Сущность оперограмм и функциограмм
Оперограммы и функциограммы - это графические изображения операций и функций.
Хотя понятия оперограммы и функциограммы часто используются совместно, преимущественно в сферах оптимизации управленческих и других процессов, научной организации труда, между ними есть определенные различия. Поэтому важно определить каждое из приведенных понятий.
Оперограммой называют организационный документ, который регламентирует процессы обработки неких объектов; таблицу, в строках которой указываются осуществляемые операции, а в столбцах ответственные исполнители.
Таким образом, оперограмма представляет собой одну из разновидностей таблично-графического представления последовательности операций (производственных или управленческих). Оперограмма отражает связь между исполнителями и последовательностью операций.
Под функциограммой понимают график распределения возложенных на сотрудников функций, основанный на должностных обязанностях и результатах практических наблюдений.
Функциограмма служит для графического отображения системы функций. Она предусматривает обобщенное изображение вовлечения в процесс конкретных исполнителей, проявляющееся через непосредственно описанные функции конкретного исполнителя.
На основе простого логического анализа функциограммы могут быть сформулированы предложения по оптимизации. Благодаря этому инструменту становятся хорошо видны такие моменты, как:
- неэффективность при распределении должностных обязанностей,
- дублирование операций,
- неравномерность загрузки исполнителей,
- избыточная передача результатов операций между отделами.
Таким образом, оперограммы и функциограммы могут рассматриваться как инструменты организационного проектирования. На этапе предпроектного проведения обследования и технического проектирования эти методы способствуют достижению разных целей. В первом случае они выступают в роли графического изображения обобщенной информации об исследуемом объекте, применяются как методы анализа собранных данных. Иными словами, представляют собой модели существующей системы функций и операций. Во втором случае они служат методом моделирования новых систем, представляя в графическом формате спроектированные функции и операции.
Использование оперограмм и функциограмм
В целом предприятие может быть рассмотрено как система, которая на входе потребляет ресурсы, преобразует их внутри себя и выдает на выходе продукцию: товары, работы, услуги. Эта система является процессом, ориентированным на получение результата в соответствии с целями организации. Поэтому рационализация деятельности требует рассмотрения всех процессов.
Понятие процесса является многозначным.
Под процессом понимают совокупность взаимодействующих или взаимосвязанных видов деятельности, обеспечивающих преобразование входов в выходы.
Процесс может быть рассмотрен как последовательность выполнения работ, операций или функций, предназначенных для получения результата, обладающего потребительской ценностью. Любой процесс базируется на следующих принципах:
- целенаправленность, предполагающая способность благодаря процессу получать определенный результат. Это обязательный элемент процессного подхода, служащий ключевым критерием оценки при выборе процессов, показателей эффективности и проведении оценки мероприятий по оптимизации,
- взаимодействие. Это важная категория, которая позволяет определить степень соответствия получить участникам процесса результата потребностям потребителей,
- последовательность. Речь идет об очередности действий, которые выполняются в соответствии с установленными условиями и определяют направление дальнейшего движения. Если последовательность выстроена правильно, она позволяет исключить ненужные операции, снизить стоимость и длительность процесса, улучшить качество результата.
Используемые в организационном проектировании методы предназначены для проведения реинжиниринга бизнес-процессов, создания эффективных и оптимальных процессов. Реинжиниринг подразумевает проведение фундаментального переосмысления и радикального перепроектирование текущих процессов в целях существенного улучшения ключевых показателей результативности бизнеса. Только за счет комплексного использования различных инструментов возможно смоделировать эффективный процесс. Каждый из применяемых методов позволяет раскрыть определенные аспекты рационализации за счет специфики применения. Так, оперограмма гармонично вписывается в процессный подход, в то время как функциограмма преимущественно выступает как производная функционального подхода. Лучшие результаты достигаются при соединении двух концепций.
Оперограммы и функциограммы были разработаны в рамках советской рационализации управленческого труда, базирующейся на научной организации труда. Научная организация труда предполагала внедрение новейших достижений науки и техники, а также организационных мероприятий, обеспечивающих достижение при минимальных затратах более высоких трудовых результатов за счет повышения эффективности. В сфере управления научная организация труда проявляется в рационализации труда руководителей. Осуществление рационализации управленческого труда ведется по двум направлениям:
- организационному,
- техническому.
Поскольку ранее управленческий труд в значительной степени характеризовался как работа с документами, рационализация управления рассматривалась в тесной взаимосвязи с делопроизводством. Исследование документирования, документооборота и документационного обеспечения управления выступает важнейшей частью организационного проектирования, в рамках которой применяют графические методы детализированной фиксации наблюдаемых фактов для последующего анализа.
