Уровень планирования - это планы, которые действуют в отношении конкретного уровня управления в компании, с соответствующими объемами работ и их содержанием, полномочиями и ответственностью лиц.
Основные сведения об уровнях планирования проекта
Планирование проекта осуществляется в рамках многоуровневой системы. Количество уровней планирования, их размеры, содержательные и временные взаимосвязи зависят от того, какими особенностями обладает проект, в каких масштабах он реализуется, в какие сроки, в какой географии и т. д.
Результатами процессов планирования являются планы (графики, сети). В совокупности они должны образовать некоторую пирамидальную структуру, характеристиками которой является:
- наличие агрегирования информации
- дифференциация информации по уровням управления;
- эшелонирование планов по срокам разработки (выделение долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных планов).
Построение системы планов, которое также подразумевает выделение уровней планирования, происходит на основе использования принципов «обратной связи», что, в частности, означает постоянное сравнение плановых данных с фактическими. От системы планов требуется наличие свойств большой гибкости, актуальности и эффективности.
Важным и весьма эффективным инструментом управления сложными проектами является агрегирование календарно-сетевых планов (графиков). Использование данного инструмента позволяет участникам проекта получить сетевые планы различной степени агрегирования, которые по своим содержанию и объему соответствуют их правам и обязанностям по проекту.
Укрупнение сетевых планов требуется по причине того, что общий сетевой план представляет собой совокупность множества частных планов. В каждом из таких частных планов определяют самый длинный путь, который потом ставят на место отдельных частей сети. Таким образом постепенно осуществляют агрегирование, в результате которого образуются многоуровневые сетевые планы.
Характеристика трех разновидностей планов
Чаще всего планирование (в целом, а не только проектов) заключается в составлении следующих трех видов планов:
- Концептуальные планы.
- Стратегические планы.
- Тактические (детальные, оперативные) планы.
Планирование на концептуальном уровне проводится в начальный период проектного цикла. На данном этапе участникам проекта требуется основная документация по проекту, а именно - технические требования, укрупненные календарные планы, документированные процедуры контроля и управления.
Концептуальные планы утверждаются высшим руководством компании. Зачастую период их реализации не ограничен какими-либо сроками, поскольку в этих планах закрепляются положения постоянного действия. В дальнейшем в соответствии именно с концепциями происходит разработка более детальных планов.
Планирование на стратегическом уровне заключается в составлении стратегических, укрупненных, долгосрочных планов. Период их действия в большинстве случаев представлен сроком в 3 года - 5 лет. В этих планах обобщенно представлены практически все направления деятельности компании.
В результате стратегического планирования устанавливаются приоритетные направления деятельности, в том числе, в рамках реализации проекта. Так, может быть выбрана ориентация на масштаб решаемых проблем, на высокую стоимость ресурсов, на непредвиденные чрезвычайные обстоятельства, на оптимизации соотношения затрат, качества и сроков и др.
А в целях оперативного управления на уровне ответственных исполнителей планирование осуществляется на детальном (оперативном, тактическом) уровне. Именно на этом уровне имеет место функциональное (содержательное) разделение планов (например, финансовый план - бюджет, производственная программа, план материального обеспечения, маркетинговый план и др.).
Специфика разноуровневого планирования проекта
При планировании проекта необходимо обеспечить соответствие уровней агрегирования плана уровням управления в организации. Это означает, что управление на высшем уровне осуществляется на основе агрегированной, обобщенной информации, а на более низких уровнях - на основе детальной информации.
Каждый уровень управления обычно работает со своим представлением входных данных. Такими данными, как правило, являются договорные требования и обязательства. Кроме них при разработке планов еще пользуются документацией по аналогичным разработкам, оценочными и стоимостными моделями, описанием доступных ресурсов (в нем главным является указание на временные, территориальные, функциональные ограничения).
Основой для планирования на любом уровне управления являются миссия, цели и задачи, которые поставлены перед компанией. В соответствии с ними прогнозируют внутренние и внешние приоритеты. Внутренние приоритеты определяются высшим руководством организации, ответственными исполнителями, наемными рабочими, специалистами, иным персоналом. Внешние приоритеты зависят от заказчиков, поставщиков, кредиторов, инвесторов, участников проекта, местной администрации.
Также для планирования важно оценить сильные и слабые стороны организации, а также описать противодействие конкурирующих организаций. Активно используется база данных, которая представлена информацией об опыте предыдущей реализации проектов, о текущей ситуации, о прогнозах на будущее.
Таким образом, планирование проекта осуществляется на нескольких уровнях, которые отличаются друг от друга уровнем утверждения планов, сроками и сферами их действия, а также рядом других параметров. Это обстоятельство обуславливает соответствующее распределение полномочий по разработке планов и контролю за их исполнением.
