Что такое архивное хранение?
Архив – это структурное подразделение организации либо специализированное учреждение, осуществляющее хранение, систематизацию и учет документов.
Стоит отметить, что законченные делопроизводством дела так называемого постоянного (более десяти лет) хранения, как правило, в течение одного-трех лет находятся по месту их оформления, а после чего передаются в архив. При этом перед передачей в архив документы в обязательном порядке должны быть оформлены в соответствии с требованиями и описаны в специализированных учетных формах согласно требованиям, предъявляемым Федеральным архивным агентством.
Дела временного срока хранения (до десяти лет) могут быть перемещены в актив только по разрешению руководителя хозяйствующей единицы. Стоит отметить, что даже в случае принятия положительного решения о перемещении документации в архив с ней не проводится такая обработка, какс делами постоянного и хранения. Так, например, они могут храниться в тех же папках, в которых были оформлены на первоначальном этапе, также такая документация, как правило, не пересистематизируется и не подлежит нумерации.
Подготовка дел к архивному хранению
Дела постоянного (более 10 лет) хранения, а также конфиденциальные сведения и информация, связанная с личным составом в обязательном порядке должны быть оформлены в соответствии с особыми требованиями.
Полное оформление включает в себя следующие этапы.
Этап №1. Пересистематизация документация в деле. Для систематизации документации, которая подлежит передаче в архив, формируют единицу хранения, называемую делом. Дело представляет собой документ или комплекс документации, которая относится к одному вопросу. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Документация в деле в обязательном порядке должна быть подшита в прямом хронологическом порядке (в соответствии с датами поступления и порядковой нумерацией), т.е самый ранний документ должен быть первым в деле. Так же из документации в обязательном порядке из документов должны быть извлечены все металлические скрепления для того, чтобы сформировавшаяся ржавчина не повредила документацию.
Этап №2. Нумерация листов дела. Для обеспечения сохранности и закрепления нумерации документации, которая включается в дело, такая документация в обязательном порядке должна быть пронумерована в развернутом виде арабскими цифрами общей нумерацией в верхнем углу именно черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, какие-либо чертежи, диаграммы и прочие документы в виде иллюстраций, который представлены в виде самостоятельного листа, должны быть пронумерована на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты, которые используются для хранения каких-либо вложений должны быть пронумерованы следующим образом: в первую очередь нумеруется конверт, а после чего – последовательно каждое вложение. Стоит отметить, что, если в ходе нумерации были допущены ошибки, то осуществляется их перенумерация.
Этап №3. Оформление внутренней описи документов дела. Внутренняя опись в обязательном порядке оформляется в делах, которые содержат особо ценную и конфиденциальную информации, а также в судебных и следственных делах и т.д. Так же внутренние описи являются необходимыми в случае, если заголовки формируемых дел не в полной мере раскрывают содержание документации, например, «Приказы заместителя генерального директора». Форма внутренней описи, а также порядок ее формирования является строго регламентированной, т.е. регламентируется основными правилами работы архивов организаций. Листы внутренней описи также формируются, но отдельно от документации дела, в ее конце формируется итоговая запись, которая содержит сведения о числе включенных в нее документов дела и числе листов непосредственно внутренней описи.
Этап №4. Формирование заверительной надписи дела. Данная надпись должна быть составлена в соответствии с установленной формой на каждую единицу архивного хранения и является строго обязательной для фиксации особенностей нумерации, учета числа листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Стоит отметить, что запрещено оформлять заверительную надпись на обороте документации и непосредственно на обложке дела. Все изменения, которые будут внесены в состав и состояние дела (например, различного рода повреждения, замена оригиналов документов на копии, информации о осуществленной проверке наличия и состоянии дела) должны быть в обязательном порядке отражены в соответствующей заверительной надписи.
* Этап №5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. На данном этапе, как правило, указывается точное наименование организации и ее непосредственная подчиненность на момент формирования документации, которая включается в дело, заголовок дела, даты оформления документов дела, число листов в деле.
Этап №6. Подшивка или переплет дела. В дело, содержащее документацию, которая подлежит хранению более 10 лет постоянного срока хранения, должны быть подшиты 4 прокола в твердую обложку, требования к которой установлены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации существует возможность, она может выполнить переплет дела.
Особо ценная документация хранятся в закрытых твердых папках с 3 клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, способ упаковки документов, которые поступают на хранение, выбирается тем носителем, на котором они созданы. Для документов, которые оформляются на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (более 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.
