Все наличные денежные средства предприятия обязательно должны проходить через кассовый учет, независимо от их происхождения и поступления. Это обусловлено требованием со стороны законодательства, наказание за данное нарушение распространяется не только на хозяйствующие субъекты, но и на сами должностные лица.
Документы, участвующие в учете кассовых операций
Для того чтобы оформить процесс движения наличных финансовых средств, необходим определенный пакет документов: приходный и расходный кассовый ордер, а также авансовый отчет. Первый документ, как правило, оформляется во время поступления финансовых средств в кассу, второй необходим для выдачи наличных из кассы, а третий служит для расчета с подотчетными лицами. Остальные документы, которые могут быть задействованы в кассовом учете - приложения к изначальным документам, что подтверждают происхождение или применение денежных средств, то есть они могут быть основанием для создания первичного кассового документа.
По закону, для каждой кассы необходимо вести отдельную кассовую книгу – документ, фиксирующий поступления денежных средств в кассу предприятия и показывающий остаток денег по окончании каждого кассового дня. Новые записи добавляются в нее только на основании авансовых отчетов и кассовых ордеров.
Приходный кассовый ордер: понятие и сущность
Приходный кассовый ордер - это первичный документ, отражающий фактическое поступления наличных финансовых средств в кассу организации. В указанной конфигурации доступ к приходным кассовым ордерам приходит благодаря использованию раздела “Финансы” – панели навигации необходимо перейти по ссылке “Приходные кассовые ордера”. После этого появится окно списка созданных ранее документов.
Рисунок 1. Приходные кассовые ордера. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Все созданные приходные кассовые ордера в 1С автоматически перемещаются в этот список – независимо от того, были они полностью выполнены или только сохранены без проведения. Для каждого отдельного документа отображается вся необходимая информация о них: дата формирования и порядковый номер, наименование организации и кассы, сумма и другие данные.
Можно формировать приходные кассовые ордера и на основании иных документов. В виде документов-оснований можно применять заказы клиентов или счета на оплату. Если в настройках раздела “Оптовые продажи” значится параметр “Использовать счета на оплату клиентам”, то в окне ПКО будет находится вкладка “Счета к оплате”. Там можно найти полный перечень счетов на оплату, которые могут применяться в качестве оснований для формирования ПКО. Если говорить о самих счетах на оплату, то они формируются в разделе “Оптовые продажи”. В данном случае, если в настройках стоит галочка “Использовать счета на оплату клиентам” снят, то во время деятельности с кассовыми ордерами вместо вкладки “Счета к оплате” появится вкладка “Заказы к оплате”. Именно на ней будет отображен список клиентских заказов, которые необходимо использовать в виде оснований для создания ПКО.
Для того чтобы создать ордер о счетах на оплату или клиентского заказа, необходимо открыть соответствующую вкладку, выбрать документ-основание щелчком мыши и нажать в панели инструментов клавишу “Оплатить”. После этого на экране появится окно, в котором можно редактировать приходной кассовый ордер, основные параметры которого заполняются благодаря документу-основанию. Для завершения процесса остается только добавить в документ правки и сохранить его.
Существует второй способ формирования ПКО с использованием документа-основания. Он заключается в применении необходимой команды меню, которая появляется во время нажатия на кнопку “Создать на основании”. Это меню находится в окнах списка и редактирования большинства документов конфигурации.
Создание приходного кассового ордера без зависимости от других документов
Для этого необходимо зайти в подменю “Все действия”, где следующим шагом является выбор пункта “Создание команды”, соответствующей необходимому виду операции. Возможен выбор одного из перечисленных вариантов: Поступление ДС из банковского счета, Поступление оплаты от клиента, поступление из иной кассы, Возврат ДС от поставщика и Прочее поступление ДС. После этого на экране отображается окно ввода и изменения ПКО, которое показывает информацию, зависящую от выбранного типа операции. В том случае, если в окне списка нажать Insert, то окно редактирования и ввода откроется и в это же время, по умолчанию, в программе устанавливается вид операции “Поступление оплаты от клиента”.
Рисунок 2. Поступление оплаты от клиента. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Чтобы отправить документ на принтер, необходимо нажать кнопку “Печать”. Для просмотра или редактирования параметров печати нажмите “Ctrl+P”.
Если говорить о других видах операций, то создание ПКО происходит аналогичным образом, однако вместо одних параметров в окне могут находится совсем другие, порядок заполнения информацией которых будет понятен в любом случае.
Расходные кассовые ордера
Расходный кассовый ордер - это первичный учетный документ, который отображается фактическую выдачу наличности из кассы компании. В программе 1С доступ к расходным кассовым ордерам происходит из раздела “Финансы” – в панели навигации нужно перейти по ссылке “Расходные кассовые ордера”. В этот момент отобразится окно списка созданных до этого документов.
Рисунок 3. Расходные кассовые ордера. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Каждый расходник, который был сформированы в программе, автоматически переходит в данный список, вне зависимости от того, был ли он проведен или только сохранен без проведения. Для каждого документа отображаются все главные данные:
- дата создания,
- порядковый номер,
- наименование предприятия,
- сумма и др.
Существует возможности создания РКО как независимо, так и на основании иной документации. Для документов-оснований можно выбрать заявки на расходование финансовых средств или распоряжения на перемещение денежных средств внутри организации. Но если в пункте “Финансы” будет выбран параметр “Использовать планирование денежных средств”, то создать РКО можно будет только на основании заявки.
Для того чтобы ввести РКО благодаря распоряжению на перемещение или заявки, необходимо выбрать вкладку “Распоряжения на оплату”, выделив документ-основание и нажать кнопку “Оплатить”. В итоге на экране отображается окно редактирования РКО, основные параметры которого заполняются в соответствии с документом-основанием. Останется добавить в документ правки и сохранить его. Стоит заметить, что в список распоряжений на оплату попадают только те распоряжения, которые наделены статусом “Утверждено”.
