Приобретение материальных ценностей с предварительной оплатой по счету в 1С

В программе 1С существует четыре шага оформления операций по приобретению материальных ценностей с предварительной оплатой по счету.

Ввод данных о контрагенте

При новом поставщике необходимо начать работу с ввода информации о нем в справочник "Контрагенты". Данный справочник расположен в меню "Предприятие". При переходе в справочник программа откроет список, в котором нужно открыть группу "Поставщики". Если группы с таким наименованием в справочнике "Контрагенты" нет, то необходимо ее создать с помощью кнопки «Добавить группу», которая выглядит как папка со звездочкой и располагается на командной панели формы списка.

Для создания нового элемента справочника "Контрагенты" нужно нажать "Добавить" и программа откроет пустую форму элемента справочника "Контрагенты", которую нужно будет заполнить сведениями о новом поставщике.

В этой форме есть 4 вкладки. Рассмотрим особенности заполнения каждой из них. Во вкладку "Общие" вноситься информация из счета, который был выписан поставщиком, а именно наименование, ИНН, КПП и код по ОКПО. Во вкладку "Контакты" вносится информация о юридическом адресе поставщика. Вкладка "Счета и договоры" содержит две табличные части: "Банковские счета" (вноситься информация о банке и нерасчетном счете, которые указаны в счете поставщика) и "Договоры контрагентов" (заполняется автоматически программой сведениями об основном договоре с контрагентом). Информация о договоре необходима системе для учета и правильного заполнения документов.

После двойного нажатия мыши по записи о договоре программа откроет форму договора с контрагентом. В форме документа нужно изменить наименование договора на "Поставка по счету" и тип цен "закупочная". Остальные реквизиты договора изменять не нужно. После заполнения всех сведений их необходимо сохранить, нажимая на кнопку "ОК".

Подготовка платежного поручения

Для подготовки платежного поручения нужно открыть журнал исходящих платежных поручений, который расположен в меню "Банк" и создать новый документ при помощи кнопки "Добавить". Программа откроет форму документа "Платежное поручение исходящее", в которой часть полей будет уже заполнена информацией по умолчанию, т.е. будет указана информация об организации, ее банковский счет, номер документа и текущая дата. Если необходимо, то эту информацию можно изменить.

Таким образом, получается, что в документ нужно будет внести информацию о поставщике и условиях оплаты:

• банковский счет поставщика,
• сумма платежа,
• договор с поставщиком,
• ставка НДС.

Бывают случаи, когда банк принимает платежные поручения исключительно в бумажном виде. Тогда нужно распечатать платежное поручение в требуемом числе экземпляров с помощью кнопки "Платежное поручение" или "Печать". Если же с банк принимает платежки по электронным каналам, то используя программу "Клиент банка" можно организовать передачу электронного платежного поручения в банк. Данная программа расположена в меню "Банк" в разделе "1С Предприятие».

Регистрация безналичной оплаты поставщику

После получения банковской выписки, которая подтверждает списание денег с расчетного счета организации, нужно произвести регистрацию оплаты поставщику в информационной базе.

Для этого откройте обработку "Выписка банка", в которой нужно указать организацию, расчетный счет и период. Для добавления новой выписки нажмите на кнопку "Добавить". В новой форме такой обработки нужно указать только расчетный счет организации и дату выписки, а затем нажать на кнопку "Подобрать неоплаченные". Тогда программа в отдельном окне сформирует список исходящих платежных документов с неотраженной ранее оплатой. В сформированном списке документов отметьте галочками оплаченные платежные поручения и нажмите кнопку "Провести отмеченные". Отмеченным платежным документам программа автоматически установит признак оплаты, а документы сформируют проводки перечисления денежных средств.

Регистрация поступления материальных ценностей

В меню "Покупка" откройте журнал документов "Поступление товаров и услуг" и создайте новый документ с помощью кнопки "Добавить". В открывшейся форме нужно указать вид операции:

• "Покупка, комиссия" указывается при поступлении товаров или материалов для обеспечения основной деятельности;
• "Оборудование" – если входящие ценности в последующем планируется ставить на учет в качестве объектов основных средств.

В шапке документа укажите дату поступления, организацию, склад, контрагента и договор с контрагентом. В поле "Комментарий" введите текст "Поступление … по документу поставщика №… от …". На вкладке "Товары" введите перечень входящих ТМЦ из справочника "Номенклатура". Для каждой позиции номенклатуры укажите ставку НДС, количество и цену. Счета учета ТМЦ оставьте без изменений. После заполнения всего документа проведите его с помощью кнопки "Провести".

Чтобы зарегистрировать счет-фактуру, которая получена от поставщика, нажмите на пункт "Счет-фактура полученный". Программа откроет новую форму, в которой введите номер счета-фактуры и дату и нажмите на кнопку "ОК".