Сущность и типы коммуникации в организации
Коммуникация - это взаимодействие между субъектами (людьми или группой людей), которое характеризуется передачей от одного субъекта к другому некой информации с последующим ее принятием.
Исходя из этого определения можно выделить основные и необходимые компоненты коммуникации: два субъекта (отправитель и получатель), сама информация (сообщение), канал коммуникации (способ, с помощью которого сообщение перемещается от источника к получателю).
Важным компонентом коммуникации является эффект коммуникации или обратная связь от получателя - это та мера совпадения или несовпадения смысла сообщения, который исходно был у отправителя, с тем, который сформировался у получателя.
По самой структуре организации выделяют формальную и неформальную коммуникацию. Формальная коммуникация осуществляется либо непосредственно между людьми, но в системе статусных отношений (коммуникация с начальником в приемные часы) либо опосредованно через организационные документы (приказы, протоколы, заявления). Любая коммуникация, не подкрепленная документально, и находящаяся вне иерархической структуры, носит характер неформальной коммуникации. В качестве средств неформальной коммуникации выступают психологические приемы: поддержка, агрессия, давление. Важно отметить, что неформальные коммуникации ориентированы не только на межличностное общение между сотрудниками, но и на решение таким способом профессиональных задач. Не раз приходилось слышать такое устойчивое выражение, что все самые гениальные идеи рождаются в курилке.
В организационной культуре должен быть соблюден баланс формальных и неформальных отношений. Доминирование формальных коммуникаций может говорить о высокой конкуренции внутри организации, отсутствие близких отношений. А преобладание неформальных отношений снизит целеустремленность, стремление к профессиональному развитию.
По средствам осуществления коммуникации она может быть: непосредственная (при непосредственном контакте двух субъектов) и опосредованная (с применением особых средств и процедур: телефоны, интернет-почта, мессенджеры; правила, нормы, ритуалы).
По способам осуществления коммуникация может быть: вербальная (устная и письменная речь) и невербальная (позы, жесты, мимика, схемы, таблицы).
По направленности коммуникация бывает: вертикальная (от вышестоящих должностей к нижестоящим и наоборот), горизонтальная (между сотрудниками одного уровня), диагональная (между сотрудниками одного отделения и руководителями другого отделения).
Для управления коммуникациями внутри организации вводится коммуникационный регламент. Это документ, отражающий структуру связей внутри организации: он подробно описывает, сотрудники каких должностей, с помощью каких средств могут обращаться к другим сотрудникам. К коммуникационным мероприятиям можно отнести формальные виды: собрание, совещание, заседание, конференция; а также неформальные: корпоративы, выезды, праздники.
Все перечисленные мероприятия ориентированы повышение эффективности деятельности, а также позволяют оформить коммуникацию не просто как вид межличностного взаимодействия, но как часть профессиональной деятельности.
Коммуникативные технологии: особенности, виды
Под коммуникативными технологиями понимают программу действий, имеющих четкий алгоритм и последовательность, которые направлены на управление коммуникацией с целью решения значимой для субъекта задачи.
В таком ключе, коммуникативные технологии выступают в качестве инструментов, воздействующих на мышление и поведение других людей (установки, убеждения) с целью решения для субъекта социально значимых задач.
Для того, чтобы разработать успешную технологию коммуникации, способную решить значимую социальную задачу, важно предварительно совершить следующие действия:
- определить целевую аудиторию: кто те люди, которым Вы хотите сообщить значимую для Вас информацию. Каковы ценности Вашей целевой аудитории, с использованием которых Вы сделать информацию, значимую для Вас, значимой и для них.
- определить динамику аудитории: каков уровень осведомленности и вовлеченности аудитории в ту тему, к которой относится Ваше сообщение. Каково эмоциональное отношение аудитории к ней, ее поведенческие реакции.
- определить содержание обращения (что важно сказать), как сделать это убедительно с помощью структуры сообщения (где выполнить акценты, грамотно оформить аргументацию). В формировании структуры сообщения очень важно опираться на источники, имеющие значимость для данной аудитории.
- определить средства коммуникации: личная, опосредованная (визуальная, аудиальная, письменная, событийная: мероприятия, конференции, совещания)
- определение формы учета обратная связи: лично, через анкетирование, по телефону.
Довольно важной частью формирования технологии коммуникации является выбор приемов, которые можно и нужно использовать с данной аудиторией. Наиболее распространенными приемами являются следующие виды:
- приёмы внимания работают на концентрацию внимания аудитории или отвлечение: например, “дымовая завеса” (использование второстепенной, но яркой информации, в качестве основной для отвлечения от важной информации, но нежелательной); “белого шума” - предоставление информации единым потоком, так что сложно разделить ее на смысловые фрагменты.
- приёмы доверия работают на увеличение доверия аудитории: привлечение к информации опыта экспертов, знаменитостей, личного опыта
- приёмы интерпретации работают на упрощение понимание информации: например, “навешивание ярлыка” (преподнесение аудитории готовой категории явления или объекта)
- приёмы подкрепления работают на закрепление полученной информации в памяти аудитории: через акцентирование на последнем слове сообщения, с помощью повторов значимой информации, предоставление информации с ореолом новизны
Особенности реализации коммуникативных технологий в ДОУ
ДОУ - это дошкольные образовательные учреждения, т. е. детские сады.
Это особая сфера с точки зрения подбора персонала, которая имеет свои особенности. В этой сфере выделяют 3 наиболее актуальные проблемы. Во-первых, это старение педагогических кадров. Во-вторых, сложности профессиональной переподготовки этих кадров (высокая сопротивляемость к инновациям, сложности адаптации к цифровизации). В-третьих, слабый приток молодых специалистов.
Перечисленные проблемы рождают сложности в структуре дошкольных образовательных учреждений. Основная трудность - доминирование иерархизованной традиционной структуры взаимоотношений. Она рождает формализованное отношение персонала к своей профессиональной деятельности, тормозит мотивацию к профессиональному саморазвитию, затрудняет процесс обновления кадров, включения и адаптации новых сотрудников. В том числе, в результате преобладания вертикального способа коммуникации формируются дисфункциональные связи по горизонтальному и вертикальному типа коммуникации: негативизм по отношению к коллегам из других отделов, к начальству других подразделений, отсутствие навыков командной работы, ярок выраженный индивидуализм, деградация собственных профессиональных навыков.
В такой ситуации чрезвычайно важно развивать неформальную сторону общения внутри самого ДОУ: организовывать ежемесячные тренинги групповой сплоченности, эмоциональные шеринги, на которых все сотрудники делятся своими переживаниями и трудностями. Рекомендуется чаще организовывать совместную деятельность с другими отделами: субботники, украшения ДОУ. Можно устраивать совместные праздники, корпоративы, выезды, экскурсии. С точки зрения размывания иерархичности, важно организовывать коллегиальные органы управления в ДОУ: общие советы, педагогические советы.
Действенными коммуникативными технологиями в организация такого типа могут быть следующие приёмы: делегирование части работы руководителя своим сотрудникам под предлогом интересной работы (если какие-то сотрудники хорошо выполняют свои обязанности, им можно отдать часть своей работы под предлогом профессионального развития). Неумение делегировать работу - признак централизации власти, что опять же губительно сказывается на организационной структуре.
Чрезвычайно успешной технологией является публичное признание заслуг сотрудника: данный прием является одним из видов нематериального поощрения, который влияет на сотрудника гораздо сильнее материальной стимуляции, поскольку закрывает его социальные потребности в принятии группой, авторитете среди коллег. Такой прием можно осуществлять на публичных собраниях, в социальных сетях, высылать личное письмо на почту.
Также очень важной коммуникативной технологией управления персоналом является сообщение информации сотрудникам. Это может быть информация о планах организации, перспективных проектах, разработках программ, о работе организации и т.д. Такой прием формирует у сотрудников ощущение того, что им доверяют, с ними делятся. Это чрезвычайно сплачивает группу, объединяет ее членов.
Хорошим приемом является организация способов реализации для сотрудников обратной связи: это могут быть отдельно выделенные места для выражения мыслей, предложений, эмоций. Хорошим вариантом являются чаты в социальных сетях организации. Такой приём дает сотрудникам чувство нужности и важности их мнения, а также ощущение, что это мнение способно повлиять на структурные изменения. В том числе, руководителю важно вербально выражать обратную связь по работе сотрудников на собраниях, неформальных мероприятиях.
Таким образом, основные коммуникативные технологии ориентированы на выражение ценности сотрудника, признания его профессиональных качеств, через которые можно стимулировать его к дальнейшему развитию.
