Оптимизация учета денежных средств – это совокупность действий, которые направлены на повышение эффективности (как правило, в форме снижения издержек) деятельности по сбору, регистрации и обобщению информации о денежных средствах хозяйствующего субъекта.
Необходимость и содержание мероприятий по оптимизации учета денежных средств
В настоящее время деятельность хозяйствующих субъектов может стать более эффективной только при наличии успешно действующей системы учета и контроля. Плохая работа этой системы проявляется в том, что хозяйственные операции отражаются несвоевременно и не в полном объеме, данные учета не обеспечены документальным подтверждением, а сам учет выполнен небрежно и запутано.
Существенные ошибки в учете фактов хозяйственной жизни (особенно, денежных средств хозяйствующего субъекта) приводят к значительным финансовым потерям. Чтобы их избежать, необходимо разработать и реализовать комплекс мероприятий, которые направлены на оптимизацию учета.
В настоящее время основным направлением оптимизации учета денежных средств является внедрение и применение автоматизированной формы учета. Хозяйствующим субъектам рекомендуется приобрести компьютеры и иную электронно-вычислительную технику последнего поколения от известных мировых производителей. Кроме того, на эту технику необходимо установить специализированное программное обеспечение, которое будет работать оперативно и без сбоев.
Использование автоматизированной (машинно-ориентированной) формы учета денежных средств в рамках комплекса оптимизационных мероприятий позволит хозяйствующему субъекту достичь следующих результатов:
- учетный процесс станет механизированным и автоматизированным;
- учетные данные будут отличаться высокой точностью;
- данные учета будут формироваться и предоставляться в оперативном порядке;
- производительность работников учетной службы будет повышена, поскольку они будут освобождены от выполнения простых технических функций, что позволит им большее внимание уделять функциям контроля и анализа хозяйственной деятельности;
- все виды внутрифирменного учета и планирования окажутся взаимоувязанными, поскольку они начнут использовать одни и те же носители информации.
Для того, чтобы использование в организации денежных средств было высокоэффективным, требуется выполнить несколько условий. Во-первых, операции по движению денежных средств и проведению расчетов должны быть задокументированы правильно и своевременно. Во-вторых, наличные денежные средства и ценные бумаги, которые хранятся в кассе хозяйствующего субъекта, должны быть в сохранности, что может быть обеспечено только оперативным и повседневным контролем. В-третьих, нужно проверять соответствие фактического использования средств их целевому назначению, а также установленным срокам, правилам оформления, уведомления, порядку выполнения операции и т.д.
Таким образом, выполнение мероприятий по оптимизации учета денежных средств, которые во многом заключаются в усилении контроля и в улучшении человеческого и машинного факторов, повысит эффективность всей хозяйственной деятельности предприятия (в планах снабжения, производства и реализации продукции).
Критерии оценки эффективности мероприятий по оптимизации учета денежных средств
Разработка и реализация мероприятий по оптимизации учета денежных средств должны быть оценены с точки зрения их экономической эффективности. Эта оценка позволит говорить о том, целесообразно ли было инициирование и проведение данных мероприятий именно в тех формах, в которых они прошли.
Оценка эффективности представляет собой деятельность по применению специальных методов. Как правило, выделяют две группы методов – методы обследования и аналитические методы. К числу основных методов обследования относят инвентаризацию (проверка имущества), опросы (получение мнения экспертов и сотрудников), пересчеты (повторный учет денежных средств), изучение документов (поиск ошибок и фальсификаций). По большей части эти методы имеют качественный характер. В их основе лежит сопоставление фактических данных с нормативными (т.е. с тем, как должно быть).
Также в процессе оценивания эффективности широко используются методы из большой группы аналитических методов. Речь идет про такие методы, как моделирование, прогнозирование, анализ, элиминирование, группировка, графический метод, экспертиза, индукция и дедукция, выборка и сводка и др.
Наиболее используемым является метод экономического анализа. Он заключается в расчете специальных показателей, которые характеризуют текущую хозяйственную деятельность предприятия и изменения в ней. Основным показателем для любой коммерческой организации является размер ее прибыли. Если он увеличивается, то это говорит о том, что путь развития организации был выбран правильно.
Показатель прибыли используется для расчета других показателей, которые предоставляют более детальную оценку экономической деятельности. Например, показатель рентабельности затрат, который выражает отношение прибыли к затратам (например, по учету денежных средств). Увеличение этого показателя также может служить основанием для заключения вывода о высокой эффективности мероприятий по оптимизации учета денежных средств.
Зачастую на этапе планирования мероприятий определяют те значения показателей (нормы), которые должны быть достигнуты по завершению мероприятий. Сравнение фактических значений с плановыми, выявление и измерение отклонений между ними составляют суть процесса оценивания эффективности. Определение причин этих отклонений также является обязательным элементом оценки, поскольку данные о них позволят скорректировать будущие мероприятия по оптимизации учета денежных средств.
