Уровни информационного обеспечения менеджмента и типы информации

Уровни информационного обеспечения менеджмента

Информация окружает людей постоянно, на протяжении всей жизни. Информация – это любые знания о фактах, событиях или ситуациях. В организациях менеджеры используют информацию для анализа и принятия решений. Вся система управления зависит от информации.

Часто понятия «информация» и «данные» смешивают, не разделяют. Однако данные – это лишь источник информации, характеристики фактов или событий. Сами по себе они не имеют значения, являясь лишь заметками на бумаге или битами в компьютерной системе. Различие между данными и информацией можно проиллюстрировать биржевыми сводками:

• для одних людей столбцы чисел – это просто данные. Эти люди не понимают, какой смысл имеют такие ряды чисел,
• для других людей те же числа – важная информация, на основе которой они принимают решения (например, о том, покупать или продавать акции той или иной компании).

Уровень, на котором применяется информация в системе менеджмента, - важная характеристика использования информации. Разные уровни управленческой деятельности предъявляют разные требования к используемой информации:

• на стратегическом уровне менеджерам нужна информация, позволяющая планировать и принимать решения в сфере долгосрочной деятельности компании. Перед менеджерами стоит задача тщательного анализа внешнего окружения, поиска и применения решений, помогающих компании действовать эффективно в этом окружении на протяжении определенного (достаточно длительного) времени. Информация должна быть комплексной, не рутинной и ориентированной на перспективу,
• на уровне менеджмента производственных единиц или подразделений информация должна касаться направляющих и контрольных действий подчиненных единиц,
• на операционном уровне менеджеров интересует ежедневное выполнение текущих задач в рамках сферы их ответственности. Информация используется для планирования, организации и контроля повседневной работы внутри организации,
• на уровне совершения сделок и регистрации происходит сбор данных о множестве индивидуальных действий, которые совершаются в рамках повседневной деятельности компании.

Таким образом, уровни информационного обеспечения менеджмента согласуются с иерархией системы управления. В зависимости от того, какие задачи решает тот или иной уровень менеджмента, и формируются требования к сведениям. Общая тенденция: чем ниже уровень управления, тем более краткосрочная информация требуется (на стратегическом уровне важны длительные тренды, а на операционном – ежедневные или даже более частые отчеты) и тем сильнее приоритет внутренней информации (на стратегическом уровне представлена практически исключительно внешняя информация, касающаяся как ближайшего окружения, так и макросреды, а на операционном уровне в фокусе находятся внутренние сведения, ограничивающиеся сферой ответственности конкретного руководителя, т.е. даже не по предприятию в целом).

Типы информации

По мере обработки информации у менеджеров возникает потребность в различных ее типах. Основными типами информации в менеджменте являются:

• Общая информация. Это самый широкий тип неспецифической информации. Общая информация может возникать случайно или в ответ на неспецифические поиски или запросы. Она формируется как ответ на вопросы вроде «Что бы вы хотели знать?», «Есть ли что-то интересное?». Например, при первичном исследовании внешней среды стратегические менеджеры собирают общую информацию. В связи с широтой общей информации ее трудно использовать в компьютерных системах и даже просто определять заранее. Общая информация находит применение преимущественно на стратегическом, а не операционном уровне. В соответствии с определением, общая информация абсолютно не используется на уровне совершения сделок,
• Специфическая информация – это информация, удовлетворяющая определенным требованиям. Именно она используется на уровне совершения сделок и регистрации. Пример запроса специфической информации – проверка состояния банковского счета. Специфическая информация может быть получена и без запроса (например, уведомление от оператора сотовой связи об изменении условий тарифа),
• Стимулирующая информация. У нее есть общая черта со специфической информацией, а именно, – узкоспециализированность. Отличие заключается в том, что специфическая информация просто осведомляет получателя о чем-то, а стимулирующая – требует совершить действие. Это действие заранее запрограммировано и является практически автоматическим. Стимулирующая информация может носить запрошенный или незапрошенный характер, а действие быть любого типа,
• Исключительная информация тоже стимулирует действие, но не любое – а особое. Кроме того, она запрашивается общим требованием, когда происходит исключение. Ни стимулирующая, ни исключительная информация не требуют принятия комплексного решения. Вообще описанные выше типы информации не связаны с формулированием сложного ответа от получателя, они просто что-то сообщают или направляют на совершение запланированных действий,
• Контрольная информация нужна, чтобы выявить отклонения от плана и выработать заранее не предусмотренные коррективы,
• Распределительная (распределяющая) информация нужна для того, чтобы принять решения о распределении ресурсов – людей, времени, оборудования, денег – по проектам. Имея данные о проектах, менеджер должен принять решение, как распределить доступные ему ресурсы. Для этого он нуждается в данных, служащих источником информации об относительных доходах и затратах по этим проектам,
• Направляющая информация используется топ-менеджерами при оценке плюсов и минусов вхождения на новый рынок. Этот тип информации хронологически востребован раньше, чем распределительная и контрольная информации.