивается под особенности деятельности организации, а недостатком – высокие затраты на разработку собственной документации. Кроме того, при условии допущения ошибок при разработке собственных форм первичной документации высока вероятность возникновения споров с контролирующими органами.

Требования к оформлению первичных документов

Поскольку первичные документы являются основанием для осуществления записей на счетах бухгалтерского учета, к их оформлению предъявляются следующие требования:

• Своевременность. Первичная документация составляется в момент совершения операции, или при отсутствии такой возможности – сразу после ее завершения. Игнорирование требования своевременности приводит к сбоям в работе бухгалтерии и недостоверности оперативных учетных данных. Выполнению данного требования способствует разработка и утверждение графика документооборота, определяющего сроки составления первичных документов, перечень лиц, ответственных за это, а также сроки представления документов в бухгалтерию.
• Ясность, точность и полнота хозяйственной операции, отраженной в первичном документе. Текст первичного документа, характеризующий содержание хозяйственной операции, должен обеспечивать однозначную трактовку. Кроме того, все реквизиты, характеризующие хозяйственную операцию, должны быть заполнены таким образом, чтобы обеспечить легкое их прочтение и понимание.
• Четкость. Заполнение документов должно осуществляться либо на компьютере, либо рукописным способом шариковой ручкой разборчивым и аккуратным почерком. Первичные документы не должны содержать подчисток или неоговоренных исправлений.

Также первичные учетные документов в соответствии с требованиями федерального бухгалтерского законодательства должны содержать ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся:

• наименование;
• дата составления;
• наименование организации;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• натуральный или денежный измеритель факта хозяйственной деятельности;
• наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа.