Бизнес-процессы в организации
Бизнес-процесс - это мероприятия и работы, связанные между собой и направленные на получение конкретного товара или услуги.
На базе бизнес-процессов появилась новая управленческая концепция, которая предполагает менеджмент именно отдельных блоков целой системы. Бизнес-процессы рассматриваются в качестве ресурсов предприятия. Предполагается, что управление ими, является одной из приоритетных задач в работе управляющих.
Бизнес-процессов существует большое множество. Они разнообразны и зависят от разных параметров и особенностей. В целом принято разделять все бизнес-процессы на управляющие, операционные и поддерживающие. Основные процессы влияют на развитие компании в долгосрочном периоде. Операционные процессы приносят непосредственный доход. Управление направленно на оптимизацию в первую очередь именно операционных бизнес-процессов. Есть так же вспомогательные процессы, которые не приносят непосредственной прибыли, но обслуживают основою деятельность компании.
Бизнес-процесс включает в себя все исследование потребителя, его требований к продукту. Уже под эти требования подстраивается весь процесс, чтобы в конце получить именно то благо, которое будет востребовано и продано на рынке. Бизнес-процесс часто анализируется. Он может быть раздроблен на подпроцессы с целью составления карты, чтобы детализировать его структуру.
Построение бизнес-процессов на предприятии отвечает требованиям, которые позволяют сформировать ценность и стоимость. То есть благо должно быть восстребованно клиентом, представлять для него ценность, при этом его продажа должна принести продавцу прибыль, иначе производство будет не рентабельным.
Методы оптимизации бизнес-процессов организации
Оптимизация бизнес-процессов - это ключевая задача руководителей. Через нее получается повысить их эффективность, снизить расходы и повысить качество готового продукта. Оптимизация бизнес-процессов опирается на следующие подходы:
- Быстрый анализ решения.
- Бенчмаркинг процесса.
- Перепроектирование.
- Реинжиниринг.
- ABC/ABM - методология.
- Методы «точно в срок».
- Методы всеобщего управления качеством.
- Методы управления знаниями.
Быстрый анализ решения заключается в том, что на первом этапе определяется проблема как предмет анализа. Далее формируется команда для решения этого вопроса. Команда вырабатывает рекомендации, которые должны быть внедрены в течение 3-х месяцев, не более.
Бенчмаркинг предполагает радикальное изменение стратегии. Это систематический метод изучения, творческого развития и понимания процессов. Он ведет к снижению затрат, укорачиванию длительности цикла, к снижению уровня ошибок до 50 %.
Перепроектирование процесса представляется собой концентрированное улучшение. То есть усилия команды фокусируются на улучшении того, что уже есть. Перепроектирование применяется тогда, когда процессы уже достаточно хорошо отлажены и являются рабочими. Для проектирования строятся модели текущего состояния, а уже после дорабатываются отдельные детали, например, устраняются бюрократические барьеры, повышается ценность и так далее.
Реинжиниринг ведет к полному изменению процесса. То есть он подразумевает разработку нового процесса и его внедрение в существующую канву. Это полное изменение существующей структуры. Особенно часто применяется тогда, когда предприятие перестает получать доход и находится на грани банкротства или ликвидации. Кроме того, может использоваться для прорыва и занятия лидирующего положения на рынке.
Стоимостной анализ бизнес-процессов используется для аналитики. Он помогает повысить экономическую эффективность процессов, организационных единиц. Метод «точно в срок» применяется в логистике для улучшения обслуживания клиентов. Актуальной стала модель управления знаниями. Она представляет собой междисциплинарный подход, который используется на стыке информационных технологий, управления сотрудниками и бизнес-процессами.
Минимизация устной информации
Использование устной информации в бизнес-процессах часто приводит к снижению их эффективности. Причин тому несколько:
- Устная информация искажается в процессе передачи от одного участника к другому.
- Сложную информацию затруднительно передавать устно в полном объеме.
Исследование передачи устной информации от человека к человеку показали, что передача более чем через 2 звена ведет к искажению данных почти на 50 %. Еще одной причиной искажения является тот факт, что за передачу данных нельзя назначить ответственного, поэтому отношение к информации становится несерьезным.
В данном случае применяется рациональная бюрократия, то есть руководство усиливает контроль для того, чтобы информация не искажалась. Однако наиболее действенным способом считается автоматизация процессов, которая позволяет обеспечить доступ к информации всем участникам процесса при этом сохранять ее в первозданном виде.
Документированный обмен информацией долгое время проводился на бумажных носителях. Постепенно появились программы, позволяющие не только передавать документы, но и акцептовать их электронными подписями. Подписи позволяют идентифицировать стороны, получившие доступ к информации. Кроме того, современные системы позволяют определять круг лиц, имеющих полномочия пользоваться той или иной информацией. Это позволяет хранить данные в базе данных, при этом не волноваться о том, что какая-либо информация попадет не в те руки.
