Формирование анкеты
Каждый человек должен быть зарегистрирован в системе государственного пенсионного страхования. Поэтому работодатель при приеме на работу должен требовать от кандидатов на работу предъявления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования. Если при приеме на работу у сотрудника не будет страхового свидетельства, то работодателю необходимо в течении двух недель зарегистрировать его в системе обязательного пенсионного страхования. Для регистрации потребуется заполнить и предоставить на работника «Анкету застрахованного лица по форме АДВ-1».
Данная анкета должна быть заверена подписью работника и передана работодателем в территориальное отделение ПФР по месту своей регистрации.
Для начала формирования анкеты необходимо проверить, правильно ли заполнены некоторые поля справочника «Сотрудники», которые заполняются на основании документа, удостоверяющего личность сотрудника. Должны быть правильно заполнены все данные сотрудника, его адрес регистрации и места жительства, страна постоянного места жительства и место рождения.
После заполнения в справочнике всех данных по сотруднику, можно сформировать комплект документов формы АДВ-1 (анкета застрахованного лица) и АДВ-6-1 (опись документов, передаваемых страхователем в ПФР). Эти документы можно сформировать из документа «Подготовка сведений для ПФР». Этот документ расположен в меню «Отчеты» в разделе «Налоговая отчетность».
Документы можно сформировать двумя способами: автоматически и вручную. Автоматическое формирование документов происходит после нажатия на кнопку «Заполнить». При нажатии кнопки программа создаст список сотрудников, у которых не указан страховой номер ПФР. При ручном формировании документов нужно воспользоваться кнопкой «Добавить в пачку» и включить в список тех сотрудников, которые не имеют страховых номеров.
Чтобы сформировать печатную форму и файлы нужно нажать на кнопки «Печать» и «В файл». Работодатель после получения страховых свидетельств обязан их выдать работнику, а работник должен расписаться в сопроводительной ведомости, которая подтверждает получение страхового свидетельства.
Подготовка документов на работника, выходящего на пенсию
Перед началом формирования данных, надо проверить, правильно ли начислены страховые взносы в ПФР на финансирование страховой и накопительной части трудовой пенсии работника. Сравнить начисляемые страховые взносы с установленными тарифами в 22 статье Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ. Работодателю нужно вручную сформировать комплекты документов СЗВ-4 и АДВ-11. Документы формируются из документа «Подготовка сведений для ПФР», который расположен в меню «Отчеты» в разделе «Налоговая отчетность». В документе «Подготовка сведений для ПФР» нужно нажать на кнопку "Добавить в пачку" и указать «Тип сведений ПЕНС». После чего нужно добавить в список работника, который выходит на пенсию.
Формы СЗВ-4 предаются пачками с описями по форме АДВ-6-1. Кроме того передаются сведения о страховом стаже сотрудника и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование сопровождаются "Ведомостью уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование"
На вкладке "Форма АДВ-11" нужно вручную ввести задолженность по уплате страховых взносов на начало и на конец расчетного периода по месяцам, в которых была образована задолженность, а также сумму, уплаченную в расчетном периоде
Печатные формы и файлы формируются с помощью кнопок «Печать» и «В файл».
Стаж работника
У работников может быть как непрерывный стаж работы, так и с перерывами. Все перерывы в стаже в бухгалтерии предприятия не отражаются автоматически, их нужно вносить в форму СЗВ-6-4 вручную. Для этого нужно выделить эту форму и выбрать сотрудника с перерывами в стаже. Затем нажать на кнопку «Редактировать» и в поле «Записи о стаже» внести изменения в таблице.
Если работник непрерывно работал весь период, то запись будет одна, если у него были периоды болезни, беременности и родов или отпуск без содержания, то тогда нужно добавить новую запись. В новой записи надо указать период и причину перерыва, а в графе «Исчисляемый стаж» - «Период временной нетрудоспособности», а затем нажать на кнопку «Ок», для сохранения изменений. Затем надо обновить сведения, которые были ранее созданы в квартальной отчетности ПФР, нажав на кнопку «Обновить/учесть исправленное».
При нажатии кнопок:
- «Проверить», программа запускает операцию проверки отчета на ошибки;
- «Печать» программа формирует печатные формы отчетов;
- «Отправить» программа отправляет отчет непосредственно из программы 1С.
При готовности отчета и принятии его в ПФР, необходимо установить статус «Сведения отправлены». Если этот статус будет не установлен по комплекту документов, который уже был принят, то в следующем отчетном периоде отчеты не сформируются.
