Электронная подпись
В настоящее время растет количество организаций, внедряющих систему электронного документооборота, причем это наиболее характерно для крупных и средних представителей предпринимательства, в то время как малый бизнес в меньшей степени использует передовые технологии, так как электронный документооборот помимо плюсов обладает и отрицательными характеристиками.
Законодательством не установлено ограничений на применение электронной первичной документации при осуществлении гражданско-правовых договорных отношений.
Порядок электронного документооборота регламентируется Федеральным законом «Об электронной подписи», который определяет порядок применения электронной подписи в случае заключения гражданско-правовых договоров, оказания муниципальных и государственных услуг и иных значимых с юридической точки зрения действий.
Существует несколько видов электронной подписи - простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Простая, подтверждающая факт электронного подписания документа определенным лицом, не защищает от подделки документов. Всегда существует вероятность того, что лицо, подписавшее документ, не признает факт его подписания, либо будет утверждать, что после подписания документ подвергался изменению без его ведома, особенно если этой подписью распоряжается не один человек.
Усиленная неквалифицированная, сформированная как результат криптографического изменения информации с применением ключа подписи, предусматривает определение лица, использовавшего подпись, а также позволяет отслеживать изменения, вносимые в документ после подписания. Законодательством не предусмотрено наличие норм, исключающих возможность отказа от подписания документа.
Законодательством не определено какими видами подписи следует пользоваться при подписании того или иного электронного документа, однако, квалифицированные специалисты считают, что первые два варианта подписи как менее надежные следует использовать для внутреннего документооборота.
Усиленная квалифицированная, применяемая только в совокупности с ключом проверки, создаваемым удостоверяющими центрами, позволяет отслеживать изменения документа после его подписания, что обеспечивает высокий уровень защиты документа от подделки. При использовании данного вида подписи исключена возможность отказа лица, использовавшего электронную подпись, от подписания документа.
Усиленная квалифицированная электронная подпись применяется при осуществлении либо внешнего документооборота (с контрагентами, налоговыми органами), либо документооборота, связанного с материальной ответственностью и охраной труда. Для последних документов вообще более надежной формой является бумажная с проставлением обычной подписи, а не электронной.
Применение электронных документов в бухгалтерском и налоговом учете
Применение электронных документов для целей бухгалтерского учета прямо предусмотрено законодательством, при этом не уточняется ни вид применяемой электронной подписи, ни равнозначность статуса электронных и бумажных документов.
Применение электронных документов для целей налогового учета не ограничено Налоговым кодексом, если подтверждаемые ими расходы соответствуют требованиям налогового законодательства. При этом существуют особенности применение того или иного вида электронной подписи для целей налогового учета.
Например, в отношении применения простой электронной подписи в отношении документов, принимаемых для целей налогового учета, не издано каких-либо разъяснений, что позволяет сделать вывод о том, что применение неквалифицированной электронной подписи нецелесообразно.
Минфин РФ при этом высказывает мнение, что электронный документ, подписанный простой электронной подписью, не имеет разнозначного статуса с бумажным документом, а, следовательно, не может быть основанием для признания расходов для целей налогового учета.
В отношении усиленной квалифицированной подписи прямо предусмотрено ее применение по отношению к ряду налоговых документов, например, заявления о постановке или снятии с учета в налоговом органе; налоговые декларации; заявления о зачете (возврате) сумм налога.
Учетная политика и электронный документооборот
Организационные аспекты электронного документооборота необходимо отразить в приложении к учетной политике в разрезе следующих элементов:
- перечень лиц, участвующих в осуществлении электронного документооборота, обладающих квалифицированной электронной подписью;
- порядок заверения бумажных вариантов электронной документации, необходимых для предоставления контролирующим органам;
- требования конфиденциальности в отношении использования электронных подписей и порядок ознакомления с ними работников.
Применение электронной подписи также следует оговаривать в хозяйственных договорах с контрагентами с уточнением наличия технических возможностей для обмена электронной документацией.
Преимущества и недостатки электронного документооборота
Электронный документооборот обладает следующими преимуществами:
- во-первых, он способствует сокращению финансовых и трудовых затрат на составление и обеспечение хранения бумажной документации;
- во-вторых, он обеспечивает ускорение процесса работы с документами (быстрый поиск документа, быстрая его передача получателю);
- в-третьих, он обеспечивает экономию времени на обработку и согласование документов.
При этом электронный документооборот не лишен и определенных недостатков, к числу которых можно отнести:
- во-первых, высокие затраты на организацию электронного документооборота, обучение сотрудников;
- во-вторых, зависимость электронного документооборота от наличия электричества, интернета;
- в-третьих, сохранение необходимости перевода электронных документов в бумажный формат при определенных обстоятельствах.
