Первичные документы для оформления операций с основными средствами, рекомендации по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ. На сегодня они носят рекомендательный характер.
Формы документов по учету основных средств
- № ОС-$1$ – акт о приеме-передаче основных средств (кроме зданий);
- № ОС-$1$а – акт о приеме-передаче здания (сооружения);
- № ОС-$1$б – акт о приеме-передаче группы объектов (кроме зданий);
- № ОС-$2$ – накладная на внутреннее перемещение;
- № ОС-$3$ – акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных основных средств;
- № ОС-$4$ – акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспорта);
- № ОС-$4$а – акт о списании автотранспортных средств;
- № ОС-$4$б – акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспорта);
- № ОС-$6$ – инвентарная карточка учета объекта основных средств;
- № ОС-$6$а – инвентарная карточка группового учета объектов основных средств;
- № ОС-$6$б – инвентарная книга учета объектов основных средств;
- № ОС-$14$ – акт о приеме (поступлении) оборудования;
- № ОС-$15$ – акт о приеме-передаче оборудования в монтаж;
- № ОС-$16$ – акт о выявленных дефектах оборудования.
Акт приема-передачи
Акты о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-$1$, № ОС-$1$а, № ОС-$1$б) применяются для включения в основные средства ряда объектов, которые поступают:
- приобретением за плату у сторонних предприятия;
- за счет строительства (хозяйственный или подрядный способ);
- безвозмездное получения;
- внесение в качестве части уставного капитала;
- получения в оперативное управление;
- взятия в аренду, лизинг с последующим выкупом;
- поступление по акту дарения;
- от передачи в совместную деятельность, доверительное управление;
- передача в обмен на другое имущество (без противоречий действующему законодательству).
Документ применяется для учета ввода в эксплуатацию (кроме случаев, когда ввод объектов должен вводиться в особом порядке, например, приобретение недвижимости или транспорта, необходимы документы, подтверждающие государственную регистрацию). До представления свидетельства государственной регистрации такие средства не подлежат принятию к бухгалтерскому учету, остаются в составе незавершенных капитальных вложений.
Также акты по этой форме оформляются при выбытии (продажа, мена, безвозмездная передача).
Акт должен быть утвержден руководителем предприятия получателя и сдающего. Составляется не менее чем в двух экземпляров. К нему прилагается техническая документация, по данному объекту.
Документ содержит данные об объекте основных средств: наименование, инвентарный номер, первоначальную стоимость, дата ввода в эксплуатацию, изготовление, поступление на предприятия, срок полезного использования, способ, нормы амортизационных отчислений. Указываются индивидуальные характеристики: содержание драгоценных материалов, качественные и количественные показатели, относящиеся к нему пристройки, приспособления, принадлежности. Указывать нужно два-три наиболее важных показателей, дублирование сведений лучше избегать. При групповом учете характеристика дается в целом по группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.
Графа «Государственная регистрация прав на недвижимость», заполняется при оформлении прав на недвижимое имущество и сделок с ним. При приобретения объектов, бывших в эксплуатации, в формах № ОС-$1$, ОС-$1$а предусмотрен раздел для указания сведений о состоянии объекта на момент передачи. Заполняется он по данным передающей стороны, носит информационный характер.
Если объект основных средств находится в собственности нескольких организаций, записывается его доля в праве общей собственности. На первой странице вносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли), а если стоимость приобретения основного средства была выражена в иностранной валюте – сведения о валюте, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, согласно требований законодательства.
При принятии к учету инвентаря, инструмента, оборудования, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость, поступили в одном календарном месяце, составляется акт по форме № ОС-$1$б.
После оформления акты и все приложения к ним передаются в бухгалтерию предприятия, где на объект открывается инвентарная карточка.
Накладная на внутреннее перемещение
Форма № ОС-$2$ применяется для оформления перемещения объектов внутри организации из одного структурного подразделения в другое. Выписывается передающей стороной в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами подразделений получателя и сдатчика. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта основных средств, третий – получателю. Данные о перемещении вносятся в инвентарные карточки, которые помещаются в картотеку по их новому местонахождению.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств
Актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-$3$) оформляются приема-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.
Составляется в одном экземпляре. Подписывается членами приемочной комиссии, лицами уполномоченным на приемку основных средств, представителем организации проводившей ремонт. Акт утверждается руководителем организации, уполномоченным им лицом, сдается в бухгалтерию. При выполнении работ сторонней организацией оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй – у организации, проводившей ремонт.
Оформление списания основных средств
Оформление списания основных средств оформляется актами о списании:
- форма № ОС-$4$ – списание отдельных объектов основных средств;
- форма № ОС-$4$а – списание автотранспортных средств;
- форма № ОС-$4$6 – списание группы объектов основных средств.
Составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем. Первый экземпляр - в бухгалтерию, второй – остается у ответственного за сохранность лица. Документ является основанием для сдачи на склад, реализации ценностей, металлолома, оставшихся после списания. При списания транспортного средства в бухгалтерию передается документ, подтверждающий снятие с учета в Госавтоинспекции.
Указываются первоначальная, остаточная стоимость, сумма начисленной амортизации, сведения о затратах по ликвидации объекта, о поступлении материальных ценностей от списания.
Оформление документов на оборудование требующее монтажа
Для оформления таких операций используются три первичных документа. При поступлении оборудования к установке составляется в двух экземплярах акт о поступлении оборудования (форма № ОС-$14$). Передача монтажным организациям - форма №ОС-$15$. Если в состав комиссии входит представитель подрядной монтажной организации, отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма № ОС-$15$) не составляется. Представитель монтажной организации расписывается в получении оборудования на ответственное хранение в акте о приеме оборудования (форма № ОС-$14$), ему передается копия акта.
Отклонения при ревизии
Если при ревизии, монтажа, испытания оборудования выявлены дефекты, которые не были установленные при его поступлении на склад, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-$16$). Акт о приеме оборудования (форма № ОС-$14$) является предварительным, составленным по наружному осмотру.
