Актуализация стандартов - это деятельность по внесению в стандарты предприятия изменений, дополнений, поправок и иной информации, которые обеспечивают рабочее состояние стандартов.
Теоретические основы актуализации стандартов организации
Одно из главных требований международных стандартов ISO 9000, которые посвящены вопросам менеджмента качества организации, заключается в необходимости своевременного проведения актуализации используемой нормативно-технической документации. В том числе это касается стандартов - нормативных технических документов, которые устанавливают нормы, правила, требования к объекту стандартизации (им могут быть изготавливаемые продукты, используемые средства и предметы производства, ход производственных процессов и др.).
Актуализация стандартов организации представляет собой деятельность по внесению в них изменений, дополнений, поправок и иной информации. Она направлена на то, чтобы стандарты организации находились в рабочем состоянии.
Если база стандартов организации будет постоянно обновляться, то в ходе хозяйственной деятельности применяться будут только актуальные документы, что является гарантией соответствия выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям. Следовательно, выполненным окажется одно из существенных условий успешного ведения бизнеса.
Функции по актуализации стандартов организации возлагают на специализированное структурное подразделение или отдельных должностных лиц. В случае наличия в организации большого числа по содержанию сложных стандартов руководство может принять решение об обращении в специализированную коммерческую компанию за получением услуг аутсорсинга - ее специалисты и приглашенные эксперты за денежное вознаграждение обследуют нормативно-техническую документацию организации и сформулируют рекомендации по внесению в нее тех или иных изменений.
Важность актуализации состоит в том, что не допускается применение в работе организации тех стандартов, которые ее не прошли. В связи с этим одним из главных принципов актуализации стандартов является проведение соответствующих проверок на постоянной основе.
Практическая деятельность по актуализации стандартов организации
Актуализация стандартов организации, как правило, осуществляется посредством последовательной реализации следующих этапов:
- Составление планов проведения проверки актуальности стандартов организации.
- Непосредственное проведение проверки актуальности.
- Документирование результатов проведенной проверки посредством оформления соответствующего акта.
- В случае обнаружения необходимости внесение изменений в стандарты организации по результатам проверки актуальности.
- Фиксация результатов проведения актуализации в проверенных стандартах организации.
По общему правилу, планирование актуализации стандартов организации должно проводиться ежегодно или с иной зафиксированной частотой, обусловленной, прежде всего, частотой изменения действующего законодательства, а также темпами научно-технического прогресса. Веское слово в данном вопросе принадлежит руководителям организации, а также приглашенным аудиторам. Результатом планирования является согласованный и утвержденный график проведения проверок на ближайший год.
Актуальность стандартов организации проверяется в соответствии с графиком специальной комиссией, которая в большинстве случаев возглавляется представителем руководства по системе менеджмента качества. Точный состав комиссии объявляется приказом руководителя организации.
Проверка актуальности стандартов организации проводится по следующим вопросам:
- соответствие стандартов организации действующим применимым законодательным, нормативным правовым требованиям;
- соответствие стандартов организации ее политике и целям в области качества, а также организационной структуре;
- степень устранения нарушений, которые были выявлены по итогам проведения внутренних и внешних аудитов, и степень выполнения назначенных корректирующих действий (мер) относительно проверяемых стандартов организации;
- степень реализации персоналом и руководством организации своих полномочий по улучшению системы менеджмента качества относительно проверяемых стандартов;
- физическое состояние стандартов (наличие ошибок в тексте, в оформлении и т.п.).
Кроме того, проверка актуальности стандартов организации требует выявления в то же время необходимости внесения соответствующих изменений в другие документы системы менеджмента качества, которые имеют непосредственную связь с предлагаемыми корректировками. Данные об этом вносят в акт проверки. Таким образом обеспечивается целостность системы менеджмента качества организации.
Оформление акта является обязательным результатом проверки стандартов организации на предмет их актуальности. Именно в акте излагаются все высказываемые в ходе проверки предложения и замечания. На их основе впоследствии вносятся изменения в стандарты.
В стандарты организации еще необходимо внести отметки о проведенной процедуре актуализации. Это осуществляется путем простановки на обороте титульного листа стандарта штампа «Актуализирован». Штамп в подлинниках и копиях стандарта проставляется уполномоченным лицом на основании актов проверки в течение трех рабочих дней после их получения.
Таким образом, актуализация стандартов является одним из важных направлений деятельности организации в области нормативно-технического регулирования. Для того чтобы она осуществлялась с высокой степенью эффективности, необходимо, прежде всего, следить за реализацией графика актуализации, за результативностью мероприятий, назначенных по результатам проверок актуализации, а также за надлежащим оформлением документированной информации.
