Процессы формальной организации

Формальная организация

Стоит отметить, что цели организации - это некие конечные состояния или какой-то желаемый результат, итог, к которому стремится вся команда. Целей может быть несколько - стратегические, индивидуальные, оперативные, тактические. Сам процесс совместного формирования целей считается основной движущей и координирующей силой организации.

На основании поставленных целей строится организационная структура - это логические отношения между различными уровнями управления и какими-то конкретными функциональными сферами, построенные в форме, позволяющей наиболее быстро и качественно достигать всех целей той или иной организации.

Формальная организация — это такая организация, которая всегда формируется исключительно по воле руководства для того, чтобы достичь конкретных целей. Формальными организациями можно считать различные руководяцие группы, разнообразные комитеты, а также определенные рабочие группы. Стоит отметить, что их функции заключаются в осуществлении каких-то конкретных задач и достижении определенных целей.

Все организации отличаются друг от друга своими функциями, методами, принципами управления, сложностью выполняемых операций и т. д.

Однако есть характеристики, общие для всех организаций:

1. Ресурсы - человеческий, основной и оборотный капитал, различные технологии, данные.
2. Разделение труда, которое может быть как горизонтальным, так и вертикальным.
3. Сильная зависимость от внешних условий и внутренней среды: ни одна организация не может функционировать в изоляции.

Внешняя среда - политика, технологии, общество, социальные нормы, рынок труда, рыночные условия, различные поставщики, всевозможные банки, клиенты, работники, конкуренты, собственники, жители конкретного района, а также органы власти. Влияние этих факторов различно. Важно учитывать влияние каждого из этих факторов. К тому же, просто необходимы действенные способы влияния на них.

Важно, что под внутренней средой организации обычно понимают различные ситуационные факторы внутри конкретной организации, которые считаются итогом различных управленческих решений. Это экономический механизм организации, ее структура.

Они включают:

• цели конкретной организации, ее организационная структура;
• задачи;
• инструменты;
• люди (человеческие ресурсы).

Процессы формальной организации

Рассматривая организацию как систему, убеждается, что каждое предприятие представляет собой набор процессов, отсутствие которых означает, что предприятие не функционирует.

В любой организации одновременно происходит большое количество процессов, различающихся как по своему назначению, так и по основным характеристикам.

В наиболее общем подходе все ключевые процессы в организации делятся на две группы:

• материальные;
• информационные.

Как правило, обе группы процессов происходят во всех организациях, но в некоторых могут преобладать материальные процессы (например, на предприятиях, связанных с переработкой сырья в продукты), в других – информационные (например, в консалтинговых фирмах, где сбор, обработка и продажа информации отражают их назначение).

Другой подход к классификации всего набора процессов, происходящих в организации, основан на их роли в формировании каких-то новых ценностей.

По этому критерию все процессы делятся на три группы:

• основной или базовый, включая все типы работ, которые связаны с созданием продукции или каких-то определенных услуг и обеспечением жизнедеятельности организации;
• вторичный или обеспечивающий, главной задачей которого считается поддержание всех важных процессов с точки зрения их непрерывности и эффективности;
• управление (инфраструктура), включая работу по формированию и закреплению необходимых целей и тенденций первых двух групп процессов; они создают необходимые условия и применяют факторы, которые нужны для достижения целей организации.

Здесь инфраструктура включает в себя процессы управления, которые важны для реализации общего администрирования, осуществления планирования финансирования, бухгалтерского учета, юридического сопровождения, отношений с государственными учреждениями.

Для получения прибыли компании необходимо постоянно отслеживать затраты и ценности, создаваемые в каждом звене цепи, и изменять процессы для улучшения и повышения их эффективности. Такие задачи обычно осуществляют с помощью процессов управления. В итоге принимаются все необходимые решения о действиях, которые обязательно должны быть выполнены в организации. Это подчеркивает важность разработки процессов и их взаимосвязи.

Стоит отметить, что взаимосвязь таких процессов помогает создавать различные ценности и формировать прибыль, что наглядно представлено моделью, предложенной М. Портером и названной им «цепочкой создания стоимости».

Некоторые из процессов, которые организация выполняет лучше, другие - хуже по сравнению с конкурентами. В контексте борьбы за выживание и рынки важно идентифицировать (идентифицировать, признать) те типы компетенций, в которых возможно достижение наилучших результатов (показателей) и повышение конкурентоспособности.

Наиболее важной и практически незаменимой формой организации считается выбор, приспособление и использование инструмента воздействия.

Основные процессы на пути производства. Сначала в форме маркетинговых данных, проекта, а потом в виде материального объекта (программного продукта, услуги и т. д.). Вы можете использовать диаграмму жизненного цикла продукта в качестве диаграммы, чтобы выделить основные процессы.

Помимо основных процессов в организации, существуют также вспомогательные процессы. Эти процессы не находятся в непосредственном контакте с продуктом и нужны для того, чтобы обеспечить нормальное осуществление всех основных процессов.

Вспомогательные процессы обеспечивают работу основных процессов (техническое обслуживание оборудования, обеспечение энергоресурсами и производственной средой, обеспечение работы офиса, информационная поддержка, финансовая поддержка, экологический менеджмент, PR-деятельность и связи с общественностью и т. д.).