Техника договорной работы

Основой эффективной договорной работы в любой компании выступает правильно разработанный Договорный регламент. За счет налаженной договорной деятельности можно предотвратить многие ошибки, а также недоразумения, которые могут оттянуть на себя человеческие и финансовые ресурсы. Кроме того, она будет способствовать возможности избежать различных споров в суде. Еще несколько лет назад активно обсуждался вопрос касательно того, так нужен ли Договорный регламент или нет, сейчас все изменилось и стало важно сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент смог отразить все стадии договорной работы конкретной организации. То есть, чтобы он был оптимальным с позиции организации управленческих процессов в конкретной организации и смог минимизировать все риски, а также смог бы выступить в виде рабочего документа. Он должен исполняться всеми сотрудниками компаниями, а также ее руководителем.

Согласно сложившейся судебной практике реализация генеральным директором сделки без соблюдения принятых в организации внутренних процедур судами рассматривается в виде доказательства отсутствия разумности и добросовестности в действиях, совершаемых директором. При этом в процессе совершения сделки это выступит базой для того, чтобы взыскать с директора убытки, которые были причинены в ходе совершения подобных действий.

Цель разработки Договорного регламента

Любой из Договорных регламентов должен быть разработан для того, чтобы:

• минимизировать правовые, экономические и налоговые риски;
• выступить в виде внутреннего документа, отражающего порядок договорной работы в компании.

Примерно 90% управленческих решений документируются. Никакая легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не должна осуществляться без оформления соответствующих документов. Это значит, что договор должен быть заключен в той или иной форме.

В силу того, что договорная работа сквозной нитью проходит через каждое структурное подразделение компании, как раз Договорный регламент станет тем самым единым алгоритмом для реализации совместных действий.

Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, достаточно своеобразны для каждого отдельно взятого юридического лица, а значит сделать их единообразными попросту невозможно.

Предмет Договорного регламента

Следует отметить некоторые моменты:

1. Договор представлен сделкой, которая отражает согласованную волю двух, либо более лиц, а также их действия, что направлены на установку, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. К договорам принято применять правила о двухсторонних и многосторонних сделках.
2. Договор представлен в качестве письменного документа, где отражены условия указанных обязательств. Сделки юридических лиц между собой и гражданами должны быть зафиксированы в письменном формате. В соответствии со статьей 432 ГК РФ договор может быть заключен за счет направления оферты одной из сторон и ее акцепта (то есть, принятия предложения) другой стороной. Отсюда можно сделать вывод, что подписание сторонами единого документа (договора) выступает не единственным способом заключения договора.

Подписанный сторонами единый документ, а также предложение и ответ, вкупе с определенными конклюдентными действиями выступают в качестве заключенной сделки. Поэтому потребуется определить, какие из документов попадают под действие Договорного регламента, а какие нет.

Из зоны ответственности Договорного регламента необходимо исключить договоры, в которых содержатся сведения, что составляют государственную тайну, а также договоры из области трудовых отношений.

Группа исключений может быть дополнена договорами, которые содержат сведения конфиденциального характера, включая информацию, составляющую коммерческую тайну. Целесообразность подобных исключений обуславливается спецификой документооборота подобного рода документов, поэтому работа с ними должна быть регламентирована отдельными организационными документами.

Каждая компания может самостоятельно менять им дополнять перечень документов. К примеру, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных компаний, может быть предусмотрено заключение договора при помощи обмена документами за счет почтовой, факсовой, электронной и прочих видов связи с обязательным указанием условия касательно переоформления договора. Причем, реализуется это посредством создания единого документа, который подписывается сторонами. Также в нем указывается, как и когда он был заключен.

Этапы договорной работы

Договорная работа состоит из ряда этапов. Первой стадией является принятие решения касательно заключения договора, а последней – его архивное хранение. Все этапы важны, однако, не все они должны быть регламентированы одним локальным нормативным актом.

Принимать решение о заключении договора тесно связано с необходимостью совершения закупки товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно приниматься компетентным лицом. Выбор контрагента производится следующими способами (включая предусмотренные законами для отдельных категорий организаций):

1. Конкурентные закупки (в виде заказчика).
2. Конкурентные закупки (в виде участника закупок).
3. Выбор контрагента согласно правилам, которые установлены в компании.
4. Свободный подбор контрагента.

Регламентация проверки

Регламентация проверки контрагентов доступна в соответствующем разделе Договорного регламента. Также для этих целей может быть создан отдельный локальный нормативный акт. Указанные варианты являются равнозначными. Выбор осуществляется руководством компании самостоятельно.

Иногда в компаниях есть сразу несколько документов, связанных с вопросами договорной работы. Объясняется это следующим:

1. Они могут быть разработаны и введены в действие последовательно.
2. Разные группы сотрудников и подразделений будут руководствоваться этими документами.