Работа по проекту - это совокупность нескольких действий, мероприятий и решений, которые взаимосвязаны друг с другом единой ориентацией на достижение общих целей и результатов.
Взаимосвязь объема и продолжительности работ по проекту
Важнейшими характеристиками работ по проекту являются объем, продолжительность и стоимость. Эти три характеристики вместе образуют, так называемый, треугольник управления проектами, который используется менеджерами для обеспечения достижения поставленных целей.
Первоочередной из этих трех характеристик проектных работ считается их объем. Именно он предопределяет, какой период времени займет выполнение работ и сколько для этого понадобиться ресурсов.
Обобщающим показателем, который характеризует объем работ по проекту, является ресурсоемкость, которая свидетельствует о том, сколько ресурсов необходимо привлечь и использовать ради создания одной единицы продукта:
- в отношении человеческих ресурсов используется показатель трудоемкости;
- в отношении времени используется показатель продолжительности;
- в отношении сырья и материалов используется показатель материалоемкости;
- в отношении финансовых средств используется показатель стоимости и т.д.
Существуют два подхода к определению продолжительности работ по проекту. Первый подход предполагает использование фиксированной / желаемой даты завершения проекта. Эта дата чаще всего определяется условиями контракта, заключенного с заказчиком. Однако при решении данного вопроса могут оперировать и другими аспектами (например, выходом конкретного продукта на рынок).
Суть второго подхода состоит в том, что продолжительность проектной работы определяется исходя из данных, с одной стороны, о ее объеме, с другой стороны, о производительности ресурсов, которые необходимо привлечь для выполнения работы (т. е. скорости, с которой ресурсы трансформируются в желаемый результат). Математически данный подход может быть выражен в виде формулы, согласно которой продолжительность работы равна отношению ее объема к производительности ресурсов.
Таким образом, объем работы по проекту можно признать фиксированной величиной. А фактическая продолжительность выполнения работы, тем самым, зависит от того, какую общую производительность демонстрируют управляющие ресурсы (последним понятием обозначают ресурсы, время использования которых оказывает прямое влияние на продолжительность работы).
В качестве примера можно привести строительные проекты. График их реализации выстраивается, прежде всего, с тем ритмом, который задает продолжительность механизированных работ. Поэтому их определяют в первую очередь и только потом осуществляют расчет продолжительности работ, выполнение которых происходит вручную.
Время выполнения работ по проекту многими рассматривается как самый значимый и невосполнимый элемент проекта. Следовательно, приоритетным направлением работы менеджеров является обеспечение оптимального срока завершения работ по проекту. Этого можно добиться за счет эффективного планирования ресурсов и затрат.
Отсюда следует, что в процессе инициации проекта и разработки календарного графика его работ необходимо учесть следующие аспекты:
- возможно ли уменьшить продолжительность выполнения работ за привлечения дополнительных ресурсов и финансирования;
- обосновано ли применение новых технологий для выполнения работ по проекту и как это отразится на их продолжительности и стоимости;
- правильно ли определена потребность проекта в ограниченных ресурсах и оптимально ли их распределение между работами.
Следовательно, объем работ и их продолжительность непосредственно связаны друг с другом, что находит отражение в их взаимном изменении. Это необходимо учитывать менеджерам проекта при внесении изменений в содержание их работ.
Различные аспекты стоимости работ по проекту
Главным фактором, который предопределяет стоимость работ по проекту, является количество ресурсов, которые выделяют для их выполнения.
Общие затраты проекта равны сумме прямых и косвенных затрат (накладных расходов). Косвенные затраты вызваны необходимостью обеспечить процесс реализации проекта. Накладные расходы напрямую не связаны с какой-либо конкретной работой (ими, например, являются административные расходы, арендная плата, платежи по кредитам, отчисления на рекламу, затраты по организации работ и т. п.).
Если накладные расходы составляют существенную долю общих затрат проекта, то любое сокращение сроков реализации проекта приведет к уменьшению косвенных затрат. Сокращение продолжительности работ проекта найдет отражение в экономии финансовых средств.
Прямые затраты обусловлены расходом денежных средств в связи с оплатой труда рабочих, закупкой материалов, оборудования, выполнением обязательств по субдоговорам и т. п. Данный вид затрат может относиться к пакетам работ и отдельным работам проекта.
Рекомендуется, чтобы продолжительность работ по проекту была такой, которая бы приводила к минимизации прямых затрат. Как правило, увеличение прямых затрат на выполнение работ происходит в случае сокращение их длительности. Поэтому в случае необходимости уменьшения продолжительности работ по проекту это следует, в первую очередь, осуществлять в отношении тех критических работ, чья стоимость находится в меньшей зависимости от продолжительности.
Таким образом, объем работ по проекту, их продолжительность (обычно представленная в виде расписания) и стоимость (т. е. стоимостная оценка затрат ресурсов) являются основными элементами управления проекта. При этом между ними существует взаимосвязь, которая, в первую очередь, проявляется в том, что изменения в одном из этих элементов приводят к изменениям в других.
