Формальные коммуникации в организации

Формальные коммуникации в организации

Официальные каналы связи устанавливаются в административном порядке в соответствии с официальной организационной структурой команды. Они соединяют людей в этой структуре, как вертикально, так и горизонтально.

Официальные коммуникации - это коммуникации, связывающие какие-то отдельные компоненты структуры той или иной организации, исходящие из имеющихся целей, существующих в организации, и устанавливающиеся с помощью правил и норм, которые закреплены в определенных должностных инструкциях, а также внутренних правилах, регулирующих взаимодействие сотрудников или подразделений.

Как уже упоминалось, все формальные коммуникации обычно определяются именно организационной структурой того или иного предприятия, а также имеющейся взаимосвязью различных уровней управления и существующих функциональных подразделений. Чем больше уровней контроля, тем больше вероятность искажения информации при формальном общении, поскольку каждый уровень контроля может настраивать и фильтровать сообщения.

Важно, что формальные коммуникации всегда отражают те связи, которые нужны для правильного и эффективного выполнения всех важных функций и различных полномочий. Стоит отметить, что эти связи всегда определяются характером и способом распределения всех имеющихся функций. Данная информация обычно выражается в виде некого письменного сообщения. Такие письменные сообщения имеют множество положительных моментов. Ведь они способны храниться как записи и справочные источники; часто более точно и точно сформулировано, чем какие-то устные сообщения; иногда они даже способны сэкономить собственное время и деньги.

Официальные сообщения используются для выполнения большого объема работы при заключении сделок и соглашений, с изложением организационных схем и правил, составлением корпоративных уставов и других юридических документов, публикацией информационных бюллетеней, меморандумов, составлением договоров и жалоб, рекламой и сообщениями в прессе, изложением курса. деятельности, делегирование полномочий, должностные инструкции и многое другое.

Письменные сообщения в официальных сообщениях имеют свои недостатки. От людей ожидают, что они будут внимательны и аккуратны при составлении сообщений, но зачастую это не так. Те официальные сообщения, которые были плохо написаны, сопровождаемые многочисленными письменными и устными «объяснениями», делают последнее сообщение сложным и запутанным.

Интересно, что формальные коммуникации обычно реализуются между компонентами формальной структуры той или иной организации, поэтому между ними имеются определенное межуровневое общение (нисходящее и восходящее). К тому же, существуют еще и горизонтальные коммуникации, которые реализуются обычно между подразделениями какого-то одного уровня в иерархии конкретной организации. Важными являются еще и коммуникации «руководитель — подчиненный», «руководитель - рабочая группа». Способами формального общения являются:

• письменное общение,
• устная речь.

Формальное общение происходит в организованных группах-единицах, созданных по инициативе администрации. Руководители этих отделов и члены формальных групп назначаются администрацией (лидерами). Таким образом, в некотором смысле формальные коммуникации иногда являются вынужденными коммуникациями, которые менеджеры должны учитывать в своей работе.

Принципы осуществления формальных коммуникаций

Можно выделить следующие принципы организации формальных связей:

• мониторинг отношения персонала к организации и управлению;
• последовательность и регулярность общения;
• необходимость сообщать как хорошие, так и плохие новости;
• персонификация и искренность общения, его личный характер;
• информирование персонала о перспективах развития организации;
• креативный и инновационный подход к выбору коммуникационных решений;
• полицентризм и разнонаправленность коммуникаций.

Отдельно стоит рассмотреть такую составляющую формальных коммуникаций как «руководитель-подчиненный», так как она составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан со следующими аспектами взаимодействия между руководителем и подчиненным:

• уточнение целей, приоритетов и ожидаемых результатов;
• обеспечение участия в решении задач отдела;
• обсуждение вопросов производительности;
• достижение признания и вознаграждения с целью мотивации;
• улучшение и развитие способностей подчиненных;
• сбор информации о возникающей или реальной проблеме;
• объявление подчиненного о будущих изменениях;
• получение информации об инновациях, идеях, улучшениях и предложениях.

Общение между менеджером и рабочей группой в целом позволяет менеджеру повысить эффективность работы группы. Все члены группы участвуют в обмене информацией, и у каждого есть возможность подумать о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как работать вместе, о предстоящих изменениях и их возможных последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях. для инноваций. Кроме того, рабочая группа собирается без лидеров, чтобы обсудить проблемы, улучшения или изменения. Такое общение может повысить удовлетворенность сотрудников своей работой.

В отличие от формальных, неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого общения по разным причинам: жизненным, психологическим, ситуативным. Это сообщения, которые не зафиксированы ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу.

Формальные и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии, и отношения между ними варьируются в зависимости от различных факторов. Целенаправленный механизм влияния на коммуникации со стороны Администратора позволяет регулировать это соотношение, баланс которого является результатом управленческой деятельности.