Базы данных и СУБД на примере Microsoft Access

Понятие о базе данных и СУБД

База данных представляет собой один или несколько специальным образом организованных файлов, которые хранят систематизированную информацию, доступ к которой осуществляется с помощью программных средств системы управления базой данных (СУБД). Иначе говоря, база данных – это совокупность данных, обладающая определенными свойствами:

1. структурированностью;
2. взаимосвязанностью;
3. независимостью от прикладных программ.

Классификация БД

Базы данных можно классифицировать по разным признакам:

1. По характеру хранимой информации БД бывают:

   • фактографическими - хранящими краткую информацию в строго определенном формате, это, так называемые, картотеки;
   • документальными – к ним относятся всевозможные документы, причем не только текстовые, но и графические, звуковые (мультимедиа), а также видеофайлы – все это, так называемые, архивы.

2. По способу хранения данных (по техническим средствам) БД бывают:

   • централизованными – когда вся информация хранится на одном компьютере, который может быть представлен как автономно, так и в качестве сервера сети с открытым доступом для пользователей-клиентов;
   • распределенными – которые используются в локальных и глобальных компьютерных сетях, причем разные части базы хранятся на разных компьютерах.

3. По структуре организации данных БД бывают:

   • реляционными;
   • иерархическими;
   • сетевыми.

СУБД

СУБД предоставляет возможность программистам разработать новые, более совершенные средства обработки данных, а пользователям – возможность непосредственного управления хранящимися данными.

Современные СУБД должны удовлетворять требованиям:

1. возможности манипулирования данными (например, ввод, выбор, вставка, обновление, удаление и др.);
2. возможности поиска и формирования запроса;
3. обеспечения целостности (согласованности) данных;
4. обеспечения секретности и защиты данных (например, от несанкционированного доступа, от аппаратных сбоев).

Основными показателями в работе СУБД являются:

1. высокая производительность;
2. стоимость хранения и использования данных;
3. простота в обращении к базе данных.

На сегодняшний день имеется большое количество СУБД, различающихся архитектурой, внутренним языком программирования, управляющей ими операционной системой и другими характеристиками. Среди СУБД, ориентированных на работу с конечным пользователем, для небольших организаций наиболее популярными являются MS Access, FoxPro, Paradox. Более сложными системами являются распределенные СУБД, предназначенные для работы с большими БД, которые распределены по нескольким серверам. К ним относятся Oracle, Sybase, Informix.

СУБД Microsoft Access

Используя MS Access можно обеспечить одновременный доступ к данным десяткам пользователей. Данная БД используется для хранения больших объемов информации, управления данными, их выборкой, сортировкой и другими действиями.

СУБД работает в 2-х режимах: проектировочном и пользовательском. Первый применяется при создании или изменении структуры базы данных и создании ее объектов. Второй режим используется при непосредственной работе с ранее подготовленными объектами для наполнения БД или получения данных из нее.

Вся информация БД хранится в одной или нескольких таблицах, состоящих из набора однотипных записей, размещенных друг за другом. Эти записи представляют собой строки таблицы, которыми можно управлять. В БД строку таблицы называют записью, а столбец - полем.

Каждая запись может хранить самую разнообразную информацию. Поля одного типа разных записей образуют столбец таблицы, который содержит значения определенного свойства. Поля являются различными характеристиками объекта. Значения полей в одной строке относят к одному объекту. Каждое поле имеет свое имя.

Другие модули БД используются для обработки информации таблиц. Запросы проводят выборку данных согласно определенным условиям. Формы используют для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты выводят оформленные списки записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

Таким образом, объектами базы данных Microsoft Access являются:

• таблицы – основной объект используется для хранения данных и структуры БД;
• запросы – представлены специально созданными таблицами для отбора, сортировки и анализа данных;
• формы – объекты для удобства ввода данных;
• отчеты – выводят данные на бумагу в удобном для просмотра виде;
• страницы – используются для работы в сети Интернет;
• макросы – представляют собой макрокоманды для автоматизации повторяющихся операций;
• модули – используются для обработки событий и вычислений.

Microsoft Access позволяет объединить сведения из различных источников в одной реляционной БД. С помощью создаваемых форм, запросов и отчетов можно быстро и эффективно обновить данные, получить ответы на вопросы, осуществить поиск необходимой информации, проанализировать данные и выпустить на печать отчеты.

В БД сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. В ходе работы с данными из нескольких таблиц устанавливается связь между ними.

Основными действиями, которые пользователь может выполнить, применяя СУБД являются:

• создание структуры базы данных;
• заполнение базы информацией;
• изменение структуры и содержания базы данных;
• поиск информации в базе;
• сортировка данных;
• защита базы данных.

Достоинства и недостатки Microsoft Access

Достоинствами СУБД Microsoft Access являются простота, гибкость, русификация, наличие разнообразных мастеров, конструкторов, надежная работа.

Недостатками Microsoft Access явились слабые средства защиты и восстановления информации, ограничения на объем информации, отсутствие собственного языка программирования, низкая скорость при работе с большими объемами информации.