Автоматизация учетных процессов

Учетный процесс

Учетный процесс осуществляется в несколько этапов:

1. На первом этапе ведется текущее наблюдение, производится измерение и регистрация хозяйственных операций. Данные процедуры связаны между собой, их совокупность представляет собой документирование операций.
2. На втором этапе осуществляется группировка и систематизация учетных данных, которые содержатся в первичных учетных документах. На данном этапе происходит: техническая обработка, которые содержатся в первичной документации, их систематизация в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, текущего контроля и управления. Важное значение имеет группировка учетной информации в форме, которая пригодна для целей внутреннего управления и для внешних пользователей. Таким образом, на первом и втором этапах реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии, проводится предварительный, текущий и последующий контроль, в том числе проверка достоверности информации в документах и качества учетных данных на основе результатов инвентаризаций имущества и обязательств.
3. Третий этап учетного процесса заключается в составлении установленных форм финансовой отчетности на основе результатов бухгалтерского учета. Данная отчетность представляет собой совокупность показателей, которые приведены в определенную систему и характеризуют производственно-хозяйственную деятельность предприятия, а также ее финансовое и имущественное положение за определенный период времени.
4. Четвертый этап учетного процесса представляет собой использование учетной и отчетной информации для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Автоматизация учетных процессов

Внедрение автоматизации в учетные процессы осуществляется только после того, как определены цели автоматизации, ее порядок и масштаб, поставлена цель, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа, решены технические вопросы. Качественное внедрение программы является трудоемким и сложным процессом, затраты на это, в большинстве случаев, превышают затраты на приобретение самой программы и соответствующего оборудования. Внедрение может осуществляться собственными силами предприятия или можно заказать такую услугу у сторонней организации. При самостоятельном внедрении можно столкнуться со следующими трудностями: отсутствие опыта автоматизации и отсутствие времени на внедрение, потому что бухгалтерия должна выполнять текущую работу. Чем крупнее организация, тем сложнее процесс внедрения. Сам процесс внедрения делится на следующие этапы:

1. Этап настройки.
2. Этап обучения.

Распространенные программы автоматизации бухгалтерского учета имеют аналогичные наборы изменяющихся составных частей, поэтому процесс настройки программы можно разделить на следующие стадии: настройка плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, поставленной задачей и проведенной оптимизацией; настройка типовых проводок в соответствии с проведенной оптимизацией бухгалтерского учета, особенностями предприятия и поставленной задачей.

После настройки программы переходят к этапу обучения, который делится на две стадии: обучение первого уровня, обучение второго уровня. На первом этапе происходит обучение персонала текущей работе с программой: ведение хозяйственных операций, составление учетных регистров и отчетности, распечатка первичных документов. Работать с программой должен уметь каждый сотрудник бухгалтерии, у которого автоматизировано рабочее место. Эффективной является только та автоматизация, при которой сотрудники работают с программой в режиме «реального времени». Когда программа настроена, а персонал обучен, можно начинать работать, но необходимо учитывать, что со временем произойдет одно из двух (или сразу два) события: изменится форма бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам, поэтому нужно будет производить доработку форм, которые создаются программой, либо (и) изменится характер деятельности предприятия, поэтому придется перенастраивать формы первичной документации, план счетов, автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям. В данном случае требуются более глубокие знания программы, которые позволят проводить доработку, обучение этому и есть обучение второго уровня. Стоит отметить, что обучение второго уровня необходимо проводить только старшему бухгалтеру, который принимает решения об изменениях в системе ведения бухгалтерского учета, а также осуществляет данные изменения.