Международная деловая переписка

Сущность и основы международной деловой переписки

Международная деловая переписка в современном мире может осуществляться как в письменной, так и в электронной форме. Вторая все чаще начинает преобладать, потому что это быстро и удобно. Вне зависимости от формы общения, все используемые адресатами выражения должны быть четко продуманы. Не допускается использование неосторожных обращений и шуток, тем или иным образом способных дискриминировать кого-либо.

Общаться и коммуницировать на международной арене можно как в письменной, так и в устной форме. При этом крайне важно следить за своими поведением, настроем и словами, а также быть максимально политкорректным и дипломатичным. Снисходительное общение с иностранными партнерами запрещено. Крайне не рекомендуется затрагивать и обсуждать личные темы. В беседе с иностранным партнером следует учитывать специфику и особенности культуры его страны, а также соблюдать нормы приличия и требования международного делового этикета.

Эксперты в процессе международной деловой переписки рекомендуют обращать внимание на следующие моменты. В письменной речи настоятельно рекомендуется избегать использования сленга и жаргонных слов, вместо этого следует использовать понятные и простые выражения. Все письма предпочтительнее писать на языке той страны, в которую они направляются. Крайне важно правильно употреблять обращения к адресату (например, в немецком – герр, во французском – месье и т. д.). Кроме того, не стоит торопить получателя с ответом.

Основу международной деловой переписки составляют деловые письма. Рассмотрим их более подробно.

Деловые письма как основа международной деловой переписки

В системе международной деловой переписки деловые письма играют роль инструмента, выступающего своеобразным регулятором экономико-правовых и социальных отношений между корреспондентами, будь то контрагенты, партнеры или участники социальных отношений. Несмотря на то, что деловые письма представляют собой особый тип документов, не столь жестко регламентированных, они, все же, имеют юридическую значимость.

Традиционно деловые письма подразделяются на два типа:

• входящие (поступающие);
• исходящие (отправляемые).

Помимо этого они могут различаться в зависимости от квалификационных признаков, быть коммерческими или служебными требовать или не требовать обязательного ответа.

На практике деловые письма, как правило, включают в себя несколько основных частей: шапку на фирменном бланке, ссылки и даты, наименование и адрес получателя, обращение, основную (содержательную) часть письма и заключительные формы вежливости. Допускается использование дополнительных частей письма.

В целом справедливо говорить о наличии обязательных атрибутов международных деловых писем. В частности, речь идет о наличии четко определенной структуры письма, конкретного набора реквизитов и фиксированном расположении каждого из них. Каждое отправляемое письмо должно быть четко подписано, адресовано конкретному человеку, логически выстроено, иметь логическое и структурное завершение вне зависимости от того направляется оно электронной почтой или на бумажном носителе.

Золотые правила международной деловой переписки

В современном мире международная деловая переписка служит основой международного делового общения. Основные правила ее эффективной организации в общем виде представлены на рисунке 1. Рассмотрим их более подробно.

Рисунок 1. Правила эффективной международной деловой переписки. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Международную деловую корреспонденцию следует обрабатывать оперативно и соблюдать правило пунктуальности, то есть давать быстрые и своевременные ответы. Сегодня обеспечить выполнение данного правила намного легче, чем раньше, так как обмен сообщениями в электронном виде между адресатами, расположенными в разных уголках планеты, занимает буквально считанные секунды. Распространение интернет-технологий обеспечивает быстрый обмен информацией. Согласно общепринятым нормам срок ответа на международные деловые письма составляет в среднем от 1 до 3 дней.

В международных коммуникациях вести себя следует доброжелательно, иметь позитивный и оптимистичный настрой. Важно демонстрировать любезность и конструктивность в общении. Недовольство чем-либо следует выражать в корректной форме, начиная с акцентирования положительных сторон сложившейся ситуации. Переход на личности недопустим.

Вся излагаемая информация должна быть представлена в кратком и структурированном виде. Деловые письма, используемые в международной деловой корреспонденции, должны соответствовать свойствам четкости, определенности и понятности.

Ключевыми составляющими эффективной деловой переписки традиционно считаются:

• ясность;
• лаконичность;
• последовательность;
• корректность.

Длинные и запутанные речевые обороты, равно как и сложноподчиненные предложения, использовать не рекомендуется. Используемые в международной деловой переписке фразы должны быть короткими и понятными, а порядок слов в предложении – максимально простым. Важно, чтобы респондент быстро понял, о чем идет речь.

Важную роль играет логическая организация материала. В частности, речь идет построении содержания деловых писем непосредственно в том порядке, в котором читатель будет мыслить при его прочтении. В современной практике международной деловой переписки допускаются различные варианты построения смысловых блоков – алфавитные, хронологические, дедуктивные, индуктивные, по приоритетности или в логической связке «проблема – решение».

Говоря о правиле побудительного характера информации в виду имеется, что при первом прочтении делового сообщения (письма) адресат должен четко и ясно осознать свою дальнейшую задачу.